Manual de presupuestos
Preparar la oferta, enviarla en PDF, seguir su respuesta y, si el cliente la acepta, convertirla en pedido sin volver a escribir nada.
El módulo Presupuestos prepara ofertas comerciales antes del pedido: cliente, dirección de entrega y contacto, artículos de Tarifas o líneas libres, descuentos e impuestos, PDF y envío por correo.
Cada presupuesto se clasifica como pendiente, aceptado o negativo, y cuando el cliente dice que sí, Crear pedido lo convierte en pedido de cliente sin volver a escribir los datos.
Listado de presupuestos
Cada fila muestra fecha, número, cliente, importe total, estado del envío, estado comercial y los botones de editar, visualizar y enviar.
| Estado comercial | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Aún no hay respuesta definitiva. |
| Aceptado | El cliente ha aprobado el presupuesto. |
| Negativo | El cliente lo ha rechazado o la operación no sigue. |
El estado se cambia directamente desde el listado y queda guardado.
La columna Enviado indica Sí o No; una vez enviado, el botón pasa de Enviar a Reenviar. Depende del sistema:
- macOS: se abre un borrador en Mail con el PDF adjunto. Como abrir el borrador no garantiza que se pulse «Enviar», no se marca como enviado automáticamente.
- Windows: se usa la pantalla de correo de SigPyme y, cuando confirma el envío, queda como Enviado: Sí.
Búsqueda, filtros y ordenación
El buscador rápido localiza por número, razón social del cliente o población, y los campos Desde y Hasta limitan el periodo. Se combinan: por ejemplo, los presupuestos de un cliente en un mes concreto.
Las flechas de las cabeceras ordenan, ascendente o descendente, por fecha, número, razón social, total, enviado y estado. El listado está paginado.
Crear un presupuesto
Se pulsa Nuevo presupuesto. SigPyme prepara la empresa activa, el usuario, las fechas de creación y modificación, y asigna el número correlativo al guardar. Los presupuestos nuevos empiezan como Enviado: No y en estado Borrador; después, desde el listado, pasan a pendiente, aceptado o negativo.
Cliente, dirección y contacto
Al elegir el cliente se cargan sus datos de la ficha de cliente: razón social, nombre comercial, NIF o CIF, dirección fiscal, código postal, localidad, provincia, teléfono, correo y comercial asignado. Conviene tener esa ficha al día.
Además se puede elegir una dirección de entrega y una persona de contacto con su teléfono y correo, sacadas también de la ficha del cliente. Así se prepara un presupuesto para una sede, obra, establecimiento o persona concreta aunque se facture a la dirección fiscal.
Los datos elegidos quedan guardados en el propio presupuesto: si después cambia la ficha del cliente, el presupuesto conserva los datos con los que se hizo.
Descripción e IRPF
La descripción general recoge el objeto del presupuesto, el nombre del proyecto, el servicio ofrecido, las condiciones generales o la referencia que pide el cliente. Si corresponde, se indica el porcentaje de IRPF y SigPyme recalcula su importe en los totales.
Artículos desde Tarifas
La ficha muestra los artículos de Tarifas, que se buscan por nombre o descripción, referencia, código de barras, familia y subfamilia. Al añadir uno se incorporan su referencia, descripción, coste, precio de venta, tipo de IVA y, si corresponde, recargo de equivalencia. Después se ajustan cantidad, precio o descuento.
Así no se escriben una y otra vez los mismos productos y se mantienen coherentes artículos, precios e impuestos.
Líneas libres
Nueva línea presupuesto libre añade un concepto que no está en Tarifas: trabajos personalizados, servicios puntuales, desplazamientos, mano de obra, materiales poco habituales, textos informativos o partidas por concretar. Descripción, cantidad, precio, descuento e impuestos se escriben a mano.
Para pasar al pedido, una línea necesita cantidad y precio mayores que cero. Una línea informativa sin cantidad o sin precio puede quedarse en el presupuesto, pero no llega al pedido como línea facturable.
Editar líneas y totales
Las líneas aparecen en la parte inferior de la ficha. Cada una se puede editar, cambiar de cantidad o precio, aplicar descuento, modificar su IVA o eliminarse, y los totales se recalculan al momento.
El presupuesto muestra base imponible, descuento total, IRPF, IVA, recargo de equivalencia y total final. Cada línea guarda su cantidad, precio, descuento, base e impuestos, de modo que el detalle pasa luego al pedido tal cual.
Antes de enviar o convertir en pedido, revisa cantidades, precios, tipos de IVA y descuentos, y que el total coincida con la oferta que quieres presentar.
Guardar
Guardar registra los cambios y cierra la ficha. En un presupuesto nuevo se asigna el siguiente número, se registran la empresa, el usuario y la fecha de creación, y queda como no enviado y en borrador. Al modificar uno existente se conservan su número y su fecha de creación. Cerrar sin guardar descarta los últimos cambios.
Visualizar e imprimir
El botón de visualización del listado genera el PDF completo: datos de la empresa, número y fecha, datos fiscales del cliente, dirección de entrega, contacto, descripción, líneas con cantidades, precios y descuentos, impuestos y totales. Necesita al menos una línea. Desde el PDF se revisa, se guarda en otra carpeta, se imprime o se comparte.
Enviar por correo
Al pulsar Enviar, SigPyme recupera el presupuesto y sus líneas, comprueba que tiene número, genera el PDF, toma el correo del cliente o del contacto elegido y prepara el mensaje con el asunto Presupuesto [número] y el PDF adjunto.
Antes, comprueba que el cliente tiene un correo válido, que el presupuesto tiene líneas y el número correcto, y que el PDF muestra los importes esperados.
Crear un pedido
Crear pedido convierte el presupuesto en un pedido de cliente para no volver a introducir los datos cuando se acepta la oferta.
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Revisar
Abrir el presupuesto y comprobar cliente, datos fiscales, dirección de entrega, contacto, cantidades, precios, descuentos e impuestos.
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Guardar
Guardar los últimos cambios.
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Aceptar
Marcar el presupuesto como Aceptado.
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Convertir
Pulsar Crear pedido y leer el mensaje de confirmación.
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Seguir
Continuar la gestión desde el listado de Pedidos de clientes.
El pedido recibe cliente, razón social, NIF o CIF, dirección, código postal, población, provincia, país, teléfono, correo, contacto, comercial, descripción, fecha, IRPF, base imponible, descuentos, total, empresa, usuario y las líneas facturables, además de la referencia del presupuesto para identificarlo.
- Si el cliente tiene NIF o CIF, el pedido se crea como nominativo; si no, como simplificado.
- El pedido nace no facturado, listo para seguir su gestión.
Antes de crearlo, SigPyme revisa las líneas. Si alguna tiene cantidad o precio iguales o menores que cero, muestra cuáles son y deja elegir: Continuar crea el pedido solo con las líneas válidas, y Cancelar vuelve al presupuesto para corregirlas.
Crear pedido no exige que el presupuesto esté aceptado: por orden comercial, márcalo como Aceptado antes. Y púlsalo una sola vez: cada pulsación genera un pedido nuevo a partir del mismo presupuesto.
Flujo recomendado
- Crear el presupuesto y elegir cliente, dirección y contacto.
- Añadir artículos o líneas libres y revisar descuentos, IVA, recargo e IRPF.
- Guardar, visualizar el PDF y enviarlo al cliente.
- Marcarlo como Pendiente mientras llega la respuesta.
- Pasarlo a Aceptado o Negativo.
- Si se acepta, abrirlo y pulsar Crear pedido.
- Seguir con la preparación, la entrega y la facturación desde Pedidos de clientes.
Local y nube
Los presupuestos funcionan igual en local y en la nube. En ambos casos guardan la empresa, el usuario, el comercial asignado y las fechas de creación y modificación, para que los datos de distintas empresas no se mezclen y se sepa quién hizo cada operación.
En la nube hace falta la sesión iniciada y vigente; si ha caducado, hay que volver a entrar antes de consultar, guardar, enviar o convertir presupuestos.