Manual de campañas de marketing
De la plantilla al envío: a quién se manda, cómo se reparte en bloques para no saturar el correo, cómo se prueba, se programa o se cancela, y qué ha llegado y qué ha fallado.
Las campañas de marketing envían correos a grupos de destinatarios que ya están en SigPyme. Desde una campaña se define el asunto y el HTML —o se carga una plantilla—, se elige el público entre clientes, suscriptores, contactos y tarjetero, se personaliza cada correo, se hace un envío de prueba y se envía por bloques con pausas, o se programa para una fecha y hora.
Después se consulta qué se ha enviado, qué ha fallado y en qué estado está la campaña. Ver el módulo de marketing.
Configurar el correo de Marketing
Antes de enviar hay que configurar la cuenta de correo del módulo, desde la ficha de campaña con Configurar correo.
Esta cuenta es exclusiva de Marketing: no cambia la que se usa para enviar facturas y otros documentos de SigPyme.
Servidor SMTP: el de correo saliente que da el proveedor —smtp.gmail.com,
smtp.office365.com, el del alojamiento web o el corporativo—.
| Puerto | Seguridad | Uso |
|---|---|---|
587 | TLS | El más habitual. Es el que se usa si no se indica uno válido. |
465 | SSL | Frecuente en muchos proveedores. |
25 | — | Configuraciones antiguas o redes internas. |
TLS y SSL no se marcan a la vez. El usuario suele ser la dirección de correo completa, y la contraseña es la de esa cuenta; algunos proveedores exigen una contraseña específica de aplicación en lugar de la habitual.
El nombre del remitente es el que ve el destinatario —Departamento comercial, Atención al cliente—. El email del remitente debe estar autorizado por el servidor: algunos proveedores no permiten enviar con una dirección distinta de la de la cuenta. Si se deja vacío, se usa el usuario de la conexión.
Reply-To es la dirección a la que llegan las respuestas, y puede ser distinta: se
puede enviar desde marketing@empresa.com y recibir las respuestas en
informacion@empresa.com.
Probar SMTP comprueba el acceso al servidor, el puerto, el usuario, la contraseña, la seguridad y la autenticación, sin enviar ninguna campaña. Si todo va bien, Guardar.
Listado y estados de las campañas
El listado muestra el nombre, el asunto, el remitente, el estado, el número de correos por bloque, los minutos de espera, la fecha del último envío y la de creación, con botones para editar, programar y eliminar, y el total de campañas con la página actual.
| Estado | Significa |
|---|---|
| BORRADOR | Todavía se está preparando. |
| PROGRAMADA | Tiene fecha y hora de ejecución. |
| PREPARADA | Ha superado las comprobaciones y va a empezar. |
| ENVIANDO | El envío está en marcha. |
| CANCELADA | Se detuvo y conserva los destinatarios pendientes. |
| FINALIZADA | Todos los pendientes se procesaron sin errores. |
| FINALIZADA CON ERRORES | Terminó, pero algún correo falló. |
| ERROR | Un error general impidió completar el proceso. |
Crear una campaña
Con Nueva campaña se abre la ficha.
- Nombre: el único campo obligatorio para guardar. Es interno y no lo ve el destinatario —Promoción clientes septiembre, Invitación jornada informativa—.
- Asunto: lo que recibirá el destinatario. Obligatorio para probar o enviar.
- Nombre y email del remitente: se cargan de la configuración de correo si están vacíos, o de la plantilla. El remitente técnico con el que sale el correo es siempre el de la configuración de Marketing.
- Estado: al crearla, BORRADOR. SigPyme lo actualiza solo al preparar, enviar, cancelar, programar o terminar; no conviene escribirlo a mano.
- Contenido HTML: el cuerpo del correo, compatible con programas de correo y con estilos sencillos aplicados directamente.
- Observaciones internas: no se envían. Sirven para la finalidad, el público, el responsable, los cambios pendientes, el resultado de las pruebas y las incidencias.
Durante el envío, SigPyme escribe solo en las observaciones, con fecha y hora: el inicio de la campaña, el inicio y resultado de cada bloque, los correos correctos y los errores, las pausas, las cancelaciones, la finalización y los errores generales. Es el historial de la campaña.
Plantilla y vista previa
Plantillas abre el listado en modo selección. Al elegir una se copian el asunto, el remitente y el HTML —no las observaciones—, y la campaña puede modificarse después sin tocar la plantilla original.
Visualizar HTML abre una vista previa en el navegador para revisar textos, colores, distribución, botones, enlaces y firma. Es orientativa: el resultado puede variar entre Gmail, Outlook, Apple Mail y otros, y por eso el envío de prueba es imprescindible.
Seleccionar el público
Con Seleccionar público, SigPyme guarda primero la campaña como borrador —para poder asociarle los destinatarios— y abre la selección, que reúne cuatro orígenes:
| Origen | Quién aparece | Datos que usa |
|---|---|---|
| Clientes | Los que tienen activado Quiere publicidad. | Código, nombre fiscal, nombre comercial y email. |
| Suscriptores | Los que tienen activado Quiere publicidad. | Código, nombre, nombre comercial y email. |
| Contactos | Personas de contacto vinculadas a clientes o a direcciones de entrega. | Nombre, empresa, dirección vinculada y email. |
| Tarjetero | Contactos independientes del Tarjetero de Marketing. | Persona de contacto, empresa y email. |
Todos seleccionados muestra solo los ya marcados para la campaña, vengan de donde vengan: es la forma de revisar la selección final antes de guardar.
Buscar y marcar
El buscador localiza por código, nombre, nombre comercial o empresa y email, combinado con el origen elegido. Cada fila tiene su botón para marcar o desmarcar.
Seleccionar visibles marca todos los registros que cumplen el filtro, no solo los de la página abierta. Así se elige, por ejemplo, Clientes, se busca una localidad o una empresa y se incorporan todos los resultados de una vez. Deseleccionar visibles hace lo contrario.
La selección muestra hasta 100 destinatarios por página, para ir fluida con miles de registros, pero la selección masiva sigue actuando sobre todo el resultado. Guardar asocia los destinatarios a la campaña, y la ficha muestra el total; Cerrar sin guardar descarta los cambios de esa pantalla.
Personalización automática
Al enviar, SigPyme sustituye en el HTML {{nombre}}, {{nombre_comercial}},
{{email}} y {{codigo}} por los datos de cada destinatario: todos reciben el
mismo diseño con sus propios datos.
Si un dato está vacío en la ficha, la variable se sustituye por nada: un «Hola {{nombre}},» se convierte en «Hola ,». Conviene revisar la calidad de los datos antes de enviar.
Envío por bloques
Nº de envíos es cuántos correos se procesan en cada bloque, y Cada (minutos), cuánto se espera entre un bloque y el siguiente. Si el número está vacío, es cero o no es válido, se usan bloques de 20; si los minutos son cero o están vacíos, no hay pausa.
Con 95 destinatarios, bloques de 20 y 5 minutos de espera:
| Bloque | Correos | Después |
|---|---|---|
| 1 | 20 | Espera de 5 minutos |
| 2 | 20 | Espera de 5 minutos |
| 3 | 20 | Espera de 5 minutos |
| 4 | 20 | Espera de 5 minutos |
| 5 | 15 | Fin |
La duración real depende también de lo que tarde el servidor de correo en aceptar cada mensaje.
Ajusta el bloque a lo que permita tu proveedor de correo. Un volumen demasiado alto puede acabar en bloqueos temporales, rechazos, limitación de velocidad, correo clasificado como no deseado o suspensión de la cuenta.
Envío de prueba
Enviar prueba pide una dirección y envía el contenido actual con la configuración de Marketing. Necesita la configuración completa, el asunto, el HTML y una dirección válida.
En la prueba, las variables se rellenan con valores de demostración: nombre Prueba, nombre comercial Prueba marketing, código PRUEBA y, como email, la dirección introducida.
Sirve para comprobar la autenticación, el remitente, el Reply-To, el asunto, el diseño, los enlaces, cómo se ve en un correo real y cómo quedan las variables. Merece la pena probarlo en varios dispositivos y programas de correo.
Enviar la campaña
Enviar campaña comprueba antes que no haya otro envío activo de la misma campaña, que la configuración de correo esté completa, que haya destinatarios, asunto y HTML, y pide confirmación indicando cuántos destinatarios son.
-
Preparar
La campaña pasa a PREPARADA y el proceso arranca en segundo plano, en estado ENVIANDO.
-
Enviar
Solo se procesan los destinatarios en PENDIENTE: cada correo correcto pasa a ENVIADO y cada fallido a ERROR.
-
Registrar
Se actualizan los totales, se anota el resultado en las observaciones y se hacen las pausas configuradas.
-
Terminar
La campaña acaba como FINALIZADA o FINALIZADA CON ERRORES.
El envío en segundo plano deja seguir trabajando con el programa, pero no conviene cerrar SigPyme mientras está activo.
Cancelar un envío
Cancelar envío detiene una campaña en marcha. No la elimina, no borra los destinatarios, no deshace los correos ya enviados, conserva como pendientes los que faltan y la deja en CANCELADA. Se detiene al terminar el correo o el bloque en curso, así que puede no ser instantáneo.
Después se puede volver a iniciar para seguir con los que quedan en PENDIENTE.
Al reanudar, los ENVIADO no se repiten, y los ERROR tampoco se reintentan solos: no vuelven a pendiente.
Programar una campaña
Desde el listado, el botón de calendario permite indicar fecha y hora (HH:mm), siempre
futuras. Al guardar, la campaña pasa a PROGRAMADA, la programación se anota en las
observaciones y SigPyme comprueba periódicamente si ha llegado la hora.
La programación se ejecuta mientras SigPyme está abierto. A la hora prevista el programa tiene que estar en marcha, con acceso a los datos, con la configuración de correo disponible y con la campaña todavía en PROGRAMADA.
Si a esa hora SigPyme está cerrado, la campaña no sale en ese momento: al abrirlo de nuevo, en cuanto revise las campañas y vea que la hora ya pasó, la lanzará si sigue programada.
El botón para quitar la programación borra la fecha y la hora; si la campaña estaba en PROGRAMADA, vuelve a BORRADOR.
Seguimiento de resultados
Cada destinatario queda en PENDIENTE, ENVIADO o ERROR, y la campaña registra el total seleccionado, los enviados correctamente, los fallidos, la fecha de la última ejecución, el estado general y el historial en las observaciones.
Una campaña termina con errores cuando se han procesado todos los pendientes pero alguno no se pudo enviar. Las causas habituales son un email vacío o incorrecto, el rechazo del servidor del destinatario, una contraseña de correo incorrecta, un bloqueo del proveedor, el límite diario superado, una pérdida de conexión o el servidor de correo caído.
Buscar, ordenar, imprimir y exportar
El buscador rápido localiza en el nombre, el asunto, el estado y el remitente. Las fechas de cabecera filtran por fecha de creación. La búsqueda avanzada combina fecha de creación, nombre, asunto, remitente, estado, fecha del último envío, campañas nunca enviadas y campañas con envíos fallidos. Ver todo quita todos los filtros.
Se ordena por nombre y asunto, remitente y estado, fecha del último envío o fecha de creación; Ordenar lo hace alfabéticamente por nombre e invierte si se vuelve a pulsar. Al ordenar por último envío, las campañas sin fecha van al final.
Imprimir genera un PDF y Exportar un Excel —con nombre, asunto, remitente, estado, envíos por bloque, minutos entre bloques y fecha de creación—, y los dos respetan los filtros activos.
Eliminar una campaña
La papelera pide confirmación. No se elimina una campaña mientras se está enviando.
Conviene conservar las campañas terminadas: son el histórico del contenido enviado, la fecha, el público, los enviados, los errores y las observaciones de la ejecución.
Flujo de trabajo recomendado
-
Correo
Configurar la cuenta de Marketing y pulsar Probar SMTP.
-
Plantilla
Preparar la plantilla del mensaje.
-
Campaña
Crearla con nombre y asunto, elegir la plantilla y revisar el remitente, el HTML y las variables.
-
Público
Seleccionar los destinatarios y comprobar el total.
-
Ritmo
Definir el tamaño del bloque y los minutos de espera, y guardar.
-
Probar
Visualizar el HTML, hacer un envío de prueba y corregir lo necesario.
-
Enviar
Enviar ya o programar, con SigPyme abierto durante el proceso.
-
Revisar
Consultar el estado final, los enviados y los fallidos.
Uso responsable
En España el correo comercial no solicitado está prohibido por el artículo 21 de la LSSI. Envía comunicaciones solo a quien lo ha autorizado, y facilita siempre una forma sencilla y gratuita de darse de baja.
- Revisar la opción Quiere publicidad de clientes y suscriptores, y la base legal de los contactos y del tarjetero.
- Mantener los correos actualizados y no seleccionar destinatarios sin email válido.
- Usar bloques prudentes y conocer los límites del proveedor de correo.
- No cerrar SigPyme durante el envío y hacer siempre una prueba.
- No repetir una campaña terminada sin revisar los estados.
- Identificar claramente al remitente y evitar asuntos engañosos o contenido excesivamente promocional.
- Conservar las observaciones como historial de la campaña.
Ante dudas sobre el consentimiento de vuestros contactos, consultadlo con vuestra asesoría antes de la primera campaña.