Manual de entradas y salidas libres de almacén
Los ajustes de existencias que no vienen de una compra ni de una venta: roturas, mermas, recuentos y correcciones, con su motivo y su rastro.
Las entradas y salidas libres —también llamadas movimientos manuales— aumentan o disminuyen las existencias de un artículo sin usar un pedido de cliente, una recepción de proveedor ni un albarán. Están pensadas para ajustes excepcionales.
Cada movimiento queda registrado con su fecha, artículo, cantidad, tipo y motivo, y modifica automáticamente el stock actual. Funcionan en modo local y mediante microservicios, y quedan separados por empresa.
Entrada libre y salida libre
Entrada: stock nuevo = stock anterior + cantidad. Con 20 unidades y una entrada de 5, quedan 25.
Salida: stock nuevo = stock anterior − cantidad. Con 20 unidades y una salida de 3, quedan 17.
La cantidad se introduce siempre como un número positivo. Es el tipo de movimiento —entrada o salida— el que determina si suma o resta.
Cuándo utilizarlas
Una entrada libre sirve para regularizaciones positivas de inventario, unidades encontradas en un recuento, devoluciones de clientes que vuelven físicamente al almacén, productos recuperados o reparados, material recibido sin pedido a proveedor, muestras recibidas, donaciones, incorporación puntual de existencias, productos terminados de una fabricación sencilla o corrección de una salida registrada por error.
Ejemplo: durante el inventario el sistema indica 18 unidades y se cuentan 21. Se registra una entrada libre de 3 con el motivo Regularización positiva por inventario.
Una salida libre sirve para roturas, mermas, productos caducados, pérdidas o extravíos, consumo interno, muestras comerciales, regalos o donaciones, material usado en una reparación interna, regularizaciones negativas, corrección de una entrada registrada por error, retirada de productos defectuosos o material no entregado mediante un pedido de cliente.
Ejemplo: el sistema indica 10 unidades pero una está rota y no puede venderse. Se registra una salida libre de 1 con el motivo Rotura durante manipulación en almacén.
Cuándo no deben utilizarse
Los movimientos libres no sustituyen a los procesos normales de almacén. Usarlos para una compra o para una venta rompe la relación con el pedido y deja descuadradas las cantidades pendientes.
| Operación | Proceso que corresponde |
|---|---|
| Compra solicitada al proveedor | Pedido a proveedor |
| Mercancía que llega del proveedor | Recepción de mercancía |
| Venta solicitada por un cliente | Pedido de cliente |
| Entrega física al cliente | Entrega o albarán |
| Existencias al empezar a usar el programa | Unidades de inicio de stock |
| Ajuste excepcional | Entrada o salida libre |
Tampoco deben usarse para registrar facturas de compra o ventas, ni para modificar cantidades pendientes de entrega o de recibir.
Registrar un movimiento
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Abrir el artículo
Desde el listado de artículos, editarlo.
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Elegir el tipo
Pulsar Entradas manuales o Salidas manuales.
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Cantidad y motivo
Introducir la cantidad y escribir por qué se hace el ajuste.
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Guardar
El movimiento queda registrado y el stock, recalculado.
El artículo debe estar guardado previamente: no se puede registrar un movimiento sobre un artículo nuevo que todavía no tiene identificador.
Después de guardar se recalculan las entradas o salidas acumuladas, el stock actual y el stock disponible, y la ficha vuelve a cargar los valores actualizados.
Los datos del movimiento
El artículo se vincula solo, al abrirse desde su ficha, y el tipo —ENTRADA o SALIDA— se asigna según el botón utilizado. Ninguno de los dos hay que escribirlo.
La cantidad es obligatoria y debe ser mayor que cero. Se admiten unidades enteras (5) y decimales, con coma o con punto (2,5 o 2.5). No se admiten cantidades vacías, cero, valores negativos ni texto que no sea un número.
Para corregir una salida de 5 unidades no se registra una salida de −5: se registra una entrada de 5.
El motivo explica por qué se modifica el stock. Aunque la aplicación permite guardar sin él, conviene informarlo siempre y que sea claro:
| Motivos útiles | Motivos que no dicen nada |
|---|---|
| Rotura durante el transporte interno | Ajuste |
| Regularización positiva del inventario de septiembre | Varios |
| Muestra entregada al comercial | Otros |
| Devolución del cliente, producto en buen estado | Corrección |
La fecha y la hora se generan solas al guardar. El formulario actual no permite introducir una fecha anterior: el movimiento queda registrado en el momento en que se hace.
Repercusión en el stock
Stock actual = unidades iniciales − entregadas a clientes + recibidas de proveedores + entradas manuales − salidas manuales
La ficha muestra la suma de todas las entradas manuales y la de todas las salidas manuales registradas para el artículo. Los dos son campos calculados y bloqueados.
El stock disponible se recalcula teniendo en cuenta lo comprometido: es el stock actual menos las unidades pendientes de entrega. Una entrada manual puede aumentarlo y una salida puede reducirlo.
Las unidades pendientes de recibir de un proveedor no se incorporan al stock por registrar una entrada libre. Para conservar la relación con el pedido hay que recibirlas desde el proceso de recepción de mercancía.
Corrección de errores
Los listados son históricos: no tienen botones para editar ni eliminar un movimiento. Si se registra uno incorrecto, se compensa con el movimiento contrario.
- Entrada de 4 unidades registrada por error → salida de 4, con el motivo Corrección de entrada manual registrada por error.
- Salida de 3 unidades registrada por error → entrada de 3, con el motivo Corrección de salida manual registrada por error.
Así se mantiene la trazabilidad y no se altera el histórico.
Listados de entradas y de salidas
Entradas y salidas se muestran en listados separados, para facilitar el control. Cada fila presenta la fecha y hora, el nombre del artículo, el motivo y las unidades.
El de salidas es el que sirve para revisar roturas, mermas, consumos internos, muestras, regularizaciones negativas y otras salidas excepcionales.
Búsqueda, filtros y paginación
El buscador de la cabecera localiza texto en el nombre del artículo y en el motivo, mientras se escribe: monitor muestra los movimientos de ese artículo, rotura los que llevan esa palabra en el motivo, inventario las regularizaciones.
El filtro por fechas admite solo la inicial, solo la final o las dos: del 01/09 al 30/09 para los movimientos de septiembre, desde el 01/01 para todo el año, hasta el 31/03 para lo anterior a esa fecha. Si la fecha inicial es posterior a la final, el filtro no se aplica bien y hay que corregir el intervalo.
La búsqueda avanzada combina fecha desde y hasta, nombre del artículo, motivo y unidades desde y hasta. Por ejemplo: salidas del 01/09 al 30/09, motivo rotura, entre 1 y 10 unidades. La pantalla valida que la fecha inicial no sea posterior a la final, que las unidades sean números válidos y que el mínimo no supere al máximo. El botón Limpiar borra todos los criterios.
Los listados muestran nueve movimientos por página, e indican abajo el total de movimientos filtrados, la página actual, el número de páginas y los botones de anterior y siguiente. Al aplicar una búsqueda nueva se vuelve a la primera página.
Impresión y exportación
Imprimir genera un PDF con los movimientos que cumplen los filtros actuales, indicando el tipo de listado, el rango de fechas y, por cada movimiento, fecha, artículo, motivo y unidades. Si el listado está filtrado se imprime solo el resultado filtrado.
Exportar genera un CSV compatible con Excel —entradas_manuales.csv o
salidas_manuales.csv— con fecha, artículo, motivo y unidades, respetando también los
filtros activos. Los saltos de línea y separadores que pueda contener el motivo se adaptan para no
romper el archivo.
Diferencia con el stock inicial
Las unidades iniciales se utilizan una sola vez, para indicar las existencias con las que se empieza a trabajar: si al implantar el programa hay 50 unidades, se introduce 50.
Ese campo no se modifica cada vez que cambia el inventario. Después del alta se usan recepciones de proveedor, entregas a clientes y movimientos manuales. Cambiar continuamente las unidades iniciales destruye la trazabilidad.
Diferencia con recepciones y entregas
| Recepción o entrega | Movimiento libre | |
|---|---|---|
| Documento | Va ligada a un pedido de proveedor o de cliente. | No necesita pedido. |
| Pendientes | Reduce lo pendiente de recibir o de entregar. | No toca las cantidades pendientes. |
| Trazabilidad | Guarda proveedor o cliente, referencias y parciales. | Solo deja el motivo escrito. |
| Documentación | Puede formar parte de un albarán o una factura. | No genera albarán ni factura. |
| Stock | Lo actualiza. | Lo actualiza. |
Si existe un pedido a proveedor, hay que usar la recepción. Y nunca se debe usar una salida libre para entregar un pedido a un cliente.
Relación contable
Las entradas y salidas libres modifican las unidades de almacén, pero no generan automáticamente facturas, pagos o cobros, asientos contables, ni documentos de compra o de venta.
Si una regularización tiene repercusión contable, hay que registrarla además por el procedimiento contable que corresponda. El listado de movimientos aporta la información para justificar después el ajuste. Ver la contabilidad.
Recuento de inventario
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Consultar
Ver el stock actual del artículo en el programa.
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Contar
Contar físicamente las unidades y calcular la diferencia.
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Ajustar
Si el recuento es superior, entrada; si es inferior, salida.
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Justificar
Indicar la fecha o la campaña de inventario en el motivo.
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Comprobar
Revisar el nuevo stock e imprimir o exportar los movimientos de regularización.
Ejemplo: stock en SigPyme 100, recuento físico 96, diferencia −4. Se registra una salida manual de 4 con el motivo Regularización inventario 30/09/2026.
Buenas prácticas
- Informar siempre un motivo comprensible.
- No utilizar cantidades negativas.
- Corregir los errores con el movimiento contrario.
- No sustituir recepciones ni entregas por movimientos libres.
- Usar las unidades iniciales solo al comenzar.
- Hacer inventarios periódicos y revisar las salidas por rotura, pérdida o merma.
- Imprimir o exportar los ajustes importantes.
- Comprobar el stock después de cada regularización.
- Usar criterios comunes para los motivos.
Motivos normalizados que funcionan bien: REGULARIZACIÓN INVENTARIO, ROTURA,
MERMA, CONSUMO INTERNO, MUESTRA COMERCIAL,
DEVOLUCIÓN DE CLIENTE, CORRECCIÓN DE MOVIMIENTO y
PRODUCTO TERMINADO.
Flujo recomendado
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Abrir la ficha
La del artículo que hay que ajustar.
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Tipo
Pulsar Entradas manuales o Salidas manuales, según corresponda.
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Cantidad
Introducir una cantidad mayor que cero.
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Motivo
Escribir por qué se hace, con un criterio común.
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Guardar
Y comprobar el stock actualizado.
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Verificar
Consultar el listado, o exportarlo si el ajuste hay que justificarlo.
Con este procedimiento queda un histórico claro de todos los ajustes de existencias que no proceden de los circuitos normales de compra y venta.