Manual de conciliación bancaria
Traer el extracto del banco, ver qué movimiento corresponde a cada factura y registrar el pago o la comisión sin teclear el asiento.
La conciliación bancaria importa los movimientos de una o varias cuentas y los relaciona con lo que ya está registrado en SigPyme: identifica los pagos de facturas recibidas, registra el pago con su asiento y contabiliza comisiones y gastos bancarios.
Las correspondencias son propuestas: la decisión final es siempre del usuario.
Requisitos previos
Cada cuenta bancaria tiene que estar dada de alta en el
plan contable: una cuenta del grupo
572, de ocho dígitos —por ejemplo 57200000—, que corresponda a
la cuenta que se va a importar.
Si todavía no existe, se entra en Contabilidad, se abre el plan contable o la configuración de cuentas, se crea una cuenta auxiliar del grupo 572, se guarda y se vuelve a Conciliación bancaria.
Acceso y pantalla
Desde el menú principal: Proveedores / Compras → Conciliación bancaria. Se abre el listado de movimientos bancarios.
| Control | Para qué |
|---|---|
| Cuenta bancaria / cuenta contable | Elegir la cuenta con la que se trabaja. |
| Estado | Filtrar los movimientos por su situación. |
| Buscar | Localizar por concepto, referencia, factura o proveedor. |
| Importar C43 | Incorporar un archivo del banco. |
| Conciliar con factura | Registrar el pago de una factura recibida. |
| Gasto / comisión | Contabilizar un cargo que no tiene factura. |
A la izquierda están los accesos rápidos —Conciliables, Pendientes y Ver todo—, y arriba el resumen con el total de movimientos y cuántos son conciliables, pendientes y ya conciliados.
Formatos admitidos
- Norma 43:
.txty.c43. - Extractos de Excel:
.xlsy.xlsx. - Movimientos de banco o tarjeta:
.csv.
En los archivos Norma 43, SigPyme intenta identificar la cuenta que viene dentro del propio archivo; la primera vez puede pedir que se relacione con una cuenta 572 de SigPyme.
En Excel y CSV hay que elegir antes la cuenta bancaria, porque esos formatos no siempre traen datos suficientes para reconocerla. Comprueba bien la cuenta seleccionada antes de importar.
Importar un extracto
-
Cuenta
Seleccionar la cuenta bancaria, si el formato lo requiere.
-
Archivo
Pulsar Importar C43 y elegir el archivo del ordenador.
-
Procesar
Esperar a que SigPyme procese los movimientos.
-
Revisar
Leer el resultado: movimientos nuevos, repetidos que no se han duplicado y existentes que se han actualizado con información adicional.
Se puede volver a importar un archivo corregido o ampliado: SigPyme usa una identificación interna para que un mismo movimiento no se duplique.
Varias cuentas bancarias
Cada cuenta del banco queda vinculada a su cuenta contable 572. Para cambiar de una a otra se abre Cuenta bancaria / cuenta contable y se elige: el listado muestra solo sus movimientos.
No mezcles movimientos de cuentas distintas. En Excel y CSV, comprueba siempre la cuenta seleccionada antes de importar.
Estados de los movimientos
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Conciliable (verde) | SigPyme ha encontrado una factura recibida que podría corresponder al movimiento, y muestra el proveedor y el número de factura. Que sea conciliable no significa que esté pagada: hay que revisarlo y confirmarlo. |
| Pendiente (naranja) | No hay una relación segura o hace falta decidir: una factura aún sin registrar, un pago con poca información, una comisión, un gasto sin factura, una transferencia interna o algo que hay que mirar a mano. |
| Conciliado (azul) | El movimiento ya se ha relacionado con una factura o se ha contabilizado como gasto o comisión. |
Revisar las propuestas
Antes de conciliar, compara la fecha del movimiento, el importe, el nombre del ordenante o beneficiario, el concepto bancario, las referencias, y el proveedor y el número de factura propuestos.
La propuesta sale de comparar los datos del movimiento con la información que hay en SigPyme: es una ayuda, y la decisión final es del usuario.
Conciliar el pago de una factura
-
Elegir
Seleccionar un movimiento marcado como Conciliable y revisar la propuesta.
-
Conciliar
Pulsar Conciliar con factura.
-
Comprobar
Revisar el proveedor, la factura y el importe pendiente.
-
Confirmar
Confirmar la operación.
SigPyme comprueba que el importe del movimiento coincide con el pendiente de pago de la factura, con una tolerancia de un céntimo. Si coincide: registra el pago de la factura recibida con la fecha bancaria y la forma de pago Banco, usa la cuenta 572 seleccionada, genera el asiento contable, marca el movimiento como conciliado y guarda la relación con el pago y con el asiento.
Si el importe no coincide, la conciliación se detiene. Revisa si la factura está bien registrada, si ya tenía pagos anteriores, si es un pago parcial, si el pago agrupa varias facturas o si hay descuentos, retenciones o gastos. La conciliación directa está pensada para pagos completos cuyo importe coincide con el pendiente.
Comisiones y gastos bancarios
Para comisiones de mantenimiento o de transferencia, gastos de tarjeta y otros cargos sin factura y sin IVA deducible:
-
Elegir
Seleccionar un movimiento Pendiente y comprobar que es un Cargo.
-
Gasto
Pulsar Gasto / comisión y elegir la cuenta contable de gasto.
-
Confirmar
Revisar el importe y el concepto y confirmar.
Se muestran cuentas del grupo 6 y, cuando existe una del 626, suele proponerse como cuenta de servicios bancarios. Al confirmar se genera el asiento con la cuenta 572 seleccionada, el movimiento pasa a conciliado y queda guardada la referencia del asiento.
Si el gasto tiene factura con IVA deducible, no lo contabilices como comisión: registra primero la factura recibida y concilia después su pago.
Buscar y filtrar
El buscador localiza por concepto bancario, ordenante o beneficiario, número de documento, referencia, proveedor propuesto y número de factura, y se combina con los estados —todos, conciliables, pendientes y conciliados—. El listado se pagina cuando hay muchos movimientos.
Comprobaciones posteriores
- Que el movimiento figura como Conciliado.
- Que el pago aparece en la factura recibida.
- Que el pendiente de pago de esa factura es el correcto.
- Que se ha generado el asiento contable.
- Que la cuenta bancaria utilizada es la adecuada.
Tras registrar una comisión o un gasto, comprueba el asiento en Contabilidad y que la cuenta de gasto elegida es la correcta.
Qué dejar pendiente
No concilies un movimiento cuando no reconozcas al beneficiario, la referencia sea insuficiente, el importe corresponda a varias facturas, sea un pago parcial, pueda ser una transferencia entre cuentas propias, haya una devolución, la factura aún no esté registrada o el importe lleve gastos o descuentos que lo alteren. Déjalo como pendiente hasta tener información suficiente.
Corregir un error
La pantalla no deshace la conciliación completa. Si se ha conciliado mal, hay que localizar el pago o el asiento generado, revisar la factura relacionada, corregir o anular el pago y el asiento por el procedimiento contable habitual y comprobar de nuevo los saldos.
No borres datos bancarios a mano sin comprobar antes las relaciones creadas. Ante dudas contables, consulta con tu asesoría.
Dónde se guardan los datos
Los movimientos importados se conservan en el equipo y separados por empresa. Haz copias de seguridad periódicas, no importes el extracto de una empresa dentro de otra, revisa la empresa activa antes de empezar y protege los archivos del banco: contienen información financiera sensible.
Flujo recomendado
- Registrar las cuentas bancarias del grupo 572.
- Registrar todas las facturas recibidas.
- Importar el extracto.
- Revisar primero los movimientos conciliables y confirmar los pagos que coinciden.
- Registrar las comisiones y los gastos bancarios.
- Investigar los pendientes.
- Comprobar pagos, asientos y saldos contables.
- Dejar como pendientes solo los movimientos aún sin identificar.