Manual de Facturas emitidas
Una factura emitida no se toca: si hay un error, se rectifica o se anula. Cómo se emite desde un pedido, qué hace cada acción del listado y en qué se diferencian rectificar, anular y ocultar.
El módulo Facturas genera facturas desde pedidos de clientes, emite tickets o facturas simplificadas, crea facturas nominativas, las imprime, las envía por correo, registra cobros, rectifica documentos, los anula y permite consultar su estado.
Una factura emitida no se modifica. Una vez registrada no se edita para cambiar datos, líneas o importes, ni se borra para volver a hacerla. Si hay un error, lo que corresponde es emitir una factura rectificativa o, cuando proceda, anular el documento. La factura original se conserva siempre, y con ella el historial.
Acceso a Facturas
Desde Ventas › Facturas se abre el listado de facturas emitidas. Desde esa pantalla se pueden consultar todas las facturas, buscar por cliente, NIF, número, serie, fecha, pedido o importe, ordenar y filtrar por tipo y por estado, ver los datos completos de una factura, imprimirla, enviarla por correo, consultar o registrar cobros, actualizar su estado, rectificarla, anularla, remediarla cuando el estado lo permita, ocultarla del listado de trabajo, consultar su respuesta administrativa y obtener resúmenes de facturación.
Tipos de factura
Factura simplificada o ticket
Corresponde normalmente a una venta inmediata en la que el comprador no necesita figurar con todos sus datos fiscales: ventas de mostrador, operaciones de TPV, cobros inmediatos, clientes no identificados fiscalmente y operaciones en las que legalmente se permite emitir un ticket.
Incluye número y serie, fecha, datos de la empresa emisora, descripción de los artículos o servicios, cantidades, base imponible, tipo y cuota de IVA, total, código QR cuando corresponda e información legal de la factura.
En una venta tipo ticket, los artículos se consideran entregados en el momento de la venta.
Factura ordinaria o nominativa
Identifica completamente al cliente y debe contener razón social o nombre completo, NIF/CIF/NIE o VAT, dirección fiscal, país, número y serie, fecha de emisión, descripción de los productos o servicios, bases imponibles, tipos y cuotas de IVA, recargo de equivalencia si corresponde, retención de IRPF si corresponde, total, información de cobro, código QR e información legal aplicable.
Se utiliza cuando el cliente necesita una factura a su nombre o cuando la operación requiere una factura completa. Ver los tipos de operación en VeriFactu.
Facturar desde un pedido
La forma recomendada de emitir una factura es partir de un pedido de cliente.
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Localizar el pedido
En el listado de pedidos de clientes.
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Comprobar
Cliente, dirección, contacto y líneas.
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Revisar
Cantidades, precios, descuentos e impuestos.
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Facturar
Pulsar la acción de facturar y revisar el documento generado.
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Confirmar
Confirmar la emisión.
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Entregar el documento
Imprimirlo, enviarlo o registrar el cobro.
La aplicación utiliza los datos guardados en el pedido para formar la factura y mantiene la relación entre ambos documentos. Eso permite saber qué pedido originó la factura, qué líneas se facturaron, qué cliente corresponde, qué cantidades e importes se utilizaron, si existe un cobro asociado y si el pedido ya ha sido facturado.
Cuándo sale ticket y cuándo nominativa
Un pedido se factura como ticket cuando se trata de una venta simplificada y no contiene los datos fiscales completos de un cliente nominativo: no se selecciona un cliente fiscal completo, la venta es inmediata, los artículos se consideran entregados, se genera una factura simplificada que puede imprimirse en formato de ticket y el cobro suele registrarse en el momento. Antes de emitirlo se revisan artículos, cantidades, precios, descuentos, IVA, total y forma de cobro.
Se factura como factura ordinaria cuando el pedido tiene un cliente identificado fiscalmente. Antes de emitirla hay que comprobar razón social, NIF/CIF/VAT, dirección fiscal, país, tipo de documento, tratamiento fiscal, correo electrónico, líneas del pedido, impuestos aplicados, retenciones y total.
Si falta información fiscal obligatoria, hay que corregir la ficha del cliente antes de emitir la factura, no después: una vez emitida ya no se puede modificar. Ver el manual de Clientes.
De ticket a factura nominativa
Si un comprador pide después una factura nominativa por una operación emitida inicialmente como ticket:
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Ficha del cliente
Crearla o seleccionarla, y completar y verificar sus datos fiscales.
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Localizar el ticket
En el listado de facturas.
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Corregir o sustituir
Utilizar la función disponible para corregir o sustituir fiscalmente el documento.
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Emitir
Emitir la factura nominativa relacionada con la operación original.
No debe borrarse ni reutilizarse el número del ticket original. El historial tiene que conservar la relación entre los dos documentos.
Cálculo de impuestos e IRPF
Una factura puede incluir una o varias bases imponibles, y líneas con diferentes tipos de IVA. Para cada tipo fiscal se muestran base imponible, porcentaje y cuota de IVA, porcentaje y cuota de recargo, porcentaje de IRPF e importe de la retención. El resumen fiscal agrupa los importes por tipo.
Total = bases imponibles + IVA + recargo − IRPF
IRPF
El IRPF es una retención que reduce el importe que debe pagar el cliente, y se utiliza en determinadas operaciones, como algunos servicios profesionales o alquileres. Antes de emitir se revisa el porcentaje de retención, la base sobre la que se calcula, el importe retenido y el total final.
Cuando el pedido contiene IRPF, la factura conserva esa retención en su desglose fiscal. Si tenéis dudas sobre cuándo procede aplicarlo, consultadlo con vuestra asesoría.
Numeración y series
Cada factura recibe automáticamente número, serie, fecha de emisión, identificador interno y su relación con el pedido de origen. Las facturas ordinarias, simplificadas y rectificativas pueden utilizar series diferentes según la configuración de la empresa.
La numeración no se modifica a mano después de emitir. El sistema debe evitar números duplicados, saltos provocados por modificaciones manuales, reutilizar el número de una factura anulada y alterar una factura ya registrada.
El listado: filtros, búsqueda y orden
Cada fila puede mostrar el estado, el tipo de factura, número y serie, fecha, cliente, pedido relacionado, total, importe pendiente de cobro y las acciones disponibles, que varían según el estado del documento: Ver, Cobros, Imprimir, Correo, Corregir factura, Cancelar o anular, Ocultar, Actualizar estado, Respuesta AT y Remediar.
Filtros
| Filtro | Qué muestra |
|---|---|
| Todas | Las facturas activas del circuito normal. Las canceladas o anuladas no se mezclan con las vigentes. |
| Pendientes | Las que todavía están pendientes de actualización, envío, registro o resolución. |
| Simplificadas | Todos los tickets emitidos, no solo los que tengan un estado concreto. |
| Completas | Las facturas ordinarias o nominativas, emitidas a clientes con sus datos fiscales. |
| Rectificadas | Las corregidas mediante una factura rectificativa, y los documentos rectificativos. |
| Invalidadas | Los documentos que ya no tienen validez, incluidas las canceladas o anuladas. |
| Remediadas | Las que tuvieron una incidencia y después se corrigieron o reenviaron. |
| Requieren inspección | Las que necesitan revisión manual. Hay que mirarlas antes de repetir ninguna acción. |
Búsqueda y ordenación
Se puede buscar por número, serie, fecha, razón social, nombre comercial, NIF/CIF, número de pedido, importe, estado y tipo de factura, y combinar la búsqueda con los filtros por fecha, tipo o estado. El listado se ordena por número, serie, fecha, cliente, importe, estado o cantidad pendiente de cobro, lo que facilita revisar periodos largos y localizar documentos recientes, antiguos o pendientes.
Ver una factura
El botón Ver abre la información detallada: datos fiscales del emisor y del cliente, número, serie y fecha, pedido relacionado, líneas facturadas, cantidades, precios, descuentos, bases imponibles, IVA, recargo, IRPF, total, código QR, estado y cobros asociados.
Conviene usarla antes de imprimir, enviar, rectificar o anular una factura.
Imprimir una factura
El botón Imprimir genera el documento correspondiente. Un ticket usa el formato de factura simplificada; una factura nominativa, el formato completo; y una rectificativa debe indicar claramente que corrige una factura anterior.
Antes de imprimir conviene revisar el logotipo de la empresa, los datos fiscales, el cliente y su dirección, el número y la serie, las líneas, los totales, el código QR y los márgenes y el tamaño del papel.
En macOS
Se abre el sistema de impresión del equipo, desde donde se selecciona la impresora, el tamaño de papel y la orientación, se ajustan los márgenes y se imprime o se guarda como PDF. Para tickets hay que seleccionar la impresora térmica y el ancho de papel correspondiente.
En Windows
Se abre el diálogo de impresión configurado para el sistema o para la impresora asociada, donde se elige impresora, bandeja y tamaño, se configuran las copias y se imprime en impresora convencional o térmica, o se guarda como PDF si el sistema dispone de una impresora PDF.
Enviar una factura por correo
El botón Correo prepara la factura para enviarla al cliente, usando el correo guardado en su ficha o en el contacto seleccionado. Antes del envío conviene comprobar la dirección de correo, el cliente destinatario, la factura adjunta, el número y la fecha, el asunto y el texto del mensaje.
En macOS se utiliza Mail: la aplicación prepara un mensaje con destinatario, asunto, texto y la factura adjunta en PDF, y el usuario revisa y pulsa Enviar. En Windows se utiliza el sistema de correo configurado en la aplicación, con la cuenta remitente, el destinatario, el asunto, el mensaje y el PDF; si el correo no está configurado, hay que completar antes esa configuración.
Cobros
El botón Cobros consulta y registra los cobros de la factura: en efectivo, bancarios, con tarjeta, transferencias u otros medios de pago, completos o parciales, y cobros negativos o devoluciones cuando corresponda. Cada cobro puede incluir fecha, importe, forma de pago, cuenta de tesorería, concepto, observaciones y referencia.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | No se ha cobrado ningún importe. |
| Cobro parcial | Existe algún cobro, pero queda saldo. |
| Cobrado | La suma de cobros cubre la factura. |
| Vencido | Queda saldo y se ha superado la fecha de vencimiento. |
Un cobro parcial nunca debe mostrar la factura como completamente cobrada.
Rectificar una factura
Esta es la sección importante del manual. Una factura emitida no se edita para cambiar datos fiscales, líneas o importes. Si hay un error se utiliza Corregir factura y se emite una factura rectificativa. La original se conserva.
Puede hacer falta rectificar por cliente incorrecto, NIF incorrecto, dirección fiscal incorrecta, artículos equivocados, cantidades incorrectas, precio o descuento incorrectos, IVA o IRPF incorrectos, devolución total o parcial, o error en el importe.
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Abrir la original
Localizar la factura que hay que corregir.
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Corregir factura
Pulsar la acción de corregir.
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Indicar el motivo
Dejar constancia de por qué se rectifica.
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Revisar
Comprobar los datos corregidos.
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Generar y confirmar
Emitir la factura rectificativa.
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Entregarla
Imprimirla o enviarla al cliente.
La rectificativa guarda la relación con el número de la factura original, su serie, su fecha, el motivo de la rectificación y los importes corregidos. Rectificar no es borrar ni sustituir físicamente la factura original.
Rectificación completa y parcial
La completa se usa cuando hay que corregir o dejar sin efecto toda la factura: la factura corresponde a otro cliente, la operación entera se cancela, todos los importes son incorrectos o se devuelve toda la venta.
La parcial, cuando solo cambia una parte: devolución de algunas unidades, descuento posterior, corrección de una línea, cambio parcial de base o de impuesto, o reducción del importe. La rectificativa indica únicamente los importes que corrige y mantiene la relación con el documento original.
Anular o cancelar una factura
Cancelar factura o Anular factura comunica que el documento queda cancelado dentro del circuito fiscal. Se utiliza cuando la factura se emitió por error, cuando la operación no debía existir, cuando el documento está duplicado o cuando procede cancelar el registro completo.
Antes de anular hay que abrir y revisar la factura, comprobar que es el documento correcto, confirmar la anulación, revisar el resultado y actualizar el estado si hiciera falta.
Una factura anulada no se elimina de la base de datos: conserva su número, mantiene su historial, no aparece entre las vigentes, sí aparece en Invalidadas y puede conservar cobros o relaciones históricas para su revisión.
Ocultar una factura
Ocultar factura la retira de determinadas vistas de trabajo sin eliminarla ni cambiar su validez fiscal. Sirve para limpiar listados operativos, pero no anula la factura, no elimina el documento, no modifica los importes, no sustituye a una rectificación y no sustituye a una cancelación.
Tres acciones que se confunden: rectificar corrige mediante un documento nuevo; anular cancela el documento dentro del circuito fiscal; ocultar solo lo quita de la vista. Ocultar no es anular.
Actualizar estado y respuesta administrativa
Actualizar estado consulta la situación más reciente de la factura y actualiza lo que se muestra. Se usa cuando la factura está pendiente, cuando se ha hecho una acción y todavía aparece el estado anterior, cuando hay que comprobar si fue aceptada, cuando existe una respuesta pendiente o después de una rectificación, una cancelación o una remediación.
Respuesta AT permite consultar la respuesta asociada al documento, que puede contener el estado, el código de respuesta, el mensaje, los errores detectados, las advertencias, la fecha de procesamiento y los datos necesarios para corregir una incidencia. Si la factura es correcta y está registrada, esta opción puede estar deshabilitada o servir solo de consulta.
Remediar una factura
Remediar se utiliza cuando una factura presenta una incidencia corregible y hay que enviarla de nuevo con los datos subsanados. No debe aparecer cuando la factura ya está correcta, registrada, cancelada o definitivamente invalidada.
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Consultar el error
Revisar la respuesta recibida.
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Revisar los datos
Los del cliente y los de la factura.
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Corregir la causa
Arreglar lo que provocó la incidencia.
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Remediar
Pulsar la acción y actualizar el estado.
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Comprobar
Verificar el resultado.
Remediar no es emitir una venta nueva e independiente: es una actuación relacionada con la factura afectada y con su incidencia.
Resúmenes de facturación y resumen fiscal
La aplicación puede mostrar resúmenes por periodo con el número de facturas, las bases imponibles, las cuotas de IVA por tipo, el recargo de equivalencia, las retenciones de IRPF, el total facturado, el total cobrado y el pendiente, las facturas ordinarias, las simplificadas, las rectificaciones y las anuladas, y los importes por cliente y por artículo o servicio.
El resumen fiscal agrupa los importes por tipo de impuesto: tipo de IVA, base imponible, cuota de IVA, tipo y cuota de recargo, retenciones y total facturado según el desglose.
Dos reglas del resumen: las rectificativas conservan su signo, para reducir correctamente los totales del periodo, y las anuladas no suman como facturación vigente.
Estos datos sirven para revisar la actividad y preparar la información contable y fiscal. Ver la contabilidad.
Relación con pedidos, almacén y stock
La factura mantiene la relación con el pedido que la originó, pero facturar y entregar son procesos diferentes:
- Facturar no siempre significa entregar.
- Entregar modifica las cantidades pendientes.
- Los tickets se consideran entregados inmediatamente.
- Los pedidos nominativos pueden seguir pendientes aunque estén facturados.
- El stock depende de las entregas reales o del tratamiento inmediato del ticket.
Por eso se distingue entre pedido pendiente, entregado parcialmente, entregado o facturado, y entre factura pendiente de cobro o cobrada. Ver la gestión de almacén.
Flujos recomendados
Antes de emitir cualquier factura
Revisar el tipo de documento y si debe ser ticket o nominativa; comprobar los datos del cliente y verificar NIF y dirección fiscal; repasar líneas, cantidades, precios y descuentos; confirmar IVA, recargo e IRPF; revisar los totales; confirmar la serie; y comprobar el correo del cliente.
Factura nominativa
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Pedido
Crear o revisar el pedido del cliente y confirmar sus datos fiscales.
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Revisar
Dirección, contacto, correo, líneas e impuestos.
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Generar
Emitir la factura y confirmar la emisión.
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Estado
Actualizar y comprobar su estado.
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Entregarla
Imprimirla o enviarla por correo.
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Cobrar
Registrar cobros completos o parciales.
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Solo si hace falta
Rectificar o anular únicamente cuando sea necesario.
Ticket
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Crear la venta
Venta tipo ticket, añadiendo artículos o servicios.
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Revisar
Precios e impuestos, y confirmar que la entrega es inmediata.
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Emitir
Emitir la factura simplificada e imprimir el ticket.
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Cobrar
Registrar el cobro.
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Comprobar
Que los artículos no quedan pendientes de entrega.
Buenas prácticas
- No modificar directamente una factura emitida.
- No borrar facturas para corregir errores.
- Usar la rectificación cuando cambien datos o importes.
- Usar la anulación solo cuando corresponda cancelar el documento.
- No confundir ocultar con anular.
- Revisar siempre la respuesta y el estado.
- No repetir la emisión si el documento aparece pendiente sin comprobar antes su situación.
- Registrar correctamente los cobros parciales.
- Mantener actualizados los datos fiscales y el correo del cliente.
- Conservar la relación entre pedido, factura, entrega y cobro.