Manual del análisis de cobros IA
Saber quién debe, cuánto y desde cuándo, y tener un orden de prioridades para las gestiones de cobro.
El Análisis de cobros IA recoge todos los pedidos de clientes con algún importe pendiente, calcula cuánto debe cada cliente, cuál es su pedido pendiente más antiguo y cuándo fue su último cobro, y el asistente propone por dónde empezar las gestiones.
Es informativo: no registra cobros, no modifica pedidos y no escribe a los clientes.
Ayuda a priorizar el trabajo de administración, ver quién concentra la deuda, localizar lo más antiguo y separar los hechos de las hipótesis y las recomendaciones.
Acceso y requisitos
En el menú lateral: Análisis IA → Análisis de cobros IA. Se abre la ventana Análisis de cobros con asistente.
Hacen falta la sesión iniciada y vigente, la empresa seleccionada, acceso al servicio de IA y los pedidos de clientes registrados con sus importes, sus cobros y su estado de facturación al día.
Todo depende de que los cobros estén registrados. Si un cliente ha pagado y el cobro no se ha introducido en SigPyme, ese importe seguirá apareciendo como pendiente.
Cómo calcula el pendiente
SigPyme toma todos los pedidos y todos los cobros, relaciona cada cobro con su pedido y calcula:
Pendiente de cobro = total del pedido − cobros registrados. Con un pedido de 1.000 € y 600 € cobrados, quedan 400 € pendientes.
Admite varios cobros por pedido: si hay uno de 200 € y otro de 300 € sobre un pedido de 800 €, el cobrado es 500 € y el pendiente 300 €. Los pedidos totalmente cobrados no aparecen, y las diferencias mínimas de redondeo tampoco se consideran deuda.
Sin filtro de fechas
Esta pantalla no pide fechas: analiza todos los pedidos con importe pendiente, sean de cuando sean. Así salen tanto las deudas recientes como las antiguas, las de ejercicios anteriores y los clientes con varios pedidos sin cobrar.
El año en curso solo se usa para dos datos complementarios: lo facturado y lo pendiente de facturar del año. El pendiente de cobro no está limitado al ejercicio actual.
Agrupación por cliente
Los pedidos pendientes se agrupan por cliente —por su ficha cuando existe y, si no, por el nombre—, de modo que todas las operaciones de la misma empresa quedan en un solo resumen. El pendiente total de cada cliente es la suma del pendiente de sus pedidos, y la tabla se ordena de mayor a menor.
Por eso conviene usar pedidos nominativos con ficha de cliente cuando se quiera controlar el cobro: los tickets o pedidos sin nombre se agrupan peor. Manual de clientes.
Pedido más antiguo y último cobro
De cada cliente, SigPyme busca el pedido pendiente con fecha más antigua y envía su fecha, lo que queda pendiente de él y la fecha de su último cobro. Eso permite distinguir un pedido sin ningún cobro de otro con pagos parciales recientes o con el último pago hace mucho. Si no ha habido cobros, la fecha va vacía, lo que no significa que haya un error.
La antigüedad se mide por la fecha del pedido, no por una fecha de vencimiento. El informe no determina que una deuda esté vencida: hay que mirar las condiciones de pago, la fecha de la factura y su vencimiento, los acuerdos con el cliente y las posibles incidencias.
Situación del año actual
Por cada cliente se calculan dos importes del año en curso: el facturado —suma de los pedidos del año marcados como facturados— y el pendiente de facturar —los que todavía no lo están—. Sirven para relacionar la deuda con la situación de facturación.
Estos dos datos se calculan sobre todos los pedidos del año, estén cobrados o no, así que no deben confundirse con el pendiente de cobro.
Facturar no es cobrar
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Facturado | El pedido ya tiene su factura. |
| Cobrado | El cliente ha pagado y el cobro está registrado. |
Un pedido puede estar facturado y cobrado, facturado y pendiente de cobro, sin facturar y cobrado del todo o en parte, o sin facturar y sin cobrar. El análisis ayuda a verlo, pero no corrige los estados.
De cada cliente se envían al asistente: nombre, importe pendiente total, fecha del pedido pendiente más antiguo, lo pendiente de ese pedido, la fecha de su último cobro, y el facturado y el pendiente de facturar del año.
Qué pedirle al asistente
La pantalla propone: «Analiza los cobros pendientes: prioriza los clientes con mayor importe pendiente y los de deuda más antigua, valora el riesgo y propón acciones de recobro». Se puede cambiar o ampliar, y puede quedarse vacía, aunque una pregunta concreta mejora el resultado.
| Enfoque | Ejemplos |
|---|---|
| General | Resume la situación global de cobros pendientes. · Identifica los clientes que requieren atención inmediata. |
| Por importe | Ordena los clientes por mayor pendiente. · Identifica qué clientes concentran la mayor parte de la deuda. |
| Por antigüedad | Prioriza los pedidos pendientes más antiguos. · Señala clientes sin cobros registrados. |
| Facturación | Compara el pendiente de cobro con la facturación del año. · Detecta clientes con facturación elevada y cobro insuficiente. |
| Recobro | Propón un plan de seguimiento. · Sugiere qué casos requieren llamada, correo o revisión documental. |
Analizar y editar el envío
Se revisa la petición y se pulsa Analizar. Mientras SigPyme calcula aparece Calculando cobros pendientes y consultando al asistente…, el botón queda desactivado para no repetir la consulta, y al terminar avisa de que el análisis está generado.
Ver/editar envío muestra el texto exacto que se va a enviar —la tabla de clientes y las instrucciones— y permite modificarlo antes de pulsar Enviar a la IA: quitar clientes, añadir aclaraciones, corregir un nombre, acotar el enfoque o evitar enviar información que no haga falta. Si el texto se deja vacío, no se consulta.
Qué informe se pide
SigPyme le pide un ranking por importe pendiente, el análisis de la deuda más antigua, el riesgo por cliente combinando importe y antigüedad, la situación de facturado y pendiente de facturar del año, y recomendaciones de recobro ordenadas por prioridad alta, media o baja.
Reglas de rigor y riesgo
El asistente debe separar los hechos de las hipótesis, justificar cada conclusión con cifras, indicar qué datos hay que verificar, dar un nivel de confianza y señalar sus limitaciones. Tampoco puede presentar la concentración de deuda como algo solo positivo: debe advertir del riesgo de depender de pocos clientes.
Tener deuda pendiente no significa que un cliente sea insolvente. El asistente no conoce la fecha real de vencimiento, las condiciones de pago, el límite de crédito, el historial de incidencias, los aplazamientos acordados, las garantías ni las facturas en disputa. Todo eso se comprueba antes de reclamar.
El riesgo que muestra combina importe y antigüedad, pero hay que valorarlo con el volumen habitual del cliente, sus condiciones de pago, los pagos parciales, el último cobro, si el pedido está facturado, las incidencias comerciales y la documentación pendiente. Es orientativo y no es una calificación crediticia.
La respuesta aparece en el área Respuesta del asistente, es de solo lectura y no cambia pedidos, facturas, cobros, vencimientos, datos del cliente ni contabilidad.
Qué hacer después
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Comprobar
Abrir el listado de pedidos y revisar el saldo de los clientes señalados y sus cobros.
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Documentos
Consultar la factura asociada y su fecha de vencimiento, y revisar correos, comunicaciones e incidencias.
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Actualizar
Registrar los cobros que aún no estén introducidos.
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Gestionar
Preparar la gestión de recobro y dejar documentadas las actuaciones.
Plan de recobro por prioridades
La IA ayuda a clasificar, pero el procedimiento lo define la empresa.
| Prioridad | Casos típicos | Actuaciones |
|---|---|---|
| Alta | Importes elevados, pedidos muy antiguos, sin ningún cobro, incumplimiento de acuerdos o mucha concentración de deuda. | Verificación inmediata, contacto directo, envío de extracto, confirmación de factura y vencimiento, revisión por administración. |
| Media | Pagos parciales, antigüedad moderada, clientes habituales, facturas próximas a vencer. | Recordatorio, confirmación de fecha de pago, seguimiento programado. |
| Baja | Importes pequeños, pedidos recientes, pagos dentro del plazo habitual, diferencias por conciliar. | Control periódico y revisión en el siguiente ciclo de cobros. |
Si no hay pendientes
Cuando todo está cobrado, SigPyme avisa de que no hay pedidos con importe pendiente. También puede salir si no hay pedidos, si sus importes son cero o si los pedidos o los cobros no se han cargado bien.
Otros mensajes habituales: aviso de sesión no iniciada —hay que volver a entrar—, y avisos de que el asistente ha rechazado la consulta, ha devuelto una respuesta vacía o que no se ha podido interpretar, o de que hubo un problema al consultar pedidos y cobros. En todos ellos, comprueba la sesión y la conexión y repite la consulta.
Qué no hace este análisis
- No filtra por fechas: incluye todo el pendiente histórico.
- Mide la antigüedad por la fecha del pedido, no por el vencimiento, y no calcula días de retraso.
- No consulta límites de crédito ni solvencia externa, ni distingue la deuda reclamada o en disputa.
- No envía recordatorios ni registra las actuaciones de recobro.
- No sustituye a la conciliación bancaria ni a la revisión administrativa.
- No genera PDF desde esta pantalla: para conservar la respuesta, cópiala al editor de informes.
Buenas prácticas
- Registrar los cobros en cuanto se producen y relacionarlos con el pedido correcto.
- Usar clientes nominativos y mantener actualizado el estado de facturado.
- Revisar los pedidos antiguos y comprobar los vencimientos antes de reclamar.
- Contrastar con el banco y documentar las comunicaciones.
- No dar por morosidad todo lo pendiente, y revisar a mano lo que recomiende la IA.
- Usar Ver/editar envío para controlar qué datos se comparten.
En resumen: los importes los calcula SigPyme a partir de los pedidos y cobros registrados, y la IA ayuda a interpretarlos y a ordenar el trabajo, pero la situación real de cada cliente debe comprobarse antes de reclamar un pago.