Manual de lectura de albaranes con IA
Crear el pedido de proveedor a partir del albarán que llega en PDF o foto, con sus artículos y costes, y recepcionar la mercancía en el mismo paso.
La lectura de albaranes con IA crea el pedido de proveedor a partir del albarán —o del pedido— que llega en PDF o en imagen: reconoce el proveedor, las referencias, las cantidades, los costes, los descuentos y el IVA, y deja el pedido listo para revisar.
Al guardarlo se puede recepcionar la mercancía en el mismo paso, con lo que el stock se actualiza. La información siempre se revisa antes de guardar.
Formatos admitidos
Se admiten documentos en PDF, JPG o JPEG y PNG. Para que la lectura salga bien, la imagen debe estar completa, enfocada, recta y con suficiente resolución.
Cómo se lanza la lectura
-
Abrir
Entrar en Proveedores / Compras y abrir Pedidos proveedor.
-
Leer con IA
Pulsar Leer con IA y seleccionar el albarán o el pedido en el ordenador.
-
Esperar
SigPyme prepara el documento y lo analiza. No cierres el programa ni la ventana del proceso mientras dure la lectura.
Lectura del proveedor
De la cabecera del documento se intentan reconocer la razón social o el nombre comercial, el NIF o CIF, la dirección, el código postal y la localidad, el teléfono y el correo, y el número de pedido o de albarán.
SigPyme busca al proveedor por su NIF o CIF y, si lo encuentra, lo asigna al pedido. Si no existe, pregunta si se quiere dar de alta: se abre la ficha de proveedor con los datos reconocidos, se revisa, se completa lo que falte y se pulsa Guardar para continuar.
Si se cierra la ficha sin guardar o se cancela el alta, se detiene todo el proceso: no se crea el pedido ni se siguen leyendo los artículos.
Artículos del albarán
SigPyme recorre las líneas y busca cada artículo en el almacén, sobre todo por la referencia del proveedor. De cada línea puede reconocer esa referencia, el nombre o la descripción, las unidades, el coste bruto, el descuento, el coste neto, el tipo de IVA y el total de la línea.
El precio unitario del albarán se interpreta como coste del producto, no como precio de venta.
Cuando la referencia coincide con un artículo del almacén, la línea se enlaza con él. Antes de guardar conviene comprobar que la referencia es la del producto correcto, que el proveedor asignado es el que toca, y que las unidades, el coste, el descuento y el IVA coinciden con el documento. La lectura con IA no sirve para sustituir referencias equivocadas o duplicadas sin revisarlas.
Artículos que no existen
Si un artículo no aparece en el almacén, SigPyme permite darlo de alta al momento:
-
Ficha
Se abre la ficha del artículo nuevo con una referencia interna correlativa propuesta.
-
Datos
Se rellenan los datos leídos del albarán, el proveedor y la referencia que ese proveedor usa.
-
Costes
Se completan coste bruto, descuento, coste neto e IVA.
-
Guardar
Se revisa y se pulsa Guardar para pasar a la siguiente línea.
Si se cancela o se cierra sin guardar, el proceso se detiene, para no dejar un pedido incompleto ni enlazar artículos que no son. Manual de la ficha de artículos.
Costes, descuentos e IVA
| Dato | Qué es |
|---|---|
| Coste bruto | Precio unitario del albarán antes del descuento. |
| Descuento | Porcentaje que aplica el proveedor. |
| Coste neto | Coste bruto menos el descuento. |
| IVA | Porcentaje de impuesto de la línea. |
| Total | Unidades × coste neto, más los impuestos. |
Por ejemplo, con un coste bruto de 80,00 €, un 30 % de descuento y 10 unidades: el coste neto es 56,00 € y la base de la línea, 560,00 €. Comprueba si el albarán muestra los precios antes o después del descuento, que es donde más se falla.
Revisar el pedido generado
Comprobados el proveedor y los artículos, SigPyme abre la ficha del pedido con todo lo recuperado. Repasa el proveedor, la fecha, el número del albarán o pedido, la dirección de entrega, las referencias, las cantidades, los costes, los descuentos, el IVA, los totales y las observaciones que ha generado la lectura. La ficha se desplaza en vertical para ver las líneas de abajo.
Guardar el pedido
Al pulsar Guardar se crean la cabecera del pedido, sus líneas con cantidades, costes, descuentos e impuestos, y las unidades pendientes de recibir.
Guardar el pedido no significa que la mercancía esté en el stock: el stock solo sube con la recepción.
Recepción de la mercancía
Después de guardar un pedido creado desde un albarán, SigPyme pregunta ¿Quieres recepcionarlo ahora como entregado?
- Sí: se abre Recibir mercancía con la referencia, la descripción, las unidades pedidas, las ya recibidas y las que se reciben ahora. Se revisan las cantidades y se pulsa Guardar recepción.
- No: el pedido queda pendiente de recibir y se recepciona más adelante desde Pedidos pendientes de recibir.
Al guardar la recepción se registra la entrada, se actualizan las unidades recibidas, bajan las pendientes, sube el stock, la operación aparece en el histórico de recepciones y queda registrada su fecha.
Recepciones parciales
Si no ha llegado todo, se cambia la columna Recibir ahora y se escriben solo las unidades realmente entregadas. El resto sigue como pendiente y se pueden hacer nuevas recepciones hasta completar el pedido.
Comprobaciones posteriores
- El pedido, en Pedidos proveedor.
- Lo que falta, en Pedidos pendientes de recibir.
- La entrada, en el histórico de recepciones.
- El stock actual en la ficha de cada artículo.
- El coste y el proveedor asociados al artículo.
Posibles incidencias
| Qué pasa | Qué hacer |
|---|---|
| No encuentra al proveedor | Comprobar que el NIF o CIF se lee bien; se puede aceptar el alta propuesta y corregir los datos antes de guardar. |
| No reconoce la referencia del artículo | Ver si el albarán trae una referencia clara. Si no existe en SigPyme, crear el artículo y asignarle a mano la referencia del proveedor. |
| El descuento no coincide | Mirar si el documento lleva descuento por línea o uno general, y corregirlo en la ficha antes de guardar. |
| El coste no coincide | Comprobar si el precio del albarán es bruto o neto: SigPyme guarda el precio leído como coste y aplica después el descuento detectado. |
| El total no cuadra | Revisar cantidades, descuentos, bases, IVA y redondeos. No guardes el pedido hasta que los importes sean correctos. |
| Error de conexión o del servicio de IA | Comprobar que la sesión está iniciada, que hay conexión a internet, que el formato del documento es de los admitidos y que la empresa tiene consultas de IA disponibles. |
Recomendaciones
- Conserva siempre el albarán original.
- Revisa proveedor, referencias, cantidades y costes antes de guardar.
- No des de alta dos veces el mismo proveedor, y evita crear artículos duplicados por pequeñas diferencias de referencia.
- Comprueba los descuentos y registra solo las cantidades realmente recibidas.
- Revisa el stock después de la recepción.
- Usa imágenes completas, nítidas y sin sombras.
La IA ahorra la introducción de datos, pero la validación final del pedido y de la recepción es del usuario. Para las facturas del proveedor, mira el manual de lectura de facturas recibidas con IA.