Manual Actualizado el 20 de septiembre de 2026

Manual de lectura de facturas recibidas con IA

Registrar las facturas de proveedor a partir de su PDF, una a una o una carpeta entera, con las comprobaciones que evitan duplicados y errores.

SigPyme registra las facturas recibidas a partir de su PDF: la inteligencia artificial lee el documento, identifica sus datos y rellena la ficha. Se puede hacer factura a factura o procesando todos los PDF de una carpeta.

La IA ahorra el tecleo, pero los datos se revisan antes de darlos por buenos.

Pantalla de nueva factura recibida en SigPyme mientras la inteligencia artificial analiza el PDF adjunto

Adjuntar una factura

Desde la pantalla de una nueva factura recibida se pulsa Adjuntar factura PDF y se elige el documento, en Descargas o donde esté. El PDF tiene que ser válido, sin contraseña, de 20 MB como máximo y hasta 50 páginas.

SigPyme muestra una barra de progreso mientras prepara y analiza el documento.

Qué reconoce la IA

Del proveedor	Del documento	De los importes
Razón social.	Número de factura.	Bases imponibles.
CIF, NIF o identificador fiscal.	Fecha de emisión.	Tipos y cuotas de IVA.
Dirección y datos de contacto.	Tipo de documento y referencia.	Retenciones de IRPF.
Forma de pago.	Conceptos facturados.	Importe total y vencimientos.

El texto se obtiene con OCR, de modo que también se leen las facturas escaneadas o recibidas como imagen, no solo los PDF generados por un programa.

SigPyme busca también el NIF de la empresa activa dentro del documento, para distinguir bien quién emite la factura y quién la recibe.

Comprobación del proveedor

El proveedor se busca sobre todo por su CIF o NIF. Si ya existe, SigPyme lo vincula a la factura y avisa con Proveedor localizado.

Sin proveedor registrado, la factura no se puede guardar ni contabilizar. La pantalla de revisión ofrece el botón Crear proveedor, que abre su ficha con los datos encontrados en el PDF.

Se proponen razón social, CIF o NIF, dirección, código postal, localidad, provincia y país, teléfono, correo, página web, forma de pago y el IBAN si aparece en el documento. Revisa esos datos antes de guardar la ficha; después se sigue con la factura. Manual de la ficha de proveedores.

Comprobación del NIF de la empresa

Si la IA no encuentra el NIF de la empresa activa, SigPyme avisa pero deja continuar tras revisar el documento. Si encuentra un NIF de destinatario distinto, muestra el que ha leído en el PDF junto al de la empresa activa, con la opción de omitir y continuar o de cancelar.

Al continuar, SigPyme conserva el NIF de la empresa activa y no copia el que ha encontrado en el documento.

Revisión antes de aplicar

Pantalla de revisión de la factura analizada con el proveedor identificado, el número, la fecha, la confianza de la IA y los importes

Antes de tocar la ficha aparece un resumen con el proveedor identificado y si coincide con uno de SigPyme, el número y la fecha de la factura, la confianza del análisis, la base imponible, el IVA, el IRPF, el total y los avisos o incidencias. También se pueden desplegar los conceptos, el desglose fiscal y los vencimientos detectados.

Aplicar a la ficha lleva los datos al formulario, pero todavía no guarda nada: se puede corregir cualquier campo antes de pulsar Guardar.

Ficha de la factura recibida ya rellena con el proveedor, el número, la fecha, los vencimientos y los totales

Control de duplicados

SigPyme comprueba que la factura no esté ya registrada. La considera repetida cuando coinciden el proveedor —por su CIF o NIF, o por su código interno— y el número de factura, normalizado para que no engañen los espacios, los guiones ni los formatos. Este control funciona igual en la introducción individual y en la importación de una carpeta.

Importar una carpeta entera

SigPyme sí permite la importación en grupo de PDF mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres): el programa reconoce el texto de cada documento, también de los escaneados, y lee el lote completo de una vez.

Basta con tener una bandeja de entrada: una carpeta —propia o compartida— donde se van dejando las facturas que llegan, para procesarlas todas juntas.

En el listado de facturas recibidas está la opción Importar y contabilizar carpeta.

Elegir

Pulsar el botón de importación y seleccionar la carpeta con las facturas.
Confirmar

SigPyme localiza los PDF que hay directamente en esa carpeta y pide confirmar cuántos ha encontrado.
Procesar

Los analiza uno a uno, por orden alfabético de nombre de archivo, con una barra de progreso.
Revisar

Al terminar muestra el resumen del proceso.

Antes de guardar cada factura comprueba que el NIF del destinatario es el de la empresa activa, que el proveedor está dado de alta, que hay número de factura, que no está repetida, que la base, el IVA, el IRPF y el total cuadran, que la confianza del análisis llega al 80 % y que existen los datos contables necesarios. Solo se guardan y se contabilizan las facturas que pasan todas esas comprobaciones.

Facturas que se omiten

Una factura se deja fuera, para revisarla a mano, cuando corresponde a otra empresa, no se identifica su número, el proveedor no está registrado, ya existe esa misma factura de ese proveedor, los importes no cuadran, la confianza de la IA es inferior al 80 % o se produce un error durante el análisis.

El resumen final indica cuántas facturas se han encontrado, guardado y contabilizado, y cuántas han quedado como duplicadas, sin proveedor, omitidas, no contabilizadas o con error, con el detalle de cada PDF.

Archivo de los PDF originales

Las facturas recibidas con IVA se guardan también en el archivo documental local de SigPyme, en Documentos/SigPyme/Facturas recibidas/, con una subcarpeta por proveedor del tipo CIF-NIF - Razón social. El nombre del documento lleva la fecha de emisión, el número de factura y un identificador interno:

2026-08-01_2026-409__identificador.pdf

SigPyme copia el PDF al archivo: el original no se mueve ni se borra de su carpeta.

En la importación conjunta, si una factura con IVA no se puede archivar, queda registrada pero no se contabiliza sola, y el resumen lo indica. En la introducción individual, SigPyme avisa de que la factura se ha guardado aunque el PDF no haya podido archivarse.

Consultar después el PDF

Cada línea del listado tiene un botón PDF: SigPyme localiza el documento por el identificador interno de la factura y lo abre con el visor del sistema. El listado también tiene un acceso al Archivo local de facturas, que abre directamente Documentos/SigPyme/Facturas recibidas/, donde están todas organizadas por proveedor.

Recomendaciones

Comprueba siempre el proveedor y el número de factura, y revisa el IVA, las retenciones y los vencimientos.
Da de alta al proveedor antes de contabilizar.
No cambies ni borres a mano el identificador que lleva el nombre del PDF archivado.
Haz copia de seguridad periódica de la carpeta documental.
Usa la importación conjunta con carpetas que tengan solo facturas pendientes de procesar.
Revisa el informe final antes de mover o borrar los documentos originales.

Con esto, el registro de compras se acelera mucho sin perder los controles de proveedor, duplicados, importes, contabilización y conservación de los documentos. Ante dudas fiscales sobre una factura, consulta con tu asesoría.