Manual de la ficha de artículos
El registro principal de cada producto: de dónde sale cada cifra de stock, cómo se calculan coste neto y PVP, y qué campos no se deben tocar porque los calcula el programa.
La ficha de artículos es el registro principal de cada producto. Centraliza la información comercial, los proveedores, los costes, los precios, el IVA, la clasificación, las fotografías, la publicación web, la composición y el control de existencias.
Se utiliza en pedidos de clientes, albaranes y entregas, facturas, pedidos a proveedores, recepciones, movimientos manuales, consultas de stock, catálogos e informes comerciales y análisis de ventas y rentabilidad. Funciona tanto en modo local como mediante microservicios.
Acceso y listado de artículos
Desde el listado se puede crear un artículo, editarlo, eliminarlo previa confirmación, buscar rápido o con búsqueda avanzada, filtrar por almacén, ordenar por columnas, imprimir el listado actual en PDF, exportar todos los datos a CSV, navegar por páginas y consultar el stock actual, el disponible y el PVP.
La búsqueda rápida localiza por referencia interna, nombre, código de barras, proveedor, familia y subfamilias. La avanzada combina referencia, nombre, código de barras, proveedor, almacén, familia, subfamilia, estado, activado para compras, activado para ventas, publicación web, intervalo de stock e intervalo de PVP. El listado se ordena por referencia, nombre, familia y subfamilia, stock actual, stock disponible y PVP.
Referencia, almacén, nombre y descripción
La referencia interna identifica al producto dentro de la empresa. La genera la aplicación, no es editable, y se usa en búsquedas, listados, pedidos, documentos de almacén y relaciones con otros artículos. No hay que confundir tres cosas distintas:
| Campo | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Referencia interna | El código de la empresa, generado por el programa. | 125 |
| Ref. art. proveedor | El código que usa el proveedor en su catálogo. | MON-27-4K-X2 |
| Código de barras | El identificador comercial del producto. | 8430001234567 |
Además existe el ID, que es el identificador técnico interno.
El almacén principal indica a cuál está asociado el artículo. El campo es editable: permite seleccionar uno existente o escribir una denominación nueva, y después filtrar el listado por almacén. La ficha muestra el almacén principal; la gestión completa de entradas, salidas y recepciones se hace desde el módulo de Almacén.
El nombre es la denominación comercial principal y es obligatorio: aparece en listados, pedidos de clientes y de proveedores, presupuestos, albaranes, facturas, búsquedas, fichas comerciales y catálogo web. Conviene que sea claro y reconocible.
La descripción amplía la información —características, medidas, materiales, modelos compatibles, presentación, condiciones de uso, información comercial— y puede usarse en documentos, informes y fichas comerciales.
Las observaciones son de uso interno: indicaciones de compra, notas sobre el proveedor, particularidades, restricciones, incidencias o información administrativa. No deben confundirse con la descripción comercial, que sí sale hacia fuera.
Relación con proveedores
La ficha relaciona el artículo con un proveedor, que debe seleccionarse de la lista: no basta con escribir un nombre libre, porque la aplicación necesita guardar su identificador interno. Al seleccionarlo se conservan ese identificador, el nombre o razón social, la relación entre proveedor y artículo y la referencia empleada en los pedidos de compra.
Gracias a esa relación, al preparar un pedido a proveedor aparecen los artículos asociados a él. El selector Ref. proveedor puede buscarse por código, nombre, razón social o NIF, y al elegir una opción válida se completa el nombre.
Ref. art. proveedor es el código que el proveedor usa para ese producto, y resulta especialmente útil en pedidos, recepciones, comunicaciones por correo, comparación con sus albaranes y localización del artículo en su catálogo.
El campo Compra indica si el artículo está disponible para operaciones de compra. Con NO no debe proponerse para nuevas compras: es lo que se usa cuando el proveedor deja de suministrarlo, cuando está descatalogado, cuando solo se vende el stock existente o cuando es un componente interno sin compra directa.
Costes: bruto, descuento y neto
El coste bruto es el precio de compra antes del descuento del proveedor, y el descuento es el porcentaje habitual que aplica.
Coste neto = coste bruto × (1 − descuento ÷ 100)
Con un coste bruto de 100,00 € y un 10 % de descuento, el coste neto es de 90,00 €.
El coste neto se recalcula al modificar el coste bruto o el porcentaje, y se utiliza como referencia para los pedidos a proveedores, la valoración, el cálculo del margen, la comparación entre coste y venta y el análisis de rentabilidad. Aunque el campo aparece en la ficha, lo normal es dejar que lo calcule la aplicación.
Precio de venta e IVA
El tipo de IVA establece el impuesto habitual del artículo; la lista de porcentajes sale de la configuración fiscal cargada en la sesión. Se usa para calcular el precio con IVA, proponer el impuesto en pedidos, preparar albaranes y facturas y mostrar el PVP. El tratamiento fiscal definitivo puede depender también del cliente y del documento.
El precio sin IVA es el precio base de venta, editable, y es el que se propone como precio inicial en los documentos comerciales. Al modificarlo se recalcula el precio con IVA.
Precio con IVA = precio sin IVA × (1 + IVA ÷ 100)
Y al revés, con el botón € se introduce el precio final y la aplicación calcula la base: precio sin IVA = precio con IVA ÷ (1 + IVA ÷ 100). Es lo que se usa para fijar un precio redondo al consumidor, por ejemplo 19,95 €.
El listado de artículos muestra el precio con IVA como PVP.
Familias y subfamilias
La familia agrupa productos de naturaleza similar —informática, alimentación, ropa, ferretería, consumibles, mobiliario— y se utiliza en búsquedas, filtros, listados, análisis e informes. El campo es editable: se puede seleccionar una existente o escribir una nueva.
Por debajo hay tres niveles de subfamilia, cada uno más concreto que el anterior:
- Informática
- Monitores
- LED
- 27 pulgadas
Las opciones de cada nivel dependen de los anteriores: las de la subfamilia 1 dependen de la familia, y las de la 2 y la 3, de las anteriores. Todos los selectores son editables, y al cambiar un nivel la aplicación actualiza las opciones de los siguientes.
Campos libres y campo Web
La ficha dispone de ocho campos libres para información propia de cada empresa: marca, modelo, color, talla, material, temporada, número de serie, medida, peso, capacidad o fabricante. Sus nombres pueden personalizarse desde la configuración de campos libres de Almacén, lo que permite adaptar la ficha sin modificar su estructura.
El selector Web indica si el artículo está preparado para aparecer en el catálogo web, y también está disponible en la búsqueda avanzada para localizar los publicados o los pendientes de publicar.
Marcar Web = SI no publica por sí solo una página. Indica que el artículo puede utilizarse en los procesos de catálogo, informes o publicación configurados.
Código de barras
Guarda el identificador comercial del producto, y sirve para buscarlo, identificarlo en ventas, trabajar con lectores, evitar errores al seleccionar productos, imprimir etiquetas y diferenciar formatos o presentaciones. Es editable, pero conviene que sea único.
Un lector funciona normalmente como un teclado: se sitúa el cursor en el buscador, se escanea el producto, el lector introduce el código y la aplicación localiza el artículo.
Fotografías
Cada artículo puede tener una o varias imágenes. Desde la ficha se pueden añadir, recortar, editar y quitar fotografías, verlas en tamaño grande, navegar a la anterior o la siguiente, seleccionarlas por miniaturas y consultar cuántas hay. Se admiten PNG, JPG/JPEG y WebP.
Se utilizan en la propia ficha, en informes, en documentación comercial, en el catálogo, en las fichas generadas con el asistente y en material de marketing. La edición puede no estar disponible si el archivo original no está accesible en el equipo o en el almacenamiento configurado.
Estado, venta y destino
El artículo puede estar Activo o de Baja. Uno en baja se conserva para mantener el historial, pero queda identificado como no operativo para nuevas gestiones.
Si el artículo ya se ha utilizado en documentos, es preferible darlo de baja antes que eliminarlo.
El campo Venta controla si puede utilizarse en pedidos de clientes, presupuestos, albaranes, facturas y catálogo comercial. Y el Destino clasifica su uso previsto —venta, consumo interno, producción, componente, muestra, repuesto—; el selector es editable y admite nuevos destinos.
Control de stock
Las unidades de inicio son las existencias con las que se arranca el control de almacén. Sirven para registrar la cantidad de partida —si al empezar hay 25 unidades, se introduce 25—, no para hacer ajustes diarios. A partir de ahí, el stock se calcula con los movimientos posteriores.
Stock actual = unidades iniciales − entregadas + recibidas + entradas manuales − salidas manuales
Es un campo calculado y bloqueado: no se escribe directamente.
Las entradas manuales acumuladas también son un campo calculado. Se usan para inventario positivo, devoluciones, regularizaciones, producción terminada, unidades encontradas o existencias incorporadas sin pedido a proveedor. Para registrar una: guardar primero el artículo, pulsar Entradas manuales, introducir la cantidad, indicar el motivo y guardar el movimiento.
Las salidas manuales funcionan igual, y sirven para roturas, mermas, consumo interno, regalos, ajustes negativos, pérdidas o unidades no entregadas mediante un pedido.
Pendientes, disponible y rotura
Pendiente de entrega son las unidades incluidas en pedidos de clientes que todavía no se han entregado: stock comprometido o reservado. Es calculado y no editable.
Stock disponible = stock actual − pendiente de entrega
Con 20 unidades de stock actual y 8 pendientes de entregar, el disponible es 12.
Pendiente de recibir de proveedores muestra lo solicitado en pedidos de compra que aún no ha llegado del todo, y permite conocer las compras en curso, la reposición prevista, las cantidades pendientes y el material que llegará pronto. Se actualiza con las recepciones y es informativo: no se suma al stock actual hasta que la mercancía se recibe, ni cuenta como disponible.
El mínimo de rotura de stock marca el nivel por debajo del cual hay riesgo de quedarse sin existencias: con 4 disponibles y un mínimo de 6, el artículo debería revisarse para reponerlo. Es editable y sirve de referencia para control y análisis.
Relación con pedidos y almacén
En un pedido a proveedor se utilizan la referencia interna, la del proveedor, el nombre, el coste, el IVA y las cantidades solicitadas y recibidas. Las unidades pedidas figuran como pendientes de recibir hasta que se registra la recepción.
Al recibir mercancía se actualizan las unidades recibidas, disminuye el pendiente de recibir, aumenta el stock actual y se mantiene el histórico. Una recepción parcial deja el resto como pendiente.
Al añadir el artículo a un pedido de cliente se conservan su identificador, referencia, nombre, precio, coste, IVA y cantidad. Mientras no se entrega, esas unidades figuran como pendientes de entrega y reducen el stock disponible.
Cuando se entrega, disminuye el stock actual, disminuye el pendiente de entrega, se actualiza el disponible y la salida queda relacionada con el documento comercial.
Los movimientos manuales permiten corregir el stock sin generar un pedido, guardando artículo, tipo de movimiento, cantidad y motivo. Deben reservarse para ajustes excepcionales, no para sustituir las recepciones o entregas normales.
Composición de artículos
Un artículo puede estar formado por otros. Por ejemplo, un ordenador montado con una placa base, un procesador, dos módulos de memoria, un disco y una caja.
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Guardar primero
El artículo principal debe estar guardado.
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Buscar
Localizar el componente por referencia o nombre y seleccionarlo de la lista.
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Unidades
Introducir las necesarias y pulsar Añadir artículo.
La ficha muestra la referencia del componente, su nombre, las unidades necesarias y su stock actual. No se permite añadir el propio artículo como componente ni repetir dos veces el mismo componente.
La sección Forma parte de hace el camino inverso: muestra los productos finales en los que se utiliza este artículo. Si un tornillo se usa en tres productos, su ficha muestra esos tres y la cantidad necesaria en cada uno. Sirve para conocer dependencias, planificar fabricación, detectar falta de componentes y consultar dónde se consume un artículo.
La ficha dispone además de un acceso de orden de fabricación, preparado para relacionar la composición con entradas de producto. El control principal de componentes se hace mediante las dos secciones anteriores.
Ficha comercial y publicación
La función Ficha artículo IA prepara contenido comercial a partir de los datos del artículo: nombre, descripción, referencia, código de barras, familia y subfamilias, proveedor, almacén, estado y destino, costes y precios, IVA, stock, campos libres y fotografías. Genera contenido HTML listo para insertarlo en el editor de informes. Ver qué hace la IA.
El resultado puede editarse, guardarse como ficha comercial, imprimirse o convertirse a PDF, utilizarse en documentación, incorporarse a comunicaciones de marketing o servir de contenido para una página o catálogo web.
Para abrir una ficha ya creada: guardar primero el artículo, generar y guardar su ficha desde el editor de informes y pulsar Ficha artículo IA. Si todavía no existe una ficha guardada, la aplicación lo indica.
La relación con la web se controla mediante el campo Web, las imágenes, la descripción, los precios, la ficha comercial generada y las herramientas de marketing e informes. La publicación final depende del sistema web o de marketing configurado: la ficha prepara el contenido, pero no crea una dirección automáticamente por marcar Web = SI. Ver catálogos y tiendas online.
Qué se edita y qué calcula el programa
| Editables por el usuario | Calculados: no se tocan |
|---|---|
| Almacén, proveedor y referencia del artículo en el proveedor. | Referencia interna. |
| Coste bruto y descuento del proveedor. | Coste neto, calculado desde el bruto y el descuento. |
| Tipo de IVA y precio sin IVA. | Precio con IVA, calculado desde la base y el IVA. |
| Familia y subfamilias 1, 2 y 3. | Entradas y salidas manuales acumuladas. |
| Nombre, descripción, observaciones y campos libres 1 a 8. | Stock actual y stock disponible. |
| Web, código de barras, estado, compra, venta y destino. | Pendiente de entrega y pendiente de recibir de proveedores. |
| Unidades de inicio, mínimo de rotura y fotografías. | Stock de cada componente. |
| Componentes y unidades necesarias. | Relación de productos donde se utiliza. |
Guardado y navegación
Guardar guarda y cierra. Guardar sin cerrar mantiene la ficha abierta, que es lo útil para seguir con fotografías, componentes, movimientos o datos comerciales. Cerrar sin guardar descarta lo no guardado.
Los movimientos manuales se guardan de forma independiente: si se registra uno, el stock queda actualizado aunque después se cierre la ficha sin guardar.
Atrás y Adelante navegan entre los artículos del listado desde el que se abrió la ficha, y el indicador muestra la posición actual sobre el total.
Impresión y exportación
El botón de impresión genera un PDF con los artículos visibles, respetando la búsqueda, los filtros, el almacén seleccionado y el orden actual, y se abre en una vista previa.
La exportación genera un CSV con identificadores y referencias, almacén, proveedor, costes y descuentos, IVA, precios, familia y subfamilias, nombre y descripción, campos libres, web, estado, compra y venta, destino, código de barras, stock inicial, entradas y salidas, stock actual y disponible, pendientes de entrega y de recepción y la ruta de las imágenes. Puede abrirse con Excel o con cualquier aplicación compatible.
Alta de un artículo nuevo
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Nuevo artículo
Seleccionar el almacén y el proveedor, e introducir la referencia que este utiliza.
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Costes
Informar coste bruto y descuento, y comprobar el coste neto.
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Precios
Seleccionar el IVA e introducir el precio sin IVA, o usar la calculadora desde el PVP.
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Clasificar
Familia y subfamilias, nombre y descripción, y código de barras.
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Configurar
Estado, compra, venta, destino y si estará disponible para web. Añadir fotografías.
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Stock
Introducir las unidades iniciales y configurar el mínimo de rotura.
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Guardar
Y después añadir componentes si es un producto compuesto.
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A trabajar
Registrar los movimientos posteriores mediante entradas, salidas, pedidos y recepciones.
Recomendaciones
- No modificar las unidades iniciales para registrar compras posteriores.
- Usar recepciones para la mercancía llegada de proveedores y entregas para las salidas a clientes.
- Reservar los movimientos manuales para ajustes excepcionales.
- No escribir directamente en los campos calculados.
- Mantener actualizado el coste para obtener márgenes correctos.
- Utilizar códigos de barras únicos.
- Seleccionar siempre el proveedor desde la lista.
- Dar de baja los artículos históricos en lugar de eliminarlos.
- Revisar el pendiente de entrega antes de prometer unidades.
- No considerar disponible la mercancía pendiente de recibir.
- Completar fotografías y descripción si el artículo se usará en web o en marketing.