Manual de asientos contables
Cada asiento es una operación y sus apuntes las líneas que la forman. Cómo se crean, qué impide guardarlos descuadrados y cómo se importan desde Excel sin mezclar operaciones.
El módulo Asientos contables crea, revisa, modifica, busca, importa, imprime y exporta los movimientos que forman la contabilidad de la empresa.
Cada asiento se compone de una cabecera que identifica la operación, uno o varios apuntes, un total en el Debe, un total en el Haber y un saldo que debe ser cero. Los datos se guardan separados por empresa.
Acceso y listado
En Contabilidad › Asientos se muestran inicialmente los del ejercicio actual, con su fecha, número, descripción o concepto general, diario, total Debe, total Haber, saldo y los botones de edición y borrado.
La barra inferior indica el número total de asientos, la página actual, el total de páginas y los controles para avanzar y retroceder. Se muestran hasta 100 asientos por página.
Asiento y apunte no son lo mismo
Un asiento es una operación contable completa. Los apuntes son cada una de las líneas que la componen. Una factura emitida, por ejemplo, genera un solo asiento con tres apuntes:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Cliente | 121,00 | |
| Ventas | 100,00 | |
| IVA repercutido | 21,00 |
En el listado de Asientos esto aparece como una operación. En el Diario, como tres apuntes. Es la misma información vista de dos maneras.
Crear un asiento manual
Al pulsar Nuevo asiento, la aplicación prepara la fecha actual, el ejercicio correspondiente, el siguiente número disponible, un identificador interno, el origen manual y el tipo de operación OTRO.
El número se propone siguiendo la secuencia del ejercicio. La numeración se controla por empresa y ejercicio, y no se pueden guardar dos asientos con el mismo número dentro del mismo ejercicio.
Aunque se borre un asiento, su número queda reservado, para que no vuelva a utilizarse por accidente.
La fecha determina el ejercicio contable. Se elige en el calendario o se escribe
como dd/MM/aaaa; al cambiarla conviene comprobar que el número sea el adecuado para ese
ejercicio.
La descripción debe permitir reconocer la operación: Factura de venta F-2026-125, Compra de material de oficina, Pago factura proveedor 4587, Traspaso de caja a banco, Nómina de septiembre, Amortización mensual. Al salir del campo, la aplicación crea la primera línea si no existe y propone ese texto como concepto inicial de los apuntes.
Tipo de operación
Se puede marcar como factura emitida, factura recibida, cobro, pago u otro.
El tipo no contabiliza nada automáticamente. Sirve para comprobar si las cuentas y su colocación en Debe o Haber encajan con el funcionamiento habitual de esa operación.
| Tipo | En el Debe | En el Haber |
|---|---|---|
| Factura emitida | Cliente (grupo 43) y retenciones, cuando corresponda. | Ventas (grupo 70) e IVA repercutido (477). |
| Factura recibida | Compras o gasto e IVA soportado (472). | Proveedor (grupos 40 o 41) y retenciones practicadas, cuando corresponda. |
| Cobro | Caja o banco (grupo 57). | Cliente (grupo 43). |
| Pago | Proveedor (grupos 40 o 41). | Caja o banco (grupo 57). |
Otro se usa para regularizaciones, traspasos, nóminas, amortizaciones, movimientos internos y todo lo que no encaje en los anteriores. En este tipo no se avisa sobre combinaciones habituales de cuentas, pero el asiento tiene que cuadrar igual.
Introducción de apuntes
El icono Añadir incorpora una línea, con su fecha, código de cuenta, descripción de la cuenta, concepto, Debe, Haber y el botón para borrarla. Al completar la última, la aplicación puede preparar otra vacía; las líneas completamente vacías no se guardan.
Las líneas nuevas toman la fecha de la cabecera, y lo normal es que todos los apuntes del asiento lleven la misma.
La cuenta debe existir en el plan contable. Se localiza escribiendo el comienzo del código o parte de la descripción: el autocompletado muestra las coincidentes y, al elegir una, se rellenan código y descripción. El campo de código admite solo números, con un máximo de ocho dígitos.
El concepto explica el movimiento de esa línea —Base factura F-125, IVA repercutido 21 %, Pago mediante banco—: puede conservarse el general o escribirse uno específico.
Cada línea lleva importe en una sola columna, Debe o Haber, nunca en las dos. Y los importes son siempre positivos: para invertir un movimiento se usa el lado contrario, no una cifra negativa.
Cálculo y cuadre
Los totales se actualizan mientras se introducen los apuntes:
Saldo = total Debe − total Haber
Un asiento correcto cumple total Debe = total Haber, y por tanto saldo = 0.
Lo que impide guardar
La aplicación no deja guardar si no se ha seleccionado tipo de operación, si la fecha o el número no son válidos, si el número ya está usado en el ejercicio, si no hay ningún apunte con movimiento, si falta la cuenta en una línea con importe, si la cuenta no existe en el plan contable, si una línea tiene Debe y Haber a la vez, si una línea tiene cuenta pero no importe, si hay importes negativos o si el asiento está descuadrado.
El aviso identifica la línea que hay que corregir.
Avisos contables que no bloquean
Superadas las validaciones obligatorias, la aplicación revisa las cuentas según el tipo de operación y puede avisar de cosas como que en una factura emitida falte la cuenta de cliente o la de ventas, que una cuenta de ventas esté en el Debe, que en una factura recibida falte el proveedor, que la cuenta de compras esté en el Haber, que en un cobro falte caja o banco, o que la cuenta bancaria esté en el Debe en un pago.
Ante un aviso se puede cancelar y revisar o confirmar con Está correcto, continuar.
Un aviso de uso contable se puede confirmar si la operación es especial. Pero un asiento descuadrado no se guarda nunca, por mucho que se confirme.
Edición de un asiento
El icono Editar carga el asiento completo —número, fecha, descripción, diario, apuntes, cuentas, conceptos, importes y totales— y permite modificar la cabecera, cambiar cuentas, conceptos e importes, y añadir o eliminar líneas. Al guardar se vuelve a comprobar el cuadre, las cuentas y la numeración.
Guardar conserva la cabecera, los apuntes, el ejercicio, el número, la empresa, el usuario, el origen y la fecha de registro. Cerrar sin guardar descarta lo pendiente y, si se estaba editando uno existente, conserva su versión anterior.
Los asientos generados desde facturas, cobros o pagos están relacionados con sus documentos. Modificar el asiento no modifica la factura, el cobro, el pago, el estado fiscal ni la deuda comercial. Antes de editar un asiento automático, comprueba su relación con el documento de origen.
Borrar un asiento
La papelera, previa confirmación, elimina la cabecera y todos sus apuntes, y el asiento desaparece del Diario, del Mayor y de los balances. No hay deshacer.
Antes de borrar un asiento automático hay que revisar la factura, el cobro o el pago relacionado: borrar el asiento no anula el documento comercial.
Búsquedas y ordenación
La búsqueda rápida localiza por número de asiento, concepto general y diario, dentro del intervalo de fechas seleccionado.
La avanzada filtra por fecha desde y hasta, número desde y hasta, concepto, diario,
importe desde y hasta, y solo descuadrados. Los importes admiten
1250,50, 1250.50 y 1.250,50. Limpiar retira
los criterios del diálogo y Ver todo restablece el ejercicio actual sin
filtros.
El filtro Solo descuadrados es el que detecta movimientos antiguos o importados cuyo Debe y Haber no coinciden. Conviene pasarlo de vez en cuando.
Las columnas ordenan de forma ascendente o descendente por fecha, número, concepto, diario, Debe, Haber y saldo. El botón general Ordenar ordena por fecha y, dentro de cada fecha, por número.
Importación desde Excel
Importar abre un selector de archivo .xlsx y después el asistente de
correspondencia de columnas. El Excel puede relacionarse con fecha, cuenta, Debe, Haber, número de
asiento, ID de asiento, número de línea, descripción de cuenta, concepto, documento y usuario.
Obligatorios: fecha, cuenta, Debe o Haber y número o ID de asiento. El número o identificador es lo que permite saber qué apuntes forman parte de la misma operación.
La importación lee y convierte los apuntes del Excel y después los agrupa para crear los asientos, preferentemente por ID de asiento y, si no, por número. El ejercicio se toma de la fecha real de cada apunte, no de un año fijo.
La aplicación no agrupa todas las líneas de un mismo día en un único asiento, porque eso mezclaría operaciones distintas. Al terminar informa de los apuntes leídos y los asientos creados, y actualiza el listado.
La empresa no se toma del Excel: se usa siempre la de la sesión con la que se está trabajando, y con ella quedan marcados tanto la cabecera como los apuntes. Las consultas, ediciones, numeración y borrados también se filtran por empresa.
Exportación e impresión
Exportar genera Listado_Asientos.xlsx con fecha, número, línea, cuenta,
descripción, concepto, documento, Debe y Haber. Utiliza el intervalo de fechas de la cabecera, así
que puede no reproducir todos los criterios de la búsqueda avanzada.
Imprimir abre el informe detallado en formato de Libro Diario, teniendo en cuenta el ejercicio, las fechas desde y hasta y la búsqueda rápida. Incluye todos los apuntes del resultado, no solo la página visible, y desde el visor se revisa o se imprime el PDF.
De dónde vienen los asientos
Un asiento puede proceder de una creación manual, de una factura emitida, de una factura recibida, de un cobro, de un pago, de una importación, o de la apertura, la regularización o el cierre del ejercicio. El campo de origen permite distinguirlo.
Guardar un documento comercial no garantiza que ya tenga asiento. La contabilización se lanza desde el botón correspondiente del listado de facturas, cobros o pagos. Ver la configuración de contabilidad.
Comprobaciones posteriores
Después de guardar conviene mirar Asientos para ver la operación completa y sus totales, el Diario para el detalle de cada apunte, el Mayor para los movimientos y el saldo de una cuenta, el Balance de Sumas y Saldos para los acumulados, el Balance de Situación para activo, patrimonio neto y pasivo, y Pérdidas y Ganancias para ingresos, gastos y resultado.
Recomendaciones
- Utilizar cuentas existentes y escribir conceptos claros.
- Comprobar la fecha y el ejercicio, y revisar el tipo de operación.
- No introducir importes negativos, y usar una línea por cuenta.
- Comprobar que el saldo sea cero y revisar los avisos antes de confirmarlos.
- No duplicar números de asiento.
- No modificar asientos automáticos sin revisar su documento.
- Comprobar el Excel antes de importarlo y no importar dos veces el mismo archivo.
- Revisar el Diario después de una importación.
- Hacer copia de seguridad antes de correcciones o importaciones importantes.