Manual de Clientes
La ficha de cliente y todo lo que cuelga de ella: datos fiscales, direcciones de entrega, contactos, domiciliación SEPA y cómo se usa después en toda la gestión.
El módulo Clientes gestiona toda la información fiscal, comercial, bancaria, de contacto y de entrega de cada cliente. Las fichas se utilizan después en presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, cobros, marketing y domiciliaciones. La información se mantiene separada por empresa y funciona tanto mediante microservicios como en modo local.
Listado de clientes
Desde el listado se pueden:
- Consultar todos los clientes.
- Buscar por razón social, nombre comercial, NIF/CIF, código, teléfono, correo o dirección.
- Ordenar los resultados.
- Crear clientes nuevos.
- Abrir y modificar una ficha existente.
- Eliminar clientes cuando esté permitido.
- Recorrer las fichas con los botones Atrás y Adelante.
- Guardar y cerrar la ficha.
- Guardar sin cerrar, para continuar trabajando.
- Cerrar sin guardar los cambios.
El listado identifica claramente cada cliente por su empresa o nombre, sus datos fiscales y su dirección principal.
Datos automáticos
Cada ficha contiene campos internos que se generan solos:
- Número de cliente.
- Identificador único.
- Fecha de alta.
- Fecha de modificación.
- Empresa propietaria del registro.
- Usuario que creó o modificó la ficha.
Estos campos no deben introducirse ni modificarse a mano: los mantiene el programa.
Datos fiscales
La sección Datos fiscales reúne la información que se utiliza en pedidos, albaranes y facturas:
- Razón social.
- Nombre comercial.
- País y prefijo del país.
- NIF, NIE, CIF o VAT.
- Tipo de documento identificativo.
- Tratamiento fiscal.
- Dirección fiscal, código postal, localidad y provincia.
- Teléfono fijo y teléfono móvil.
El tratamiento fiscal determina cómo deben aplicarse los impuestos a ese cliente: puede usarse el IVA configurado en cada línea o el tratamiento especial que corresponda según el país y el tipo de cliente. Es el campo que resuelve las operaciones comunitarias y extracomunitarias.
Verificación de NIF y VAT
El botón Verificar NIF/VAT comprueba el identificador fiscal introducido. La validación tiene en cuenta:
- El país del cliente.
- El tipo de documento.
- La estructura del NIF, NIE o CIF.
- Los identificadores intracomunitarios, cuando corresponda.
La comprobación ayuda a detectar errores antes de emitir documentos fiscales, pero no sustituye a la revisión de los datos aportados por el cliente.
Datos comerciales
La ficha guarda además la información para la gestión comercial:
- Comercial asignado.
- Código o referencia del cliente.
- Correo principal de la empresa.
- Teléfonos de contacto.
- Nombre comercial.
- Observaciones.
- Fecha de alta y datos internos de seguimiento.
El comercial asignado identifica qué usuario es responsable de atender al cliente, y facilita después las consultas y las acciones comerciales. Ver el CRM y la agenda.
Correo electrónico
El correo de la empresa puede utilizarse para:
- Enviar presupuestos.
- Enviar pedidos y albaranes.
- Enviar facturas.
- Enviar avisos de cobro.
- Realizar comunicaciones comerciales, si el cliente lo ha autorizado.
Antes de enviar información comercial hay que comprobar el consentimiento de publicidad.
Datos bancarios y domiciliación SEPA
La ficha puede almacenar la información bancaria necesaria para los cobros domiciliados:
- IBAN.
- BIC.
- Titular de la cuenta.
- Estado de la domiciliación.
- Referencia del mandato SEPA.
- Fecha de firma del mandato.
- Esquema SEPA utilizado.
- Activación o desactivación del mandato.
Los datos SEPA deben usarse únicamente cuando exista autorización del cliente. Desactivar un mandato impide considerarlo válido para futuras domiciliaciones.
Direcciones de entrega
Un cliente puede tener una o varias direcciones de entrega distintas de su dirección fiscal. De cada una se guardan:
- Nombre de la delegación, establecimiento o lugar de entrega.
- Dirección, código postal, localidad, provincia y país.
- Teléfono y correo electrónico.
- Observaciones o instrucciones de entrega.
Las direcciones se muestran en bloques separados, para distinguir claramente una de otra. Desde esta sección se puede crear una dirección nueva, editar o eliminar una existente, añadir contactos asociados a una dirección y seleccionar después la que corresponda en pedidos y documentos de venta.
La dirección fiscal identifica al cliente legalmente; la dirección de entrega indica dónde deben enviarse los productos. No tienen por qué coincidir.
Contactos del cliente
Cada cliente puede tener contactos generales y contactos vinculados a una dirección concreta. De cada contacto se registra:
- Nombre y apellidos.
- Cargo o puesto.
- Teléfono y teléfono móvil.
- Correo electrónico.
- Empresa a la que pertenece.
- Delegación o dirección asociada.
- Observaciones.
Al abrir una ficha desde el listado de contactos se muestra también el nombre de la empresa, su teléfono, la dirección principal y la dirección o delegación concreta a la que pertenece el contacto. Así se sabe si una persona trabaja en la sede fiscal, en una tienda, en un almacén o en otra dirección de entrega.
Los contactos se pueden crear, editar y eliminar desde la ficha del cliente o desde el listado general de contactos.
Marketing y protección de datos
La sección Marketing contiene lo necesario para las comunicaciones comerciales: autorización para recibir publicidad, persona de contacto para marketing con sus apellidos, correo y datos de contacto disponibles, e identificador interno del cliente.
La opción de publicidad debe reflejar el consentimiento real del cliente. Si no está activada, el cliente no debe incluirse en campañas comerciales generales.
Los clientes autorizados pueden utilizarse en campañas de correo electrónico, comunicaciones promocionales, segmentaciones comerciales, acciones de fidelización y seguimiento desde Marketing/CRM. Ver el módulo de marketing.
Relación con presupuestos y pedidos
Los datos del cliente se utilizan al crear presupuestos y pedidos de venta. Al seleccionar un cliente pueden recuperarse su razón social y NIF, la dirección fiscal, la dirección de entrega seleccionada, la persona de contacto, los teléfonos y el correo, el tratamiento fiscal, el comercial asignado y las observaciones relevantes.
Un pedido puede estar pendiente, servido parcialmente, servido completamente, facturado o cancelado, según las operaciones realizadas después. Ver el circuito comercial.
Relación con albaranes y entregas
Las direcciones del cliente permiten indicar dónde debe entregarse la mercancía. Los albaranes utilizan el cliente, el pedido relacionado, la dirección de entrega, la persona de contacto, los artículos y cantidades, las cantidades entregadas y las pendientes.
Las entregas registradas afectan al control de stock y permiten conocer qué parte del pedido continúa pendiente.
Relación con facturación
Al crear una factura se utilizan los datos fiscales de la ficha: razón social, NIF/CIF/VAT, dirección fiscal, país, tratamiento fiscal, correo electrónico e información del pedido o albarán relacionado.
Las facturas nominativas u ordinarias requieren que el cliente tenga correctamente cumplimentados los datos fiscales necesarios. Los tickets o facturas simplificadas pueden no necesitar una ficha nominativa completa, salvo que después deban convertirse, corregirse o asociarse a un cliente. Ver los tipos de operación en VeriFactu.
Relación con cobros y vencimientos
La ficha del cliente se relaciona con las facturas emitidas, los vencimientos de cobro, los cobros completos y parciales, las cantidades pendientes, las domiciliaciones SEPA y la cuenta contable del cliente.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | No existe ningún cobro. |
| Cobro parcial | Se ha cobrado una parte. |
| Cobrado | El importe está completamente liquidado. |
| Vencido | Queda saldo y la fecha de vencimiento ya ha pasado. |
Un cobro parcial no debe marcar la factura como completamente cobrada.
Relación con contabilidad
Cuando está configurada la contabilidad, el cliente puede estar asociado a una cuenta contable, normalmente del grupo 430. Esa cuenta se utiliza para contabilizar facturas emitidas, registrar cobros, consultar saldos pendientes, generar el mayor del cliente y relacionar los documentos comerciales con sus asientos.
La aplicación puede crear o asignar la cuenta contable correspondiente siguiendo la configuración y el plan contable de la empresa. Ver la contabilidad.
Calidad y seguridad de los datos
Antes de guardar una ficha conviene comprobar:
- Que la razón social y el nombre comercial están en sus campos correctos.
- Que el NIF/CIF/VAT corresponde al país y al tipo de documento.
- Que la dirección fiscal está completa.
- Que el correo electrónico es correcto.
- Que las direcciones de entrega no están duplicadas.
- Que cada contacto está asociado a la dirección adecuada.
- Que la autorización de publicidad refleja el consentimiento real.
- Que los datos bancarios y el mandato SEPA son válidos antes de domiciliar cobros.
Flujo recomendado
-
Crear la ficha
Dar de alta el cliente en el listado.
-
Datos fiscales
Completarlos y verificar el NIF o el VAT.
-
Comercial responsable
Asignar el usuario que atiende a ese cliente.
-
Teléfonos y correo
Añadir las vías de contacto de la empresa.
-
Direcciones de entrega
Registrar cada delegación o punto de entrega.
-
Contactos
Los generales y los de cada dirección.
-
Tratamiento fiscal
Configurar cómo se le aplican los impuestos.
-
Datos bancarios
IBAN y mandato SEPA, si procede domiciliar.
-
Publicidad
Indicar si acepta comunicaciones comerciales.
-
A trabajar
Usar la ficha en presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y cobros.