VeriFactu: facturas comunitarias y extracomunitarias
Antes de emitir una factura hay una pregunta que lo decide todo, y que se responde en la ficha del cliente, no en el momento de facturar: dónde está establecido. De ahí sale cómo se identifica y qué IVA le corresponde.
Hay tres situaciones y no se tratan igual: cliente nacional, establecido en España; cliente comunitario, establecido en otro país de la Unión Europea; y cliente extracomunitario, establecido fuera de ella. La diferencia no es un matiz administrativo: cambia el identificador fiscal que hay que pedir y cambia el IVA que se aplica.
1. Cliente nacional
El caso de siempre. El cliente está establecido en España y la operación se registra como nacional.
- Se introduce su NIF o CIF español.
- Se indica su razón social oficial, la que consta en el registro, no el nombre comercial.
- Se aplica el tipo de IVA español que corresponda a lo que se vende.
- La factura queda registrada como operación nacional.
Ejemplo: una empresa de Madrid a la que se le facturan 100 € más el 21 % de IVA.
2. Cliente comunitario
El cliente está establecido en otro país de la Unión Europea. Aquí es donde empiezan los errores, y casi todos vienen del mismo sitio: dar por bueno un número que no se ha comprobado.
- Se selecciona el país del cliente.
- Se introduce su VAT ID o NIF-IVA comunitario, con el prefijo del país:
IT,FR,DE… - Si el cliente es una empresa y su VAT ID es válido, lo habitual es emitir sin IVA español.
- La factura debe indicar que la operación está sujeta a inversión del sujeto pasivo.
- Si no tiene un VAT ID válido, el tratamiento del IVA es distinto: no se puede emitir sin más.
Ejemplo: una empresa italiana identificada con el VAT ID IT12345678901.
Dos comprobaciones que evitan casi todos los disgustos
La primera: el VAT ID hay que validarlo. Existe un censo europeo —el VIES— donde se comprueba si ese número está dado de alta para operaciones intracomunitarias. Que el cliente te pase un número no significa que esté operativo, y un número no válido cambia el tratamiento de la factura.
La segunda, y esta pilla a mucha gente: tú también tienes que estar dado de alta en el censo de operadores intracomunitarios para poder facturar así. No es algo que active el programa: es un trámite previo con la Agencia Tributaria.
Conviene además saber que la venta de bienes y la prestación de servicios no siguen las mismas reglas dentro de la Unión Europea. Si vendes producto y además prestas servicios, no des por hecho que se facturan igual.
3. Cliente extracomunitario
El cliente está establecido fuera de la Unión Europea: Estados Unidos, Reino Unido, México, Suiza, cualquier otro.
- Se selecciona correctamente el país. Es el dato que determina el tratamiento.
- Se introduce su identificador fiscal extranjero cuando disponga de él.
- Por lo general, una prestación de servicios a una empresa extranjera se factura sin IVA español.
- Debe indicarse el motivo de no sujeción o exención que corresponda.
Ejemplo: una empresa estadounidense identificada con su EIN.
El error que más caro sale: marcar «exento» sin más
No basta con marcar la casilla de «exento de IVA». Hay que decir por qué, y no son lo mismo:
- Operación exenta.
- Operación no sujeta.
- Inversión del sujeto pasivo.
- Exportación o servicio internacional.
Son cuatro cosas distintas con consecuencias distintas, y el programa necesita saber cuál es para construir el registro de la factura correctamente.
Esto ha dejado de ser una cuestión de forma. Con VeriFactu, cada factura genera un registro que se remite a la Agencia Tributaria, y ese registro lleva la clasificación de la operación dentro. Una identificación fiscal mal puesta o una clasificación equivocada pueden hacer que el registro sea rechazado, y entonces el problema ya no es que la factura esté fea: es que no ha entrado.
Qué hace el programa y qué te toca decidir a ti
Lo que resuelve SigPyme
- Guardar el país y el identificador fiscal en la ficha del cliente, para no decidirlo con prisa al facturar.
- Aplicar el tratamiento que corresponde a ese cliente cada vez, sin que dependa de la memoria de quien factura.
- Recoger en la factura la mención obligatoria —la inversión del sujeto pasivo, el motivo de exención— en lugar de dejarla a mano.
- Construir el registro VeriFactu con la clasificación correcta de la operación.
- Que todo eso llegue solo a la contabilidad, con su cuenta.
Lo que no puede hacer por ti
- Saber si tu cliente es empresa o particular: cambia el tratamiento y solo lo sabes tú.
- Decidir si lo que vendes es bien o servicio a efectos de IVA.
- Darte de alta en el censo de operadores intracomunitarios.
- Sustituir el criterio de tu asesoría en un caso dudoso.
Dicho de otro modo: el programa se encarga de que lo que decidiste una vez se aplique siempre. La decisión de fondo sigue siendo tuya, y en cuanto haya duda, de tu asesoría.
Aviso. Este artículo es divulgativo y no sustituye al asesoramiento fiscal. Las reglas del IVA en operaciones internacionales dependen de qué se vende, a quién y dónde está establecido, y tienen excepciones. Si tienes dudas sobre el IVA aplicable, consúltalo con tu asesor antes de emitir la factura: corregir una factura ya remitida cuesta mucho más que preguntar antes.