VeriFactu: rectificativa, anulación y subsanación
Con VeriFactu no solo cambia cómo generan los programas los registros de las facturas. Cambia también qué hay que hacer cuando se emite un ticket, cuando hay que corregir una factura o cuando la Agencia Tributaria detecta un error en lo que se le ha enviado. Y no son la misma cosa.
Hay cinco operaciones distintas y cada una tiene su momento: factura completa, factura simplificada, rectificativa, anulación de un registro y subsanación de un registro remitido. Confundirlas es el origen de casi todos los problemas: no todo error se arregla igual.
Factura completa o nominativa
La factura de siempre, la que se usa cuando hay que identificar al destinatario de la operación. Incluye sus datos fiscales, numeración y serie, fecha, conceptos, bases imponibles, impuestos, cuotas e importes, además del resto de información exigible en cada caso.
En SigPyme esa factura no nace sola: forma parte del circuito comercial completo.
- Cliente
- Presupuesto
- Pedido
- Factura
- VeriFactu
De esa manera se aprovecha la información que ya está en el ERP y no hay que teclear dos veces los mismos datos.
Ticket o factura simplificada
Lo que llamamos ticket corresponde fiscalmente a una factura simplificada cuando se cumplen los requisitos para poder usarla. Es lo habitual en comercios, establecimientos y puntos de venta.
Lleva menos información que una factura completa, pero eso no la deja fuera de VeriFactu: cuando corresponda, el programa debe generar también su registro de facturación y hacer el tratamiento que establece el sistema.
Por eso un comercio puede usar SigPyme TPV para vender en el mostrador y emitir facturas simplificadas manteniendo integrado el resto de la gestión.
¿Y si el cliente pide una factura completa?
Una simplificada y una completa no son lo mismo. Cuando haya que identificar al destinatario y cumplir los requisitos correspondientes, habrá que emplear el procedimiento adecuado para disponer de una factura con los datos fiscales exigidos.
Dicho de otro modo: no consiste en reimprimir el ticket añadiéndole el nombre del cliente. El programa tiene que gestionar correctamente el tipo de factura que corresponde.
Factura rectificativa
¿Qué pasa si una factura ya emitida tiene un error fiscal, hay una devolución, o se da alguna de las circunstancias que obligan a rectificar? Entonces puede proceder emitir una factura rectificativa, que corrige la anterior manteniendo la relación y la trazabilidad entre las dos.
El ejemplo que lo deja claro: si se emitió una factura y después se comprueba que llevaba un tipo de IVA equivocado, no se entra en la factura original, se le cambia el IVA y se hace como si la primera nunca hubiera existido. Cuando corresponda, la corrección se hace por el procedimiento establecido.
Anulación de un registro de facturación
También puede darse la necesidad de anular un registro de facturación. VeriFactu contempla registros específicos de anulación para los supuestos en que procede usarlos.
Conviene distinguir bien: rectificar una factura y anular un registro de facturación no son procedimientos equivalentes. La anulación no es «la manera de borrar» una factura que salió mal. Lo que corresponda dependerá de qué haya pasado con esa factura y de las circunstancias concretas.
¿Qué ocurre cuando Hacienda detecta un error?
Esta es otra situación, distinta de las anteriores. Cuando SigPyme remite un registro de facturación por VeriFactu, la Agencia Tributaria realiza una serie de validaciones sobre la información recibida.
La respuesta puede indicar que el registro se ha aceptado correctamente, pero también puede resultar rechazado o aceptado con errores: un problema con los datos fiscales enviados, con la estructura del registro o con otra información sometida a validación.
En ese momento el programa tiene que avisar al usuario de la incidencia para que pueda actuar. Un programa que envía y no te cuenta qué ha contestado Hacienda te deja con un problema que no sabes que tienes.
Subsanación de un registro VeriFactu
Cuando el error detectado corresponde a un registro que debe subsanarse, no estamos necesariamente ante una factura nueva: estamos ante una subsanación del registro de facturación remitido a la Agencia Tributaria. Se corrige la información y el sistema genera el registro de alta de subsanación para hacer la nueva remisión.
La documentación técnica de la Agencia Tributaria contempla expresamente esta operativa y establece mecanismos para identificar que se está subsanando un registro anterior.
En SigPyme la idea es que el usuario pueda ver la incidencia recibida, corregirla cuando corresponda y repetir el proceso adecuado sin tener que conocer la complejidad técnica de la comunicación con la AEAT.
Subsanar y rectificar no son lo mismo
Esta distinción es la más importante del artículo.
Una subsanación corrige determinados errores relacionados con el registro de facturación remitido. Una factura rectificativa se usa cuando hay que corregir fiscalmente una factura ya emitida, en los supuestos en que procede.
La propia Agencia Tributaria emplea el caso de un tipo de IVA mal aplicado para explicar cuándo la corrección debe hacerse mediante factura rectificativa y no modificando el registro original. Es decir: no todos los errores que aparecen después de enviar una factura se resuelven igual.
VeriFactu mantiene la trazabilidad
Probablemente sea la idea que más cuesta interiorizar. Con VeriFactu las facturas dejan de ser documentos que se puedan modificar o borrar libremente de la base de datos cuando aparece un problema. El sistema está diseñado para mantener la integridad, la conservación, la accesibilidad, la legibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros.
Por eso existe una operación para cada situación:
| Operación | Cuándo corresponde |
|---|---|
| Factura completa o nominativa | Cuando se emite identificando al destinatario. |
| Factura simplificada o ticket | Cuando la normativa permite usar una factura simplificada. |
| Factura rectificativa | Cuando procede corregir fiscalmente una factura anterior. |
| Anulación | Cuando procede anular un registro de facturación. |
| Subsanación VeriFactu | Cuando hay que corregir un error del registro enviado y volver a remitirlo. |
VeriFactu es bastante más que poner un QR
A veces se resume VeriFactu diciendo que las facturas llevarán un código QR. El cambio es más profundo. Un programa preparado de verdad tiene que saber generar los registros de facturación, mantener su trazabilidad, comunicarse con la Agencia Tributaria y gestionar las situaciones que se producen después.
No se trata solo de emitir una factura: hay que saber qué hacer cuando una factura necesita rectificarse, cuándo procede una anulación y cuándo lo remitido necesita una subsanación.
En SigPyme, VeriFactu está dentro del proceso general de facturación y de gestión —junto con clientes, productos, presupuestos y pedidos, cobros, almacén y contabilidad—. Se factura, se comunica, se controla el estado y se gestionan las incidencias desde el mismo sitio.
Y funciona de forma nativa en Mac, sin virtualizar Windows: puedes ver el detalle en Facturación para Mac o en nuestra página de SigPyme Facturación.
Este artículo es divulgativo y no sustituye al asesoramiento fiscal. Qué operación corresponde en cada caso depende de lo que haya ocurrido con la factura, y tiene supuestos y excepciones. Ante la duda, consúltalo con tu asesoría antes de actuar sobre una factura ya remitida.