Manual de contabilidad
Configurar las cuentas una vez para que después las facturas, los cobros y los pagos se contabilicen solos, con los cuatro asientos básicos explicados y los libros e informes que salen de ahí.
El módulo de Contabilidad configura el plan contable de la empresa, crea cuentas y asientos, automatiza la contabilización de facturas, cobros y pagos, y saca los principales libros e informes.
La idea de fondo: se configuran las cuentas una vez y a partir de ahí los documentos se contabilizan solos. La configuración y los datos se mantienen separados por empresa.
Acceso al módulo
Desde el panel principal se entra en Contabilidad, que contiene Configuración, Cuentas, Asientos, Diario, Mayor, Balance de Sumas y Saldos, Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias, Cierre de año y Apertura de año.
Antes de contabilizar documentos conviene preparar las cuentas generales que van a usar los procesos automáticos, en Contabilidad › Configuración. La pantalla se divide en tres partes: facturas emitidas, facturas recibidas y tesorería.
Configuración: facturas emitidas
Dígitos de las cuentas define las longitudes admitidas para los códigos contables
—por ejemplo 4-6-8—. Este campo no renumera las cuentas existentes.
Clientes base es el grupo o cuenta base de los clientes; la propuesta habitual es
430, y cada cliente puede tener después su propia cuenta auxiliar.
Ventas general es la cuenta para las bases imponibles cuando no se usa otra
específica. La aplicación propone 70000000: debe existir, tener ocho dígitos y empezar
por 7. Retenciones es la cuenta de las retenciones soportadas, con cuentas que
empiezan por 473.
IVA repercutido relaciona cada porcentaje de IVA de ventas con su cuenta:
| Tipo de IVA | Cuenta |
|---|---|
| 21 % | 47700021 |
| 10 % | 47700010 |
| 4 % | 47700004 |
| 0 % | la cuenta configurada para operaciones sin cuota |
Añadir IVA incorpora otra relación. Borrar quita la relación de la configuración, pero no borra la cuenta del plan contable.
Configuración: facturas recibidas
Compras general es la cuenta para compras y gastos cuando la factura no tiene una
cuenta de cargo específica; la propuesta es 60000000.
La cuenta de cargo indicada en la factura o en la ficha del proveedor tiene prioridad sobre esta cuenta general.
Proveedores base es el grupo empleado para crear o localizar las cuentas auxiliares
de proveedores, con propuesta 400. Retenciones practicadas es la
cuenta de las retenciones aplicadas a profesionales y proveedores, basada en el grupo
4751; el porcentaje sale de la configuración fiscal de la empresa.
IVA soportado relaciona cada tipo de IVA de compras con su cuenta: 21 % →
47200021, 10 % → 47200010, 4 % → 47200004.
El IVA soportado de las compras y el repercutido de las ventas son configuraciones independientes.
Configuración: tesorería
Caja de efectivo es la cuenta de los cobros y pagos en efectivo. La propuesta es
57000000, y debe existir, tener ocho dígitos y empezar por 570.
En cuentas bancarias se pueden añadir varias; la primera queda como banco general,
con propuesta inicial 57200000. Cada una debe tener ocho dígitos, empezar por 572 y
existir previamente en el plan contable.
Esta configuración no conecta con ninguna entidad bancaria ni realiza transferencias. Solo establece qué cuentas se usan en los asientos.
Crear cuentas necesarias
El botón Crear cuentas necesarias prepara la configuración mínima para activar la contabilización automática: completa los campos vacíos con propuestas, revisa las cuentas generales de ventas, compras y tesorería, prepara las de IVA por porcentaje, propone las de retenciones, comprueba cuáles existen ya, crea las que faltan sin duplicar ninguna, guarda las relaciones y vuelve a consultarlas para comprobar que se han guardado.
| Concepto | Propuesta |
|---|---|
| Clientes base | 430 |
| Proveedores base | 400 |
| Ventas | 70000000 |
| Compras | 60000000 |
| Caja | 57000000 |
| Banco | 57200000 |
| IVA repercutido | prefijo 477 |
| IVA soportado | prefijo 472 |
| Retenciones soportadas | prefijo 473 |
| Retenciones practicadas | prefijo 4751 |
Al terminar informa de las cuentas creadas y de las que ya existían.
Este botón no importa todo el Plan General Contable ni crea asientos. Solo prepara las cuentas mínimas que necesitan los automatismos.
Crear una cuenta manualmente
El botón Crear cuenta abre la ficha de una cuenta nueva, con su código, descripción, tipo de cuenta, naturaleza deudora o acreedora, indicación de cuenta auxiliar, estado de bloqueo y NIF o CIF asociado cuando corresponda.
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Código
Introducir uno de ocho dígitos.
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Descripción
Escribirla y revisar el tipo y la naturaleza propuestos.
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Auxiliar
Indicar si lo es.
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Guardar
Y cerrar la ficha.
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Asignarla
Seleccionarla después en la configuración que corresponda.
Crear una cuenta no la asigna automáticamente a ventas, compras, IVA, caja o bancos: hay que elegirla luego en la configuración.
Importación del plan contable
Desde Configuración, el botón Plan contable ofrece dos caminos.
Descargar plantilla baja el archivo
plan_contable_plantilla_sigpyme.xlsx para examinarlo en Excel, pero
no incorpora las cuentas a la empresa.
Importar directamente descarga la plantilla oficial desde el servidor y procesa sus cuentas: interpreta la primera fila como cabecera, la primera columna como código y la segunda como descripción, crea las cuentas que no existan, conserva las existentes, evita duplicados, muestra el progreso e informa de cuentas importadas, filas omitidas y errores.
La importación directa usa siempre la plantilla del servidor. No recoge las modificaciones hechas sobre una copia descargada en el ordenador.
Para un archivo propio, desde Contabilidad › Cuentas › Importar se selecciona el Excel y se relacionan sus columnas con los campos de destino. Antes de ejecutar conviene comprobar la columna del código, la de la descripción, la primera fila de datos, el formato de los códigos, las cuentas duplicadas y las filas vacías o incorrectas. Después, revisar el listado de cuentas.
Los cuatro asientos básicos
Toda la automatización se apoya en estos cuatro. Merece la pena entenderlos, porque son los que explican qué falla cuando un documento se queda sin contabilizar.
Factura emitida
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Cliente 430… | Total pendiente del cliente | |
| Retenciones 473… | Retención, si existe | |
| Venta 700… | Base imponible | |
| IVA repercutido 477… | Cuota de IVA |
Si hay varios tipos de IVA, se genera un apunte por cada cuenta de IVA.
Cobro de cliente
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Caja o banco 57… | Importe cobrado | |
| Cliente 430… | Importe cobrado |
El cobro se contabiliza independientemente de la factura, y un cobro parcial genera un asiento solo por la cantidad cobrada.
Factura recibida
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Compra, gasto o inmovilizado | Base imponible | |
| IVA soportado 472… | Cuota de IVA | |
| Proveedor 400… | Importe pendiente | |
| Retenciones practicadas 4751… | Retención, si existe |
Pago a proveedor
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Proveedor 400… | Importe pagado | |
| Caja o banco 57… | Importe pagado |
Un pago parcial contabiliza solo el importe de ese movimiento. Ver el manual de facturas recibidas, con los mismos asientos y sus importes.
Contabilización automática
Guardar una factura, un cobro o un pago no genera siempre el asiento al momento. La automatización se lanza con el botón Contabilizar de cada listado.
Facturas emitidas (Ventas › Facturas › Contabilizar): revisa el estado de la factura, la fecha de emisión, el cliente y su NIF, la cuenta del cliente, la de ventas, las bases imponibles, los tipos y cuotas de IVA, las retenciones y si ya estaba contabilizada.
Facturas recibidas (Proveedores/Compras › Facturas recibidas › Contabilizar): comprueba el proveedor y su NIF, el número y la fecha, la cuenta del proveedor, la de cargo, las bases, el IVA soportado, el IRPF y el estado. Las compras de inmovilizado pueden pedir la cuenta de inmovilizado, su descripción, la fecha inicial y los datos de amortización.
Cobros (Ventas › Cobros › Contabilizar): necesita fecha, importe, cuenta del cliente, cuenta de caja o banco y concepto. Si falta algo, puede abrirse Corregir cobro para contabilizar, donde se completan los datos o se decide omitirlo.
Pagos realizados (Proveedores/Compras › Pagos realizados › Contabilizar): comprueba fecha, importe, proveedor, cuenta del proveedor, cuenta de pago y estado.
Los listados permiten contabilizar todo el conjunto filtrado o, en cobros y pagos, usar el icono contable de una fila para procesar un movimiento concreto.
Resultado de la automatización
Al terminar se muestra un resumen con los documentos contabilizados, los que ya lo estaban, los omitidos y el motivo de cada omisión.
Si un documento se omite, antes de repetir conviene revisar la cuenta contable del cliente o proveedor, la cuenta de cargo, la relación del tipo de IVA, la cuenta de caja o banco, la fecha, el estado del documento, las bases y cuotas, y la marca de contabilización.
No crees un asiento a mano y vuelvas a contabilizar el mismo documento sin comprobar la vinculación: el movimiento se duplicaría.
Gestión manual de asientos
Desde Contabilidad › Asientos se puede crear, editar, buscar, filtrar por fechas, ordenar, exportar, consultar los apuntes de un asiento y borrarlo previa confirmación.
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Nuevo asiento
Introducir la fecha, el tipo de operación y la descripción.
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Líneas
Añadirlas con el botón +.
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Cada apunte
Seleccionar la cuenta, escribir el concepto e indicar el importe en Debe o en Haber.
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Comprobar
Revisar los totales y pulsar Guardar.
La aplicación impide guardar asientos descuadrados, apuntes sin cuenta, líneas con Debe y Haber a la vez, importes negativos, cuentas inexistentes y líneas con cuenta pero sin movimiento.
Al borrar un asiento se eliminan también sus apuntes. Conviene mirarlo dos veces cuando el asiento procede de una factura, un cobro o un pago.
Listado de cuentas
Permite crear y editar cuentas, buscar por código, descripción o NIF, filtrar por tipo, naturaleza y número de dígitos, ordenar columnas, paginar, ver todo, imprimir el listado, exportar a Excel e importar cuentas desde Excel.
La exportación incluye el conjunto filtrado, no solo la página que se está viendo.
Diario
Muestra todos los apuntes contables con su fecha, número de asiento, cuenta, descripción de la cuenta, concepto, Debe y Haber. Permite filtrar por fechas, buscar movimientos, ordenar columnas, paginar, imprimir en PDF, exportar e importar movimientos desde Excel.
Un asiento con varias líneas aparece como varios apuntes en el Diario.
Mayor, balances y resultados
El Mayor agrupa los movimientos por cuenta, con fecha, asiento, documento, concepto, Debe, Haber, saldo acumulado y totales.
El Balance de Sumas y Saldos muestra las sumas del Debe y del Haber, los saldos deudores y acreedores, las agrupaciones contables y los avisos de posibles asientos descuadrados. El Balance de Situación clasifica las cuentas en activo, patrimonio neto y pasivo. Y Pérdidas y Ganancias agrupa ingresos y gastos y calcula el resultado del periodo.
Estos informes usan solo los apuntes contabilizados. Una factura guardada pero no contabilizada todavía no aparece en ellos.
Cierre y apertura del ejercicio
El cierre de año regulariza las cuentas de los grupos 6 y 7, lleva el resultado a la cuenta correspondiente y genera el asiento de cierre de las cuentas de los grupos 1 a 5. Debe hacerse después de revisar facturas, cobros, pagos, saldos y asientos descuadrados.
La apertura de año genera el asiento inicial del nuevo ejercicio con los saldos de las cuentas de los grupos 1 a 5 del ejercicio anterior. Antes de ejecutarla hay que comprobar que el cierre del año anterior es correcto.
Recomendaciones de uso
- Configurar las cuentas antes de empezar a contabilizar, importando el plan o creando las necesarias.
- Asignar una cuenta auxiliar a cada cliente y a cada proveedor.
- Configurar todos los tipos de IVA que se utilicen, y revisar caja y bancos.
- Contabilizar primero las facturas y después los cobros o pagos.
- Comprobar los resultados en Asientos y Diario, y usar el Mayor para revisar una cuenta concreta.
- No borrar cuentas que tengan movimientos.
- No repetir una contabilización sin comprobar si el documento ya tiene asiento.
- Hacer copia de seguridad antes del cierre y de la apertura anual.
- Consultar con el responsable contable ante cualquier duda de clasificación.