Manual del Balance de Situación y de Pérdidas y Ganancias
Qué tiene y qué debe la empresa, y cómo se ha formado el beneficio o la pérdida: los dos estados finales, cómo se generan y qué fechas elegir para que sean correctos.
El Balance de Situación muestra qué tiene y qué debe la empresa: activo, patrimonio neto y pasivo. La Cuenta de Pérdidas y Ganancias explica cómo se ha formado el beneficio o la pérdida del periodo. El resultado de la segunda se incorpora al patrimonio neto de la primera, así que los dos informes tienen que ser coherentes.
Qué fechas elegir en cada informe
Es lo primero que hay que tener claro, porque los informes contables de SigPyme no tratan las fechas de la misma manera:
| Informe | Qué movimientos usa | Para una foto a 30 de junio |
|---|---|---|
| Balance de Situación | Solo los del intervalo pedido. | Del 01/01 al 30/06 |
| Pérdidas y Ganancias | Solo los del intervalo pedido, que es lo que se busca: la actividad de ese periodo. | Del 01/01 al 30/06 para el acumulado, o del 01/04 al 30/06 para el trimestre. |
| Sumas y Saldos | Sumas del intervalo; saldos acumulados desde el 1 de enero. | Cualquier intervalo del ejercicio. |
| Libro Mayor | Solo los del intervalo, con saldo que empieza en cero. | Del 01/01 al 30/06. |
Para el Balance de Situación, la fecha inicial debe ser el 1 de enero del ejercicio. Si se pide solo un trimestre, el informe se calcula con los movimientos de ese trimestre y no refleja la situación acumulada real.
En todos, el ejercicio se toma del año de la fecha final, y las dos fechas deben pertenecer al mismo ejercicio.
Balance de Situación: generarlo
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Contabilidad › Balance de Situación.
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Fechas
Del 1 de enero a la fecha que se quiere consultar, y confirmar. Si se cancela, no se genera.
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Consultar
La aplicación calcula los importes y abre el informe en PDF.
El PDF tiene dos páginas principales, activo por un lado y patrimonio neto y pasivo por otro, con una cabecera que indica el informe, el ejercicio y las dos fechas. Los importes negativos aparecen entre paréntesis.
Permite conocer los bienes y derechos de la empresa, las existencias, lo pendiente de cobrar a clientes, el efectivo, el inmovilizado, el capital, las reservas y los resultados, las deudas financieras, lo pendiente con proveedores y las obligaciones fiscales y laborales.
El activo
Son los bienes, derechos y recursos que controla la empresa.
Activo no corriente
Lo que normalmente permanece en la empresa más de un ejercicio:
- Inmovilizado intangible (grupos 20, 280 y 290): aplicaciones informáticas, propiedad industrial, derechos, con su amortización y deterioro.
- Inmovilizado material (21, 23, 281 y 291): maquinaria, instalaciones, mobiliario, equipos informáticos, elementos de transporte, construcciones e inmovilizado en curso, con sus amortizaciones y deterioros.
- Inversiones inmobiliarias, con sus amortizaciones o deterioros.
- Inversiones en empresas del grupo a largo plazo: participaciones y créditos con empresas vinculadas.
- Inversiones financieras a largo plazo: valores, créditos, fianzas, depósitos y sus deterioros.
- Activos por impuesto diferido, principalmente la cuenta 474.
Activo corriente
Lo que se convertirá en efectivo, se consumirá o se realizará a corto plazo:
- Activos mantenidos para la venta, con determinadas cuentas del grupo 58.
- Existencias: mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso y terminados, subproductos, anticipos a proveedores y deterioros.
- Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar: clientes (con efectos comerciales, dudoso cobro, anticipos y deterioros), socios por desembolsos exigidos, y otros deudores — deudores, anticipos de remuneraciones, Hacienda Pública deudora, IVA soportado y créditos a corto plazo—.
- Inversiones en empresas del grupo y financieras a corto plazo.
- Periodificaciones: gastos e ingresos contabilizados por anticipado.
- Efectivo y otros activos líquidos, principalmente el grupo 57: caja, bancos, cuentas de ahorro y otros medios líquidos.
Total activo = activo no corriente + activo corriente.
El patrimonio neto
Son los recursos propios. Los fondos propios incluyen capital, capital escriturado y no exigido, prima de emisión, reservas, acciones o participaciones propias, resultados de ejercicios anteriores, otras aportaciones de socios, dividendo a cuenta y subvenciones, donaciones y legados.
El resultado del ejercicio que aparece en el balance sigue esta regla:
Si la cuenta 129 ya tiene saldo, se usa ese saldo. Si está a cero, el resultado se calcula en el momento a partir de los ingresos y los gastos.
Así no se duplica el resultado cuando ya se ha trasladado a la 129. Positivo es beneficio; negativo, pérdida.
El pasivo
El pasivo no corriente recoge las obligaciones con vencimiento normalmente superior a un año: provisiones a largo plazo (grupo 14), deudas a largo plazo —con entidades de crédito, por arrendamiento financiero y otras—, deudas con empresas del grupo, pasivos por impuesto diferido (principalmente la 479) y periodificaciones a largo plazo.
El pasivo corriente, las de vencimiento normalmente inferior a un año: provisiones y deudas a corto plazo, deudas con empresas del grupo, y los acreedores comerciales —proveedores, con sus efectos a pagar, proveedores vinculados y anticipos, y otros acreedores: acreedores por servicios, anticipos de clientes, remuneraciones pendientes, Hacienda Pública y Seguridad Social acreedoras e IVA repercutido—, además de las periodificaciones.
Totales, cuadre y cálculo
El informe calcula el total de patrimonio neto y pasivo como la suma del patrimonio neto, el pasivo no corriente y el pasivo corriente, y muestra los dos totales.
En una contabilidad bien configurada, total activo = total patrimonio neto y pasivo. Compara los dos totales cada vez que generes el balance: si no coinciden, empieza por el Balance de Sumas y Saldos, que señala los asientos descuadrados.
Los importes se calculan agrupando los movimientos por prefijo de cuenta. El activo se calcula normalmente como Debe − Haber; las cuentas correctoras, como amortizaciones o deterioros, dan importes negativos cuando su saldo es acreedor. El patrimonio neto y el pasivo, como Haber − Debe, y sus correctoras reducen el importe de su agrupación.
La clasificación depende de que los códigos estén en los grupos previstos por el modelo, así que conviene tener el plan contable ordenado.
Para qué sirve el Balance
Para analizar la solvencia, la liquidez, el endeudamiento, el peso del inmovilizado, las existencias, lo que deben los clientes y lo que se debe a los proveedores, la tesorería, los fondos propios, el resultado, las deudas a corto y largo plazo, la situación fiscal y el equilibrio entre activo y financiación.
Y como apoyo en los cierres mensuales, trimestrales y anuales, la presentación de cuentas, la información para la asesoría, las solicitudes de financiación y el análisis interno.
Pérdidas y Ganancias: generarla
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Contabilidad › Pérdidas y Ganancias.
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Fechas
El periodo que se quiere analizar, y confirmar.
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Consultar
La aplicación calcula los importes y abre el informe en PDF.
A diferencia del Balance de Situación, aquí sí interesa el intervalo: muestra la actividad de ese periodo, así que puede sacarse para un mes, un trimestre o el ejercicio completo. Muestra los ingresos por ventas y servicios, los aprovisionamientos, los gastos de personal y de explotación, las amortizaciones, el resultado de explotación, los ingresos y gastos financieros, el resultado antes de impuestos, el impuesto sobre beneficios y el resultado final.
Criterio de signos
Cada cuenta se calcula como Haber − Debe. Por eso los ingresos salen en positivo y los gastos en negativo, entre paréntesis. Las devoluciones, correcciones y reversiones conservan su signo real.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Ventas | 10.000,00 |
| Gastos de personal | (3.000,00) |
| Otros gastos | (2.000,00) |
| Resultado | 5.000,00 |
Estructura de la cuenta
El PDF sigue el formato de Cuenta de Pérdidas y Ganancias para pymes, en dos columnas —descripción e importe del ejercicio—, repitiendo la cabecera si ocupa más de una página.
Operaciones continuadas: resultado de explotación (líneas 1 a 11)
| Línea | Qué recoge |
|---|---|
| 1. Importe neto de la cifra de negocios | Ventas de mercaderías y productos, prestaciones de servicios, descuentos y devoluciones (700 a 709). |
| 2. Variación de existencias | De productos terminados y en curso, con sus deterioros y reversiones. |
| 3. Trabajos realizados para el activo | Trabajos de la propia empresa incorporados al inmovilizado (grupo 73). |
| 4. Aprovisionamientos | Compras, trabajos de otras empresas, descuentos, devoluciones, variación de existencias y deterioros. |
| 5. Otros ingresos de explotación | Subvenciones de explotación, ingresos accesorios y de gestión. |
| 6. Gastos de personal | Sueldos, Seguridad Social a cargo de la empresa, indemnizaciones y otros gastos sociales (grupo 64). |
| 7. Otros gastos de explotación | Arrendamientos, reparaciones, servicios profesionales, transportes, seguros, servicios bancarios, publicidad, suministros, tributos y pérdidas por créditos comerciales. |
| 8. Amortización del inmovilizado | Dotaciones a la amortización (grupo 68). |
| 9. Subvenciones imputadas | La parte de subvenciones de inmovilizado reconocida como ingreso. |
| 10. Excesos de provisiones | Determinadas reversiones de provisiones. |
| 11. Deterioro y resultado por enajenaciones | Beneficios y pérdidas por venta de inmovilizado, deterioros y reversiones. |
Resultado de explotación = líneas 1 a 11. Es el subtotal de la actividad ordinaria, antes del resultado financiero y de los impuestos.
Resultado financiero (líneas 12 a 16)
Recoge los ingresos financieros —de participaciones, intereses de créditos, valores—, los gastos financieros —intereses de préstamos y bancarios, actualizaciones—, la variación de valor razonable de instrumentos financieros, las diferencias de cambio en moneda extranjera y el deterioro y venta de instrumentos financieros.
Resultado financiero = líneas 12 a 16, positivo o negativo según pesen más los ingresos o los gastos.
Del resultado antes de impuestos al del ejercicio
Resultado antes de impuestos = resultado de explotación + resultado financiero
Resultado del ejercicio = resultado antes de impuestos + impuesto sobre beneficios
La línea 17, impuesto sobre beneficios, agrupa el impuesto corriente, el diferido y los ajustes positivos y negativos, con el signo que resulte de los apuntes.
El resultado final es beneficio si es positivo y pérdida si es negativo. La cuenta muestra el importe del ejercicio consultado.
Relación entre los dos informes
Pérdidas y Ganancias determina el resultado del periodo, y ese resultado pasa al patrimonio neto del Balance de Situación: con el saldo de la cuenta 129 si lo tiene, o calculado a partir de ingresos y gastos si está a cero.
Por eso el resultado de Pérdidas y Ganancias tiene que coincidir con el que aparece en el patrimonio neto para las mismas fechas.
Vista previa e impresión
Los dos informes se generan en PDF y se abren en una vista previa, desde la que se revisan, imprimen, guardan, comparten y archivan. En macOS se usa la impresión del sistema o se abre el documento con Vista Previa; en Windows se elige la impresora o se guarda con la opción de impresión a PDF. Funcionan igual en cualquier modo de trabajo, y cada empresa ve solo sus datos.
Comprobaciones antes de darlos por buenos
- Revisar el Balance de Sumas y Saldos y corregir todos los asientos descuadrados.
- Comprobar que las fechas pertenecen al mismo ejercicio.
- Generar el Balance de Situación desde el inicio del ejercicio.
- Revisar clientes y proveedores, y conciliar caja y bancos.
- Revisar IVA y retenciones.
- Comprobar amortizaciones, préstamos y deudas, y existencias.
- Verificar que la cuenta 129 no duplica el resultado calculado.
- Comparar el total del activo con el total de patrimonio neto y pasivo.
- Contrastar el resultado de Pérdidas y Ganancias con el del patrimonio neto.
- Guardar los PDF definitivos del cierre.
Estos informes son una herramienta de gestión y de apoyo al cierre; la presentación oficial de cuentas conviene revisarla siempre con vuestra asesoría.