Tienda online conectada con el almacén: el problema no es montarla
Montar una tienda online es más fácil que nunca. Mantenerla viva a los seis meses sigue siendo igual de difícil que hace quince años, y por el mismo motivo: alguien tiene que meter los productos, actualizar los precios y corregir el stock, todos los días, a mano.
Una tienda desconectada del almacén obliga a mantener dos catálogos en paralelo. Ese trabajo diario es lo que acaba con la mayoría de las tiendas de pymes. Conectándola al ERP mediante microservicios, los productos, los precios y el stock salen de la gestión, y los pedidos vuelven a ella.
La historia de siempre
Enero: se lanza la tienda con doscientos productos, fotos bonitas y muchas ganas. Marzo: han entrado veinte artículos nuevos en el almacén y en la web siguen sin estar. Mayo: un cliente compra algo que no hay y hay que llamarle para disculparse. Julio: los precios de la web ya no son los de la tarifa. Octubre: la tienda sigue online, pero nadie la mira.
No falló el diseño ni la plataforma. Falló que mantenerla era un trabajo a mayores que nadie tenía asignado.
Qué significa «conectada»
Que la tienda no tiene su propio catálogo: lo consulta. En concreto:
- Los artículos se dan de alta una sola vez, en el ERP, donde ya se daban de alta.
- Las fotografías y descripciones se asocian al artículo y se publican desde ahí.
- Los precios salen de las tarifas: si un cliente tiene su tarifa, la ve al entrar.
- El stock es el real del almacén, incluido lo que se acaba de vender en el mostrador.
- El pedido entra en SigPyme como cualquier otro y sigue el circuito normal.
El trabajo diario de mantener la tienda desaparece, porque pasa a ser el trabajo que ya se hacía de mantener el almacén.
Decisiones que hay que tomar
Conectar no es apretar un botón. Estas son las preguntas que salen siempre, y conviene contestarlas antes de empezar:
¿Qué se publica?
Casi nunca el almacén entero. Hay artículos internos, restos, material de recambio o cosas que no se quieren enseñar. Se marca en el ERP qué es publicable, y eso se convierte en el catálogo.
¿Se muestra el stock exacto?
Hay tres opciones razonables: la cantidad exacta, una indicación aproximada («quedan pocas unidades») o simplemente disponible / bajo pedido. Enseñar el número exacto tiene una ventaja comercial y un inconveniente: la competencia también lo ve.
¿Precio público o precio por cliente?
Es la diferencia entre una tienda al público y un catálogo profesional. En distribución y venta a empresa, lo habitual es que el precio dependa del cliente y del volumen; entonces la tienda se parece más a una extranet con carrito.
¿Cada cuánto se actualiza?
Consultar el stock en tiempo real en cada visita cuesta recursos. Para venta a particulares con unidades ajustadas, compensa. Para un catálogo mayorista de diez mil referencias, suele bastar una sincronización periódica.
El trabajo que nadie cuenta
La parte menos vistosa de estos proyectos es ordenar lo que ya existe. Descripciones que son una referencia interna de ocho caracteres. Artículos duplicados de cuando entraron dos veces. Fotos que están en la carpeta del diseñador y no en el programa. Familias que se crearon para el listado de inventario y no tienen sentido para quien compra.
Es trabajo de la empresa, no del programador, y es el que determina si el catálogo va a quedar bien. La buena noticia es que ese orden sirve para todo lo demás: para el catálogo en PDF, para el comercial que lo enseña en el iPad y para cualquier cosa que se construya después.
Por dónde empezar
Nuestra recomendación es casi siempre la misma: empezar por un catálogo, no por una tienda con carrito y pasarela. Se publica una parte del almacén, se ve funcionando conectado al stock real, y en unas semanas se sabe si las descripciones y las fotos están a la altura. Añadir el carrito después es sencillo; recuperar la confianza de un cliente al que le has vendido lo que no tenías, no tanto.