Manual Actualizado el 16 de septiembre de 2026

Manual de pedidos a proveedores

Pedir no es recibir: el stock solo sube cuando se registra la recepción. Cómo se prepara la orden de compra, por qué importa la referencia del proveedor y cómo se controla lo que falta por llegar.

El módulo Pedidos a proveedores prepara órdenes de compra, las envía al proveedor, controla la mercancía pendiente de recibir y registra las recepciones que aumentan el stock.

Está relacionado con las fichas de proveedores, los artículos de almacén y su relación con cada proveedor, las referencias que usa el proveedor, las direcciones de entrega, las entradas de almacén, las recepciones parciales y completas, las facturas recibidas, los pagos y la contabilidad.

Acceso a pedidos de proveedor

Desde Proveedores/Compras › Pedidos proveedor se abre el listado, donde se puede ver todos los pedidos, buscar por proveedor, NIF, código, referencia o dirección de entrega, ordenar los resultados, crear un pedido, abrir y editar uno existente, visualizar la orden de compra, enviarla por correo, eliminarla con el botón de papelera, consultar las cantidades pedidas y recibidas y comprobar qué mercancía continúa pendiente.

Cada empresa solo consulta y modifica sus propios pedidos.

Dirección de entrega

Antes de crear pedidos conviene configurar la dirección habitual de recepción. Desde Proveedores/Compras › Configuración se define el nombre o lugar de entrega, la dirección, el código postal, la población, la provincia, el país, la persona de contacto y su correo electrónico.

Esa información se carga automáticamente al crear un pedido nuevo, y evita escribir una y otra vez la dirección del almacén, la tienda, la oficina o el centro de trabajo donde se reciben las compras.

Aunque exista una dirección predeterminada, puede cambiarse en cada pedido: para enviar la mercancía a otro almacén, a una tienda, a una obra, a la sede de un cliente, a un centro de producción, a una delegación o a cualquier dirección alternativa.

Crear un pedido

1. Nuevo pedido

   Desde Pedidos proveedor, pulsar Nuevo pedido.

2. Entrega

   Comprobar la dirección cargada e introducir la fecha prevista de entrega, si se conoce.

3. Proveedor

   Seleccionarlo y revisar sus datos.

4. Artículos

   Añadirlos e indicar cantidades, IVA y precios.

5. Observaciones

   Añadir las instrucciones que necesite el proveedor.

6. Guardar

   Registrar el pedido.

7. Entregarlo

   Visualizar la orden y enviarla por correo o imprimirla.

La aplicación asigna sola el número de pedido, el identificador único, la fecha, la empresa propietaria, el usuario de creación y las fechas de creación y modificación. El número no se introduce a mano: al guardar un pedido nuevo, la aplicación recupera el número asignado y lo muestra en la ficha.

Selección del proveedor

El campo Proveedor busca y selecciona una ficha existente. Al elegirlo se cargan su código, razón social o nombre comercial, NIF, teléfono, correo electrónico, cuenta contable, cuenta de cargo y las referencias y artículos relacionados. El pedido queda vinculado a ese proveedor.

Si los datos fiscales o de contacto no son correctos, hay que actualizarlos en su ficha para que queden bien en los pedidos posteriores.

Artículos del proveedor

Al seleccionar un proveedor, la ficha muestra automáticamente los artículos relacionados con él. El bloque Artículos del proveedor en almacén permite preparar el pedido sin buscar a mano en todo el catálogo. De cada artículo puede mostrarse la referencia interna, la descripción, la referencia del proveedor, el coste y la acción para añadirlo al pedido.

Para que un artículo aparezca ahí, debe estar relacionado con ese proveedor en la ficha del artículo. La relación puede incluir el identificador y el nombre del proveedor, la referencia interna del artículo, la referencia que usa el proveedor, el coste habitual, la activación para compras e información comercial adicional. Sirve para saber a quién se compra cada producto y qué código utiliza.

Referencia interna y referencia del proveedor

Un artículo puede tener dos referencias, y conviene no mezclarlas:

Configurar la referencia del proveedor

En la ficha del artículo: seleccionar el proveedor, introducir la referencia que utiliza, indicar el coste habitual, activar el artículo para compras si corresponde y guardar. A partir de ahí, al elegir ese proveedor en un pedido, el artículo aparecerá en su listado con la referencia correspondiente.

Líneas, totales y observaciones

Desde el bloque de artículos del proveedor se localiza el artículo, se revisan su referencia y descripción, se pulsa Añadir, se indican las unidades, se revisan el tipo de IVA y el precio o coste unitario, y se confirma. La línea pasa al bloque Líneas del pedido.

Cada línea puede contener referencia interna, descripción, referencia del proveedor, unidades solicitadas, tipo de IVA, precio o coste unitario, total, unidades recibidas y estado de recepción. Desde sus acciones se puede editarla, cambiar cantidad o precio, revisar el IVA, eliminarla o comprobar lo recibido.

La ficha muestra el número de líneas, las unidades pedidas, el importe total, el IVA aplicado y el total del pedido, que conviene revisar antes de guardar y enviar.

El campo Observaciones sirve para las instrucciones al proveedor: fecha límite de entrega, horario de recepción, persona de contacto, condiciones de transporte, forma de embalaje, referencia interna, instrucciones especiales o lugar exacto de descarga. Pueden aparecer en el documento enviado.

Guardar el pedido

Guardar registra el pedido y cierra la ficha; Guardar sin cerrar registra los cambios y permite seguir trabajando; Cerrar sin guardar descarta lo pendiente.

Antes de guardar conviene comprobar proveedor, dirección de entrega, fecha, artículos, referencias, cantidades, precios, IVA y observaciones.

Visualizar e imprimir la orden

El botón Visualizar genera el documento del pedido, y permite revisar los datos de la empresa y del proveedor, el número y la fecha, la dirección de entrega, la fecha prevista, los artículos con sus referencias internas y del proveedor, las cantidades, los precios, el IVA, los totales y las observaciones. Conviene visualizarlo siempre antes de enviarlo.

Desde la visualización se imprime. En macOS se abre el diálogo de impresión del sistema, donde se selecciona impresora, tamaño y orientación, se indica el número de copias y se imprime o se guarda como PDF. En Windows se utiliza el sistema de impresión de Windows, con selección de impresora, copias, tamaño y orientación, impresión física o en PDF si está disponible.

Enviar el pedido por correo

Desde el listado, el botón Correo prepara la orden para enviarla al proveedor. El destinatario sale del correo guardado en su ficha.

En macOS se utiliza Mail: la aplicación prepara destinatario, asunto, texto y la orden de compra adjunta, y el usuario revisa y pulsa Enviar. En Windows se utiliza el correo configurado en la aplicación, con cuenta remitente, destinatario, asunto, mensaje y PDF adjunto; si no hay configuración de correo, hay que completarla antes.

Comprobaciones antes de enviar

Proveedor correcto y su correo electrónico; dirección de entrega y persona de contacto; número, fecha y fecha prevista; artículos y referencias del proveedor; cantidades, costes, IVA y totales; y las observaciones. Y que el PDF contiene todas las líneas y pertenece al proveedor seleccionado.

Editar y eliminar un pedido

El botón Editar abre de nuevo la ficha, donde se pueden modificar la fecha prevista, la dirección de entrega, el contacto, las observaciones, los artículos, las cantidades, los precios y el IVA.

El botón de papelera borra el pedido cuando la operación esté autorizada. Antes hay que comprobar si ya se envió al proveedor, si existen recepciones, si hay mercancía incorporada al stock, si existe una factura recibida relacionada y si tiene registros contables. Si ya hay movimientos posteriores, es preferible conservarlo o cancelarlo operativamente para mantener la trazabilidad.

Relación con el almacén

Crear un pedido a proveedor no aumenta el stock. Mientras la mercancía no haya llegado, las unidades se consideran pedidas, pendientes de recibir y no disponibles como stock real.

El pedido sirve para conocer las entradas futuras, pero el stock solo sube cuando se registra la recepción. Ver la gestión de almacén.

Pedidos pendientes de recibir

Los pedidos guardados con unidades no recibidas aparecen en Almacén › Entradas › Pedidos pendientes de recibir de proveedores, un listado que permite consultar la mercancía que se espera.

Puede mostrar el número de pedido, la fecha y la fecha prevista, el proveedor, el artículo con su referencia interna y la del proveedor, la descripción, y las unidades pedidas, recibidas y pendientes. Se puede filtrar por fecha inicial y final, número de pedido, proveedor, artículo, referencia interna y referencia del proveedor, y ordenar para localizar rápidamente las entregas esperadas.

Recepción de mercancía

1. Abrir pendientes

   Ir a los pedidos pendientes de recibir y localizar el pedido.

2. Seleccionar

   Elegir la línea que ha llegado.

3. Unidades

   Indicar las unidades recibidas y confirmar la recepción.

4. Comprobar

   Revisar las unidades pendientes y la actualización del stock.

Recepción completa

Se reciben todas las unidades solicitadas. Por ejemplo: pedidas 10, recibidas 10, pendientes 0. La línea deja de aparecer como pendiente y el stock aumenta en 10 unidades.

Recepción parcial

Solo llega una parte. Por ejemplo: pedidas 10, primera recepción 4, pendientes 6. El stock aumenta en 4 unidades, se registra la recepción, se mantienen 6 pendientes y la línea sigue en el listado de pendientes. Cuando llegan las 6 restantes, el stock aumenta otras 6, el total recibido pasa a 10, la cantidad pendiente pasa a 0 y la línea queda completada.

Varias recepciones

Un pedido puede recibirse en varias entregas. Cada recepción conserva su fecha, el pedido, el proveedor, el artículo, la cantidad pedida, la recibida en esa entrada, el total acumulado y la cantidad pendiente. Eso permite comprobar el historial de entregas del proveedor.

Historial de recepciones

Desde Almacén › Entradas › Recepciones de proveedores se consulta la mercancía ya recibida: fecha de recepción, número de pedido, proveedor, artículo con sus dos referencias, descripción, cantidad pedida y cantidad recibida. Sirve para comprobar albaranes, resolver diferencias y revisar entradas de stock.

Efecto sobre el stock, operación por operación

La entrada física de la mercancía y la factura son procesos distintos.

Artículo, facturas recibidas y pagos

La ficha del artículo puede mostrar el proveedor asignado, la referencia del proveedor, el coste, las unidades pedidas, recibidas y pendientes de recibir, el stock actual, el stock disponible y la activación para compras. Con los pedidos y las recepciones se calcula la disponibilidad futura.

Una factura recibida puede corresponder a uno o a varios pedidos. Antes de registrarla o validarla conviene comprobar que el proveedor coincide, que las referencias coinciden, que las cantidades facturadas se corresponden con las pedidas, que los precios coinciden, que la mercancía ha sido recibida y que las bases e impuestos son correctos.

Registrar la factura no aumenta el stock: el stock ya se actualizó con la recepción. Ver el manual de la ficha de proveedores.

Cuando lo recibido no coincide

Si la mercancía recibida no coincide con el pedido: registrar solo la cantidad realmente recibida, mantener el resto pendiente, añadir observaciones, contactar con el proveedor, comparar su referencia, revisar el albarán y no marcar como completa una recepción parcial.

Si llega más mercancía de la pedida, hay que revisarlo antes de registrarla, para evitar errores de stock y de facturación.

Si no aparecen los artículos del proveedor

Cuando se selecciona un proveedor y no aparece ningún artículo: comprobar que el artículo existe, abrir su ficha, verificar que está activado para compras, asignar el proveedor, introducir su referencia, revisar el coste, guardar y volver a abrir o actualizar el pedido.

Si un artículo aparece con el proveedor equivocado: abrir la ficha del artículo, revisar el proveedor asignado, corregir la relación, revisar referencia y coste, guardar y actualizar el pedido. La relación correcta es lo que hace que cada proveedor muestre únicamente sus artículos.

Flujo completo recomendado

1. Proveedor

   Crear o revisar su ficha y asignarle cuenta contable y contrapartida.

2. Artículos

   Relacionarlos con el proveedor e introducir las referencias que él utiliza.

3. Entrega

   Configurar la dirección predeterminada de recepción.

4. Pedido

   Crearlo, seleccionar el proveedor, añadir sus artículos y revisar cantidades, costes e IVA.

5. Enviarlo

   Guardar, visualizar la orden y enviarla por correo o imprimirla.

6. Seguimiento

   Consultarlo en pendientes de recibir.

7. Recepciones

   Registrar las recepciones reales, comprobar lo pendiente y revisar el historial.

8. Factura y pago

   Registrar la factura recibida, añadir vencimientos y pagos, y contabilizar cuando corresponda.

Buenas prácticas

• Mantener actualizadas las referencias del proveedor.
• No aumentar el stock al crear un pedido.
• Registrar únicamente la mercancía recibida físicamente.
• Utilizar recepciones parciales cuando corresponda.
• No marcar una línea como completa si faltan unidades.
• Revisar el historial antes de registrar una segunda recepción.
• Comparar pedido, albarán y factura.
• No eliminar pedidos con recepciones o facturas relacionadas.
• Verificar el PDF antes de enviarlo.
• Mantener actualizados el correo y los contactos del proveedor.