Manual de cuentas contables
El plan contable sobre el que se apoya todo lo demás: cómo se crean las cuentas, cómo las clasifica el programa y por qué cada cliente y cada proveedor debe tener la suya.
El módulo de Cuentas mantiene el plan contable de la empresa, que es la base sobre la que se apoyan los asientos, las automatizaciones y los informes. Una numeración ordenada aquí evita errores después en facturas, cobros, pagos, impuestos y balances.
Para qué se usan las cuentas
Las cuentas del plan contable se emplean en los asientos, en las facturas emitidas y recibidas, en clientes y proveedores, en cobros y pagos, en caja y bancos, en el IVA repercutido y soportado, en las retenciones, en compras, ventas y gastos, en las automatizaciones contables y en el Libro Mayor, los balances y el resto de informes.
El plan de cuentas es común para la contabilidad de la empresa y no depende de un ejercicio concreto. Los movimientos sí se organizan por ejercicio y fecha, pero las cuentas siguen disponibles de un año a otro.
Listado y ordenación
La pantalla principal muestra el código contable, la descripción, el NIF asociado cuando corresponde, el identificador interno y las acciones de edición y borrado. Se muestran hasta 100 cuentas por página, con navegación entre páginas.
Las cuentas se ordenan por código, descripción o NIF. La opción general de ordenar por código es la que permite ver juntas las cuentas de una misma rama contable.
Búsqueda rápida y avanzada
El buscador rápido localiza por código, descripción, NIF, tipo de cuenta y naturaleza, aplicándose mientras se escribe. El botón Ver todo retira los filtros y recupera el plan completo.
La búsqueda avanzada combina criterios: código que empiece por un prefijo, número mínimo y máximo de dígitos, texto en la descripción, NIF, tipo de cuenta, naturaleza deudora o acreedora, y mostrar solo cuentas con NIF.
Sirve, por ejemplo, para sacar todas las que empiecen por 430, las de ocho dígitos, las
que contengan «cliente» en la descripción, las de tipo gasto, las de naturaleza acreedora o las
asociadas a un tercero por su NIF. La pantalla valida que el prefijo sean solo números y que el
intervalo de dígitos sea coherente.
Crear una cuenta contable
Con Nueva cuenta se abre la ficha.
Código contable
Identifica la cuenta dentro del plan. En la ficha actual debe tener exactamente ocho dígitos: el campo solo admite números, limita la longitud, muestra un contador e indica visualmente cuándo se han completado los ocho. No puede repetirse un código que ya exista.
Descripción
Es obligatoria, y conviene que identifique bien la cuenta: Ventas de mercaderías, Compras de materiales, Caja, Banco principal, o el nombre del cliente o proveedor. En almacenamiento local se comprueba además que no exista otra cuenta con la misma descripción.
Identificador interno
Cada cuenta tiene un identificador propio que genera la aplicación. No es el número contable y no debe modificarse: se usa internamente para localizar y actualizar la cuenta con seguridad.
NIF
El NIF se muestra como dato de consulta y bloqueado. Aparece cuando la cuenta está relacionada con un cliente, un proveedor u otro tercero, y esa vinculación se hace desde la ficha correspondiente, no escribiendo el NIF aquí.
Tipo y naturaleza
El tipo clasifica la cuenta como activo, pasivo, patrimonio neto, gasto, ingreso u otros, y ayuda a organizar el plan y a preparar informes y automatizaciones.
La naturaleza indica el comportamiento habitual, deudora o acreedora. No impide hacer movimientos en el Debe o en el Haber: sirve para clasificar y validar.
Cuenta auxiliar y cuenta bloqueada
Auxiliar identifica las cuentas de mayor nivel de detalle, y la aplicación propone esa clasificación según la longitud y la estructura del código.
Bloqueada marca el estado informativo de la cuenta. Antes de usarlo como prohibición completa de movimientos conviene comprobar que el proceso concreto —asientos, facturación o automatización— aplique esa restricción.
Clasificación automática
Al completar el código, la aplicación propone el tipo y la naturaleza más habituales según el Plan General Contable:
| Cuenta | Tipo | Naturaleza |
|---|---|---|
| Grupo 1 | Patrimonio neto | Acreedora |
| Grupos 2 y 3 | Activo | Deudora |
| 43 y 44 | Activo | Deudora |
| Resto del grupo 4 (determinadas) | Pasivo | Acreedora |
| 57 | Activo | Deudora |
| Grupo 6 | Gasto | Deudora |
| Grupo 7 | Ingreso | Acreedora |
| 472 — IVA soportado | Activo | Deudora |
| 477 — IVA repercutido | Pasivo | Acreedora |
| 470 y 473 — Hacienda Pública deudora | Activo | Deudora |
| 475 y 476 — Hacienda Pública o Seguridad Social acreedora | Pasivo | Acreedora |
La propuesta es una ayuda, no una imposición. Si lo introducido no coincide con lo esperado, la aplicación muestra un aviso con la clasificación actual, la sugerida, la naturaleza sugerida y si debería ser auxiliar. Se puede cancelar para revisar o confirmar que se quiere conservar lo elegido.
Jerarquía de cuentas
La aplicación calcula el nivel de la cuenta, su código padre y si es auxiliar. El código padre sale de los primeros dígitos, lo que permite reconocer a qué grupo, subgrupo o rama pertenece.
Aunque la ficha exige ocho dígitos, la jerarquía interna relaciona cada cuenta con sus prefijos contables.
Editar una cuenta
Desde el listado se abre cualquier cuenta con el botón de edición. Se pueden modificar el código, la descripción, el tipo, la naturaleza, la condición de auxiliar y el estado de bloqueada. El NIF sigue bloqueado, porque esa relación se mantiene desde la ficha del cliente o proveedor. Al guardar se vuelven a aplicar las validaciones de código, descripción y clasificación.
No cambies el código de una cuenta que ya tenga movimientos sin revisar antes las consecuencias contables.
Borrar una cuenta
Cada registro tiene su papelera, con confirmación previa. Como criterio contable, solo deberían borrarse cuentas que no tengan apuntes, no estén asignadas a clientes o proveedores, no estén configuradas para IVA, IRPF, caja o bancos, y no las utilicen las automatizaciones.
Si una cuenta ya se ha usado, es preferible conservarla o marcarla como bloqueada.
Importación del plan contable
Importar admite archivos .xlsx, .xls y .csv.
Después se abre la pantalla para relacionar las columnas del documento con los campos de la
aplicación; los obligatorios son código y descripción, y la
aplicación intenta reconocer sola los encabezados que contengan palabras como «cuenta» o
«nombre».
Durante la importación se omiten las filas sin código, no se vuelve a crear una cuenta que ya exista, se genera el identificador de cada cuenta nueva y se calculan automáticamente su tipo, naturaleza, nivel, código padre y condición de auxiliar.
Al terminar, el resumen informa de las cuentas importadas, las filas omitidas por código vacío, las cuentas omitidas por existir ya y los errores encontrados.
Exportación e impresión
Exportar genera plan_contable.xlsx con el NIF, el código, la
descripción, el tipo, la naturaleza, el nivel, el código padre, la condición de auxiliar, el estado
de bloqueada y el ejercicio cuando consta.
Tanto la exportación como la impresión respetan los filtros activos. Así se puede sacar todo el plan, solo las cuentas de clientes, solo las de proveedores, solo gastos o ingresos, solo las que tienen NIF, o una rama concreta.
Relación con clientes
Desde la ficha de cliente se crea o se asigna su cuenta contable, habitualmente del grupo 430. La aplicación puede calcular el siguiente código disponible dentro del prefijo, crear la cuenta en el plan, relacionarla con el cliente, conservar el NIF como información de vinculación y utilizarla después en la contabilización de facturas, cobros y saldos pendientes.
Cada cliente debe tener su propia cuenta auxiliar si se quiere llevar un control contable individualizado.
Relación con proveedores
En la ficha de proveedor conviven dos conceptos que no hay que confundir:
| Cuenta contable del proveedor | Cuenta de cargo o contrapartida |
|---|---|
| Representa la deuda y los movimientos propios del proveedor, normalmente en el grupo 400 o el prefijo configurado. | Indica dónde se contabiliza la compra o el gasto: compras de mercaderías, transportes, servicios profesionales, arrendamientos, reparaciones, publicidad o suministros. |
| Se usa en facturas recibidas, pagos, saldos pendientes y asientos automáticos de compra. | Permite automatizar los asientos sin elegir la contrapartida en cada operación. |
Relación con la configuración contable
Las cuentas creadas aquí se asignan después en Configuración de Contabilidad, que las utiliza para definir el IVA repercutido y soportado por porcentaje, las retenciones practicadas y soportadas, las ventas, las compras y gastos, la caja, los bancos, los clientes, los proveedores, los cobros y pagos y el resto de cuentas de los asientos automáticos.
La configuración valida que los códigos indicados existan realmente en el plan, y permite crear automáticamente las cuentas básicas que falten e importar un plan inicial sin duplicar las existentes.
Recomendaciones de uso
- Definir primero la longitud de las cuentas en la configuración contable, y mantener una numeración uniforme.
- Usar cuentas auxiliares distintas para cada cliente y cada proveedor.
- No reutilizar una cuenta antigua para un tercero diferente.
- Revisar el tipo y la naturaleza que propone la aplicación.
- Configurar las cuentas de IVA, IRPF, caja y bancos antes de activar las automatizaciones.
- No borrar cuentas con movimientos históricos.
- Exportar el plan contable de vez en cuando como copia de control.
- Utilizar la búsqueda por prefijo para revisar grupos completos.
- Mantener descripciones claras y homogéneas.