Manual del Libro Mayor
Los movimientos de cada cuenta con su saldo línea a línea: lo que se consulta para saber cuánto debe un cliente, cuánto se le debe a un proveedor o si el banco cuadra con el extracto.
El Libro Mayor reúne los movimientos contables agrupados por cuenta y calcula el saldo acumulado después de cada uno. A diferencia del Libro Diario, que los ordena por fecha, el Mayor responde a la pregunta de qué ha pasado con una cuenta concreta y en qué situación ha quedado.
Sirve para saber qué operaciones han afectado a una cuenta, cuánto se ha cargado en el Debe y abonado en el Haber, cómo evoluciona el saldo tras cada movimiento, los totales del periodo y el saldo final.
Generar el informe
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Abrir
Contabilidad › Mayor.
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Periodo
Indicar la fecha inicial y la final, y confirmar.
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Consultar
La aplicación genera el Libro Mayor en PDF y lo abre en una vista previa.
El ejercicio se determina por el año de la fecha final. El informe incluye los apuntes de ese ejercicio cuya fecha esté dentro del intervalo, así que vale para un día, un mes, un trimestre, un semestre, el ejercicio completo o cualquier otro periodo. Para una revisión completa del año, del 1 de enero al 31 de diciembre.
El informe recoge todas las cuentas que tengan movimiento en el periodo; las que no tienen apuntes en ese intervalo no aparecen. Para ver los movimientos de una sola cuenta, lo más rápido es la búsqueda por cuenta del Libro Diario.
Cómo se organiza
El documento se divide en un bloque por cuenta, que empieza con su código y su descripción y sigue con los movimientos en estas columnas: código, fecha, número de asiento, descripción de la cuenta, concepto, Debe, Haber y saldo. Si una cuenta ocupa más de una página, se repiten su cabecera y los títulos de las columnas.
El número de asiento es el que permite localizar la operación completa en el módulo de Asientos. El concepto explica el movimiento —factura emitida o recibida, cobro, pago, ingreso bancario, retirada de caja, regularización, apertura, cierre, asiento manual—, y el saldo es el acumulado de la cuenta después de ese movimiento.
Cálculo del saldo
El saldo se calcula según la naturaleza de cada cuenta:
| Naturaleza deudora | Naturaleza acreedora | |
|---|---|---|
| Saldo | Debe − Haber | Haber − Debe |
| Cuentas habituales | Activo, clientes y deudores, caja y bancos, gastos, compras, IVA soportado, Hacienda Pública deudora. | Patrimonio neto, proveedores y acreedores, deudas, ingresos, ventas, IVA repercutido, retenciones pendientes de ingresar. |
La aplicación usa la naturaleza configurada en la ficha de la cuenta. Si no está informada, la deduce del código: grupo 1 acreedora; grupos 2 y 3 deudora; cuentas 43 y 44 deudoras; resto habitual del grupo 4 acreedora; cuentas 57 deudoras; resto habitual del grupo 5 acreedora; y deudora por defecto para el resto.
Para que los saldos salgan con el signo correcto, conviene revisar la naturaleza de las cuentas en el módulo de Cuentas, en vez de fiarlo todo a la deducción automática.
Saldo acumulado y saldo inicial
El saldo se recalcula después de cada línea. En una cuenta bancaria, de naturaleza deudora:
| Movimiento | Debe | Haber | Saldo |
|---|---|---|---|
| Ingreso inicial | 1.000,00 | 0,00 | 1.000,00 |
| Pago a proveedor | 0,00 | 250,00 | 750,00 |
| Cobro de cliente | 500,00 | 0,00 | 1.250,00 |
El cálculo empieza en cero al inicio del intervalo pedido. Si generas el Mayor desde una fecha intermedia, no incorpora como saldo inicial lo anterior. Para ver el saldo completo, genera el informe desde el comienzo del año o incluye el asiento de apertura dentro del periodo.
Totales por cuenta
Al final de cada cuenta aparecen el total del Debe, el total del Haber y el saldo final, solo con los movimientos del periodo seleccionado. Sirven para ver de un vistazo el volumen de cargos y abonos, la posición final de la cuenta, las diferencias entre Debe y Haber y las cuentas cuyo saldo merece una revisión.
Mayor y Diario
Los dos usan los mismos apuntes, presentados de distinta manera. El Diario los ordena por fecha, asiento y línea, y es el adecuado para revisar cronológicamente todo lo contabilizado. El Mayor los agrupa por cuenta con su saldo, y es el adecuado para revisar un cliente, un proveedor, un banco, la caja, las ventas, las compras, los gastos, el IVA, las retenciones o cualquier otra cuenta.
Corregir un error
El Mayor es un informe de consulta: sus movimientos no se editan. Cada uno pertenece a un asiento, y es el asiento lo que se corrige.
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Anotar
El número de asiento del movimiento erróneo.
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Corregir
En Asientos, buscar ese número, abrir el asiento completo y revisar todas sus líneas.
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Cuadrar
Comprobar que Debe y Haber coinciden y guardar.
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Regenerar
Volver a generar el Libro Mayor.
Clientes y proveedores
| Cuenta de cliente | Cuenta de proveedor | |
|---|---|---|
| Debe | Las facturas emitidas. | Los pagos realizados. |
| Haber | Los cobros. | Las facturas recibidas. |
| Saldo habitual | Deudor: lo pendiente de cobrar. | Acreedor: lo pendiente de pagar. |
| También aparecen | Abonos y rectificaciones, anticipos, ajustes manuales. | Abonos, anticipos, regularizaciones. |
Cada cliente y cada proveedor debería tener su propia cuenta auxiliar: es lo que permite seguirlos por separado en el Mayor.
Bancos y caja
Las cuentas de tesorería muestran ingresos, cobros, pagos, transferencias, retiradas, aportaciones, gastos bancarios y regularizaciones. Suelen ser de naturaleza deudora: los ingresos aumentan el saldo y los pagos o retiradas lo reducen.
El Mayor de una cuenta bancaria es el apoyo natural para la conciliación: se comparan sus movimientos con el extracto de la entidad.
IVA y retenciones
El Mayor permite revisar las cuentas fiscales antes de las declaraciones. En la 472, IVA soportado, se comprueban las cuotas de compras y gastos, las rectificaciones y las regularizaciones. En la 477, IVA repercutido, el IVA generado en las ventas, las facturas rectificativas y las regularizaciones. Y también pueden revisarse las retenciones practicadas y soportadas, Hacienda Pública acreedora y deudora, y la Seguridad Social.
Es una ayuda para comprobar el movimiento de esas cuentas, pero las declaraciones deben contrastarse además con los informes fiscales y las facturas, y con vuestra asesoría.
Vista previa e impresión
Una vez generado, el Mayor se abre como PDF. Desde la vista previa se revisan todas las páginas, se amplía o reduce, se imprime, se guarda, se comparte y se archiva por ejercicio o trimestre. En macOS se usa la impresión del sistema o se guarda el PDF para abrirlo con Vista Previa; en Windows, se elige la impresora instalada o se guarda como PDF con las opciones del sistema.
El informe funciona igual en cualquier modo de trabajo, y cada empresa ve únicamente sus propios movimientos.
Usos habituales
Comprobar saldos de clientes, revisar deudas con proveedores, conciliar bancos, revisar la caja, analizar cuentas de gastos e ingresos, comprobar IVA y retenciones, detectar movimientos duplicados, localizar errores de cuenta, revisar asientos automáticos, preparar cierres mensuales, trimestrales o anuales, dar información a la asesoría y justificar el saldo de una cuenta.
Recomendaciones
- Mantener bien informada la naturaleza de las cuentas.
- Generar el informe desde el comienzo del ejercicio cuando haga falta el saldo completo, y revisar antes los asientos de apertura.
- No corregir desde el informe: modificar siempre el asiento completo.
- Comparar clientes y proveedores con sus listados de pendientes.
- Comparar los bancos con los extractos.
- Revisar las cuentas fiscales antes de las declaraciones trimestrales.
- Conservar los informes definitivos de cada cierre.
- Volver a generar el Mayor después de corregir o importar asientos.