VeriFactu: facturas comunitarias y extracomunitarias
Para facturar a un cliente extranjero no basta con seleccionar su país. Hay que distinguir bienes y servicios, empresas y particulares, y determinar dónde se realiza la operación a efectos del IVA. Después se configura la factura y su registro VeriFactu.
El identificador fiscal y el territorio son datos necesarios, pero no deciden por sí solos el impuesto. VeriFactu no cambia las reglas del IVA: el programa debe reflejar el tratamiento de la operación que hayas comprobado con tu asesoría.
1. Cliente nacional
En una operación interior sujeta y no exenta en Península o Baleares se aplica el IVA correspondiente. Canarias, Ceuta y Melilla quedan fuera del territorio de aplicación del IVA español: no clasifiques todas las operaciones españolas igual. Consulta IVA, IGIC e IPSI.
- Se introduce su NIF o CIF español.
- Se indica su razón social oficial, la que consta en el registro, no el nombre comercial.
- Se aplica el tipo de IVA español que corresponda a lo que se vende.
- La factura queda registrada como operación nacional.
Ejemplo: una empresa de Madrid a la que se le facturan 100 € más el 21 % de IVA.
2. Cliente comunitario
El cliente está establecido en otro país de la Unión Europea. Aquí es donde empiezan los errores, y casi todos vienen del mismo sitio: dar por bueno un número que no se ha comprobado.
- Se selecciona el país del cliente.
- Se introduce su VAT ID o NIF-IVA comunitario, con el prefijo del país:
IT,FR,DE… - En entregas de bienes, comprueba los requisitos de la exención intracomunitaria, incluido el transporte y su justificación.
- En servicios entre empresas, revisa las reglas de localización y, cuando proceda, la mención de inversión del sujeto pasivo.
- Si no tiene un VAT ID válido, el tratamiento del IVA es distinto: no se puede emitir sin más.
Un NIF-IVA válido no acredita por sí solo que una entrega de mercancías cumpla todos los requisitos de exención.
Dos comprobaciones que evitan casi todos los disgustos
La primera: el VAT ID hay que validarlo. Existe un censo europeo —el VIES— donde se comprueba si ese número está dado de alta para operaciones intracomunitarias. Que el cliente te pase un número no significa que esté operativo, y un número no válido cambia el tratamiento de la factura.
La segunda, y esta pilla a mucha gente: tú también tienes que estar dado de alta en el censo de operadores intracomunitarios para poder facturar así. No es algo que active el programa: es un trámite previo con la Agencia Tributaria.
Conviene además saber que la venta de bienes y la prestación de servicios no siguen las mismas reglas dentro de la Unión Europea. Si vendes producto y además prestas servicios, no des por hecho que se facturan igual.
3. Cliente extracomunitario
El cliente está establecido fuera de la Unión Europea: Estados Unidos, Reino Unido, México, Suiza, cualquier otro.
- Se selecciona correctamente el país y se comprueba la localización de la operación.
- Se introduce su identificador fiscal extranjero cuando disponga de él.
- En servicios a empresas revisa la regla general de destino y sus excepciones antes de emitir sin IVA español.
- Debe indicarse el motivo de no sujeción o exención que corresponda.
Ejemplo: una empresa estadounidense identificada con su EIN.
El error que más caro sale: marcar «exento» sin más
No basta con marcar la casilla de «exento de IVA». Hay que decir por qué, y no son lo mismo:
- Operación exenta.
- Operación no sujeta.
- Inversión del sujeto pasivo.
- Exportación de bienes: puede estar exenta si cumple sus requisitos; no es una categoría opuesta a la exención.
Estos conceptos no son casillas intercambiables. El programa necesita la calificación de la operación para construir su registro correctamente.
Esto ha dejado de ser una cuestión de forma. Con un software de facturación en modalidad VeriFactu, cada factura genera un registro que se remite a la Agencia Tributaria, y ese registro lleva la clasificación de la operación dentro. Una identificación fiscal mal puesta o una clasificación equivocada pueden hacer que el registro sea rechazado, y entonces el problema ya no es que la factura esté fea: es que no ha entrado.
Qué hace el programa y qué te toca decidir a ti
Lo que resuelve SigPyme
- Guardar el país y el identificador fiscal en la ficha del cliente, para no decidirlo con prisa al facturar.
- Proponer la configuración guardada para que revises si corresponde a esa operación concreta.
- Recoger en la factura la mención obligatoria —la inversión del sujeto pasivo, el motivo de exención— en lugar de dejarla a mano.
- Construir el registro VeriFactu con la clasificación correcta de la operación.
- Que todo eso llegue solo a la contabilidad, con su cuenta.
Lo que no puede hacer por ti
- Saber si tu cliente es empresa o particular: cambia el tratamiento y solo lo sabes tú.
- Decidir si lo que vendes es bien o servicio a efectos de IVA.
- Darte de alta en el censo de operadores intracomunitarios.
- Sustituir el criterio de tu asesoría en un caso dudoso.
¿Y si vendes a particulares?
Las ventas a distancia de bienes y determinados servicios tienen reglas específicas. No apliques el tratamiento entre empresas a un consumidor por vivir en otro país. Comprueba las obligaciones en destino y, cuando corresponda, los regímenes de ventanilla única.
La configuración del cliente es una ayuda, no una decisión fiscal permanente. La aceptación de un registro por la AEAT tampoco acredita que el tratamiento del IVA sea correcto.
Aviso. Este artículo es divulgativo y no sustituye al asesoramiento fiscal. Las reglas del IVA en operaciones internacionales dependen de qué se vende, a quién y dónde está establecido, y tienen excepciones. Si tienes dudas sobre el IVA aplicable, consúltalo con tu asesor antes de emitir la factura: corregir una factura ya remitida cuesta mucho más que preguntar antes.
Ver SigPyme Facturación Qué revisar en el programa
Fuentes: AEAT: IVA en el comercio exterior, localización de servicios y importaciones y exportaciones.