Del albarán al stock: OCR e IA en la recepción de mercancía
Llega la mercancía con su albarán. Alguien abre el programa y empieza: buscar el proveedor, teclear cada referencia, la cantidad, el precio, el descuento… y dar de alta a mano los artículos que todavía no existen. La lectura automática ayuda a preparar esos datos, pero hay que contrastarlos con el documento y la mercancía.
SigPyme incorpora OCR + inteligencia artificial a los pedidos de proveedor: se mete el albarán, el programa lo lee y prepara el resto.
Pedido creado → mercancía recibida → almacén y stock actualizados. Todo partiendo del albarán, y con una revisión tuya antes de cada paso.
Qué ocurre cuando le das el albarán
Se pulsa Leer con IA en Pedidos de proveedor y se elige el documento —PDF o una foto del papel—. El programa prepara una propuesta que debes revisar:
Identifica al proveedor
Lo busca por su NIF. Si no existe, permite preparar su ficha con la información del albarán. Comprueba que los datos pertenecen al proveedor y no al destinatario antes de confirmar el alta.
Revisa las líneas extraídas
Referencias, descripciones, cantidades, costes, descuentos e IVA. Cada línea se compara con el almacén y se marca si el artículo ya está.
Una lectura puede omitir líneas o confundir un código. Contrasta referencias y EAN, número de líneas, unidades y sumas con el original. Un total coincidente no garantiza que todos los artículos sean correctos.
Crea los artículos que no existen
Es el trabajo más pesado de una recepción y el que más tiempo se lleva. SigPyme genera la ficha inicial con lo que viene en el albarán —referencia del proveedor, descripción, código de barras, coste bruto, descuento, coste neto e IVA— y luego se completa con calma.
Marca qué líneas deben añadirse a la ficha de artículos. Un servicio como transporte puede formar parte del albarán sin convertirse en un artículo de almacén. Revisa los datos adicionales detectados antes de asignarlos a un campo.
Comprueba los importes
Verifica precios, importes de línea y totales, y avisa si algo no cuadra en el documento. Mejor descubrirlo ahora que cuando llegue la factura.
Guarda el rastro del documento
Los datos del albarán quedan asociados a la mercancía recibida, así que después se pueden cotejar con la factura del proveedor cuando llegue.
Del pedido a la entrada en almacén
Revisada y confirmada la lectura, si no había un pedido previo SigPyme lo crea. Y en ese mismo momento ofrece confirmar la recepción de la mercancía, con sus unidades: todas, o solo las que hayan llegado.
Al guardar la recepción sube el stock de cada artículo, bajan las unidades pendientes y el pedido queda marcado como recepcionado, con su albarán y su fecha.
Comprueba proveedor y número de albarán antes de confirmar para evitar una recepción duplicada. Crear el pedido no equivale a recibirlo: confirma solo las unidades que hayan llegado realmente.
Lo que de verdad se ahorra
El objetivo no es digitalizar un documento: eso ya lo hace cualquier escáner. Es quitar de en medio el trabajo repetitivo de la recepción: dar de alta uno a uno los artículos nuevos y volver a escribir datos que el proveedor ya ha escrito.
Si el proveedor ya ha escrito esos datos una vez, ¿por qué tienes que escribirlos tú otra vez?
Con revisión, siempre
La IA propone y tú decides. Antes de guardar se revisan el proveedor, las líneas y los importes; el artículo nuevo se muestra antes de crearse, y si cancelas un alta, el proceso se detiene en lugar de dejar un pedido a medias. El paso a paso completo está en el manual de lectura de albaranes con IA, abierto y sin registro.
La lectura de facturas de proveedor con OCR es otro paso del circuito: revisa su albarán e importes relacionados sin volver a dar entrada a la misma mercancía. Consulta el software de gestión de almacén y las funciones de gestión con OCR e inteligencia artificial.
Más sobre SigPyme
- La IA de SigPyme, en la página oficial del producto.
- Qué es SigPyme.
- Todo lo que hace la IA dentro de SigPyme: OCR de facturas, albaranes y tickets, análisis, conciliación bancaria y asistente.
- Gestión de almacén y control de stock.