Manual de Pedidos de clientes
Pedido nominativo y venta tipo ticket: en qué se diferencian, qué pasa con el stock en cada caso, cómo se controlan las cantidades pendientes y cómo se llega de ahí a la factura y al cobro.
El módulo Pedidos de clientes registra ventas nominativas, ventas tipo ticket, pedidos pendientes de entrega y pedidos libres. Está relacionado con las fichas de clientes, sus direcciones y contactos, las tarifas comerciales, los artículos de almacén, el control de stock, la facturación y los cobros.
Tipos de pedido
Hay dos formas de vender que se comportan de manera distinta, y conviene tener clara la diferencia antes de empezar: el pedido nominativo y la venta tipo ticket.
Pedido nominativo
Un pedido nominativo se crea seleccionando un cliente de la base de datos. El documento queda asociado a su ficha y utiliza sus datos fiscales y comerciales.
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Abrir el módulo
Ventas › Pedidos de clientes.
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Nuevo pedido
Pulsar Nuevo pedido.
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Cliente
Seleccionarlo de la base de datos.
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Dirección
Elegir la dirección de entrega.
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Contacto
Seleccionar la persona de contacto.
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Líneas
Añadir artículos, servicios, tarifas o líneas libres.
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Revisar
Cantidades, precios, descuentos, IVA, recargo e IRPF.
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Guardar
El pedido queda registrado y relacionado con el cliente.
Al seleccionar el cliente, la aplicación puede recuperar su razón social, nombre comercial, NIF/CIF/NIE o VAT, dirección fiscal, teléfono, correo electrónico, tratamiento fiscal, comercial asignado, direcciones de entrega, contactos vinculados y el resto de datos necesarios para facturación.
El pedido nominativo se utiliza cuando hay que identificar al comprador, entregar mercancía después, emitir una factura ordinaria o mantener el seguimiento comercial de la operación.
Pedido tipo ticket
El pedido tipo ticket está pensado para una venta inmediata, normalmente de mostrador o TPV, en la que no hace falta identificar fiscalmente al comprador.
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Crear la venta
Un pedido sin datos fiscales nominativos, o con la opción de venta tipo ticket.
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Añadir líneas
Los artículos o servicios vendidos.
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Revisar
Unidades, precios, descuentos e impuestos.
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Emitir
Guardar y emitir el ticket o factura simplificada.
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Cobrar
Registrar el cobro correspondiente.
En un ticket, los artículos se consideran entregados en el momento de la venta. Por eso no deben quedar como pendientes de entrega, la salida de almacén se considera realizada y el stock se reduce según las unidades vendidas.
El ticket puede imprimirse directamente desde el pedido, y la factura simplificada queda vinculada a la operación. Si después el comprador necesita una factura nominativa, hay que incorporar y verificar sus datos fiscales antes de emitir el documento nominativo correspondiente. Ver los tipos de operación en VeriFactu.
Diferencia entre pedido nominativo y ticket
| Pedido nominativo | Ticket | |
|---|---|---|
| Cliente | Identificado, con su ficha. | No hace falta identificarlo fiscalmente. |
| Entrega | Puede quedar pendiente, total o parcialmente. | Venta inmediata: los artículos se dan por entregados. |
| Dirección de entrega | Se elige entre las del cliente. | Normalmente no se necesita. |
| Contacto | Se puede seleccionar el de esa dirección. | No aplica. |
| Documento final | Suele terminar en factura ordinaria. | Genera una factura simplificada. |
Los dos pueden incluir artículos, servicios, descuentos, IVA y cobros.
Selección del cliente
El campo Cliente permite buscar y seleccionar una ficha existente. Al elegirlo, la aplicación carga sus datos y limita las selecciones siguientes a lo que está vinculado a ese cliente: direcciones de entrega, personas de contacto, tratamiento fiscal, condiciones comerciales, correo electrónico y datos para la factura.
Si los datos son incorrectos, conviene corregirlos en la ficha del cliente y no solo en el pedido: así quedan bien para todos los documentos posteriores.
Dirección de entrega
Después de elegir cliente puede seleccionarse una de sus direcciones de entrega. Cada una puede contener el nombre de la sede, tienda, delegación o almacén, la dirección, código postal, localidad, provincia y país, teléfono, correo electrónico e indicaciones de entrega.
La dirección seleccionada queda guardada en el pedido y no se sustituye automáticamente por la dirección fiscal, porque las dos pueden ser diferentes. Al imprimir o visualizar un pedido nominativo debe mostrarse la dirección de entrega elegida.
Persona de contacto
El campo Contacto de entrega permite seleccionar una persona vinculada a la dirección elegida, con su nombre y apellidos, cargo o departamento, teléfono, móvil, correo electrónico y observaciones.
El orden importa: primero se selecciona el cliente y después la dirección, porque los contactos disponibles dependen de esa dirección.
Artículos de almacén
Los artículos se incorporan al pedido con sus datos comerciales: referencia, descripción, cantidad, precio, descuento, tipo de IVA, importe total, tarifa aplicada y datos de stock y entrega.
Al añadir un artículo, la aplicación conserva su referencia y su origen para poder relacionar la venta con el almacén y con los informes posteriores.
Dependencia con las tarifas
Los precios pueden proceder de las tarifas configuradas. Una tarifa puede determinar el precio de venta, los artículos o servicios incluidos, las condiciones comerciales, campañas o promociones, descuentos, la vigencia o periodo de aplicación y el cliente o grupo de clientes al que corresponde.
Al preparar un pedido se pueden añadir líneas procedentes de una tarifa: se utiliza el precio comercial definido, aunque debe poder revisarse cuando el usuario tenga autorización.
La tarifa no sustituye al artículo de almacén. Si la línea está vinculada a un artículo inventariable, sigue afectando al control de existencias y a las entregas.
Líneas libres o pedido libre
El botón Nueva línea pedido libre permite incluir conceptos que no existen como artículos ni como tarifas: servicios puntuales, trabajos especiales, gastos adicionales, transporte, mano de obra, material no registrado o conceptos personalizados.
En una línea libre se indica descripción, cantidad, precio unitario, descuento, IVA e importe.
Las líneas libres no modifican el stock, porque no están vinculadas a ningún artículo de almacén.
Cantidades pendientes de entrega
En un pedido nominativo, guardar un artículo no significa que ya se haya entregado. Las líneas pueden quedar pendientes de entrega, entregadas parcialmente o entregadas completamente.
La cantidad pendiente es la diferencia entre las unidades pedidas y las ya entregadas. Por ejemplo: si se piden 10 unidades y se entregan 4, quedan 6 pendientes.
Los artículos pendientes se consultan desde Almacén › Pedidos pendientes de entrega, un listado que muestra el número y la fecha del pedido, el cliente, el artículo y su referencia, la cantidad pedida, la entregada y la pendiente, la dirección de entrega y la fecha prevista cuando exista.
Comportamiento especial de los tickets
Los artículos de un ticket se dan por entregados automáticamente. Eso significa que no aparecen en el listado de pedidos pendientes, que no hace falta registrar después un albarán de entrega, que el stock se descuenta como una salida realizada y que la venta se considera completada en cuanto a la entrega.
Este comportamiento debe reservarse para ventas inmediatas: si la mercancía se va a entregar más adelante, hay que usar un pedido nominativo normal.
Relación con el almacén
Los pedidos influyen en el almacén de dos formas: como mercancía reservada o pendiente de entregar, y como salida real cuando se registra la entrega.
Un pedido nominativo pendiente no debe descontar definitivamente las existencias como si estuviera entregado. Hay que diferenciar entre stock actual, stock reservado, unidades pendientes de entregar, unidades ya entregadas y stock disponible después de reservas.
Cuando se registra una entrega parcial solo se actualizan las unidades realmente entregadas; el resto permanece pendiente. Cuando se completa la entrega, la línea deja de aparecer como pendiente. Ver el artículo sobre control de stock.
Albaranes y entregas
Los pedidos nominativos pueden convertirse o relacionarse con albaranes. El albarán documenta la entrega real e incluye cliente, dirección de entrega, contacto, pedido de origen, artículos, cantidades entregadas, cantidades pendientes y fecha de entrega.
Una entrega parcial mantiene abierto el resto del pedido; una entrega completa cierra las cantidades pendientes. Ver el circuito comercial.
Precios, descuentos e impuestos
Cada línea puede contener cantidad, precio unitario, descuento, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, recargo de equivalencia cuando corresponda, y total.
Los impuestos se calculan según el artículo, la tarifa y el tratamiento fiscal del cliente. Antes de guardar hay que comprobar que el tipo fiscal aplicado corresponde a la operación y al país del cliente. Ver las operaciones comunitarias y extracomunitarias.
IRPF
El pedido dispone de un campo de IRPF para aplicar una retención cuando la operación lo requiera. Se puede introducir el porcentaje manualmente, aplicar el IRPF predeterminado configurado y recalcular los totales.
El IRPF reduce el importe final que debe pagar el cliente:
Total = base imponible + IVA + recargo − IRPF
Solo debe aplicarse cuando corresponda legalmente —por ejemplo en determinados servicios profesionales o en alquileres—. Ante la duda, consultadlo con vuestra asesoría.
Totales del pedido
La aplicación calcula la base imponible, los descuentos, las cuotas de IVA, el recargo de equivalencia, la retención de IRPF y el total final. Al modificar cantidades, precios, descuentos o impuestos, los totales se recalculan antes de guardar.
Visualización e impresión
Desde el listado se puede visualizar e imprimir el pedido, y el formato depende del tipo de operación:
- Un pedido sin datos fiscales nominativos utiliza formato de ticket.
- Un pedido nominativo utiliza un documento comercial con los datos del cliente.
- La dirección de entrega se muestra cuando está informada.
- El documento incluye líneas, cantidades, precios, impuestos y total.
Si el pedido ya tiene una factura o un ticket asociado, puede imprimirse desde las acciones disponibles.
Envío por correo electrónico
Los pedidos nominativos pueden enviarse al cliente por correo, usando el correo principal de la ficha o el del contacto seleccionado, con el documento generado del pedido, del albarán o de la factura.
Antes de enviar conviene comprobar que el correo es correcto, que el documento corresponde al pedido seleccionado y que los datos fiscales y de entrega están completos.
En macOS puede abrirse Mail con el documento preparado; en Windows se utiliza el sistema de correo configurado en la aplicación.
Facturación del pedido
Un pedido puede generar una factura ordinaria o nominativa o una factura simplificada o ticket. Para la nominativa deben existir datos fiscales suficientes: razón social, NIF/CIF/VAT, dirección fiscal, país y tratamiento fiscal.
La factura puede incluir todas las líneas del pedido o únicamente las cantidades que corresponda facturar, según el flujo utilizado. La factura generada queda relacionada con el pedido, para evitar duplicidades y facilitar su consulta. Ver la facturación con VeriFactu.
Cobros
Desde el pedido o su factura asociada pueden registrarse cobros en efectivo, por banco, con tarjeta o mediante otras formas configuradas, de forma total o parcial.
Si solo se cobra una parte, el estado debe indicar Cobro parcial, nunca Cobrado. El pedido o la factura quedan completamente cobrados cuando la suma de los cobros alcanza el total.
Estados y seguimiento
Los pedidos pueden consultarse y filtrarse según su situación:
| Estado de entrega | Estado económico |
|---|---|
| Pendiente | Pendiente de facturar |
| Entregado parcialmente | Facturado |
| Entregado | Pendiente de cobro |
| Cancelado | Cobrado parcialmente / Cobrado |
El estado de entrega depende de las cantidades entregadas; el estado económico depende de la factura y de los cobros. Son independientes: un pedido puede estar entregado y sin cobrar, o cobrado y pendiente de entregar.
Otras funciones del listado
Desde el listado de pedidos se puede ver todos los pedidos, buscar y ordenar, abrir uno, editarlo, visualizarlo, imprimirlo, enviarlo por correo, consultar su factura o ticket, revisar cobros, comprobar las cantidades pendientes, ocultarlo o cancelarlo cuando corresponda y navegar entre pedidos.
Flujos recomendados
Pedido nominativo
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Ficha del cliente
Crearla o revisarla, con sus direcciones y contactos. Ver el manual de Clientes.
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Nuevo pedido
Seleccionar el cliente, la dirección y la persona de contacto.
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Líneas
Añadir artículos, tarifas o líneas libres.
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Revisar
Stock, cantidades, precios, descuentos, IVA, recargo e IRPF.
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Guardar y enviar
Guardar el pedido e imprimirlo o mandarlo por correo.
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Entregas
Registrar las entregas y consultar las unidades pendientes.
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Facturar y cobrar
Emitir la factura nominativa y registrar los cobros, completos o parciales.
Venta tipo ticket
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Crear la venta
Una venta tipo ticket, con los artículos o conceptos vendidos.
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Revisar
Precios e impuestos.
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Emitir
Guardar la operación e imprimir el ticket.
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Cobrar
Registrar el cobro.
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Stock
Los artículos quedan entregados y el stock actualizado; esas líneas no se mantienen en pedidos pendientes.