Manual de la ficha de proveedores
La ficha de proveedor y las dos cuentas que más se confunden: la del proveedor, que registra la deuda, y la de cargo, que registra el gasto. Con ejemplos de asiento.
La ficha de proveedores centraliza la información fiscal, comercial, contable, bancaria y de contacto de cada proveedor. Sus datos se utilizan después en pedidos de compra, recepciones de mercancía, facturas recibidas, vencimientos, pagos y contabilidad.
La información pertenece a la empresa activa: cada empresa solo consulta y modifica sus propios proveedores, tanto mediante microservicios como en modo local.
Acceso a proveedores
Desde Proveedores/Compras › Proveedores se abre el listado general. Desde ahí se puede ver todos los proveedores, buscar por razón social, nombre comercial, NIF, código, teléfono o correo, ordenar los resultados, crear un proveedor, abrir y modificar una ficha, eliminar un proveedor cuando esté permitido, recorrer las fichas con Atrás y Adelante, guardar y cerrar, guardar sin cerrar, o cerrar sin guardar.
Crear un proveedor
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Nuevo proveedor
Desde el listado, pulsar Nuevo proveedor.
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Datos fiscales
Razón social, NIF y dirección.
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Cuenta contable
Asignar la cuenta contable del proveedor.
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Cuenta de cargo
Asignar la cuenta de cargo o contrapartida.
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Forma de pago
Indicar cómo se le paga habitualmente.
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Banco y contactos
Completar los datos bancarios si hacen falta y añadir las personas de contacto.
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Guardar
Revisar la información y pulsar Guardar o Guardar sin cerrar.
El proveedor puede guardarse al principio con los datos básicos y completarse después.
Los botones de la ficha
- Guardar: guarda todos los cambios y cierra la ficha.
- Guardar sin cerrar: guarda y mantiene la ficha abierta. Es útil cuando hay que crear las cuentas contables o revisar otros datos después del primer guardado.
- Cerrar sin guardar: cierra descartando los cambios no guardados.
- Atrás y Adelante: se desplazan por los proveedores cargados en el listado sin cerrar la ficha. El indicador entre los dos botones muestra la posición actual y el total.
Datos automáticos y código de proveedor
La cabecera contiene campos que genera la aplicación: número interno, identificador único, fecha de alta, empresa propietaria y usuario de creación o modificación.
Esos campos están bloqueados: no permiten introducir el cursor ni cambiar su contenido a mano. El número y el identificador se asignan solos al guardar.
El Código de proveedor es otra cosa: una referencia interna para identificarlo rápidamente en listados, búsquedas, pedidos de compra, facturas recibidas, informes y exportaciones. No debe confundirse con el NIF ni con la cuenta contable.
Datos fiscales
La sección contiene razón social, NIF o identificador fiscal, nombre comercial, dirección fiscal, código postal, localidad, provincia, país, teléfono, teléfono móvil, correo electrónico, fax y página web.
- Razón social: el nombre legal que se utiliza en facturas y documentos fiscales.
- Nombre comercial: el nombre por el que se conoce al proveedor. Puede ser distinto de la razón social.
- NIF: lo identifica fiscalmente. Conviene revisarlo antes de registrar facturas recibidas o de crear una cuenta contable automática.
- Dirección fiscal: la dirección legal que se usará en facturas recibidas, pedidos e informes.
Contabilidad y pago
La sección Contabilidad y pago reúne el tipo de documento, la cuenta de cargo o contrapartida, la cuenta contable del proveedor, la descripción, la forma de pago y los datos bancarios. Son los datos que permiten automatizar los asientos de facturas recibidas y de pagos.
Cuenta contable del proveedor
La cuenta contable representa la deuda que la empresa mantiene con el proveedor. Normalmente pertenece al grupo 40 del plan contable:
- 400: proveedores de mercaderías o servicios relacionados con la actividad.
- 410: acreedores por prestación de servicios.
- Otras cuentas específicas cuando la configuración contable de la empresa lo requiera.
Por ejemplo: 40000001 – Proveedor Materiales Norte, 40000002 – Distribuciones Ejemplo, 41000001 – Asesoría Profesional. La cuenta debe ser única para cada proveedor si se quiere consultar individualmente su saldo, sus facturas y sus pagos.
Crearla automáticamente
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Datos mínimos
Completar al menos la razón social y el NIF.
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Pulsar Crear
El botón que hay junto al campo Cuenta contable.
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Tipo de cuenta
Seleccionar 400 (proveedor de mercaderías o servicios) o 410 (acreedor por prestación de servicios).
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Revisar
Comprobar el prefijo propuesto y confirmar con Aceptar.
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Asignación
La aplicación busca el siguiente código disponible, crea la cuenta en el plan contable y la asigna a la ficha.
Cuándo una 400: proveedores que suministran mercaderías, materias primas, productos para reventa, materiales necesarios para la actividad o servicios directamente relacionados con compras habituales.
Cuándo una 410: acreedores que prestan asesoramiento, servicios profesionales, alquileres, reparaciones, servicios externos u otros servicios que no se tratan como compras de mercaderías.
La elección definitiva debe seguir el plan contable y el criterio del responsable de contabilidad.
Asignar una cuenta que ya existe
Si la cuenta ya existe, se localiza en el plan contable, se introduce o selecciona su código en Cuenta contable, se comprueba que pertenece al proveedor correcto y se guarda la ficha. No se debe crear una cuenta duplicada si el proveedor ya tiene una asignada.
Cuenta de cargo o contrapartida
La cuenta de cargo indica dónde se contabiliza normalmente el gasto o la compra del proveedor. No representa la deuda: es la contrapartida que se utiliza al registrar la factura recibida.
| Cuenta | Para qué | Ejemplo de proveedor |
|---|---|---|
| 600 | Compras de mercaderías | Productos para reventa |
| 601 | Compras de materias primas | |
| 602 | Compras de otros aprovisionamientos | |
| 621 | Arrendamientos y cánones | |
| 622 | Reparaciones y conservación | |
| 623 | Servicios de profesionales independientes | Una asesoría |
| 624 | Transportes | Una empresa de mensajería |
| 625 | Primas de seguros | |
| 626 | Servicios bancarios | |
| 627 | Publicidad y relaciones públicas | Una empresa de publicidad |
| 628 | Suministros | Un proveedor de electricidad |
| 629 | Otros servicios |
Crearla automáticamente
Junto al campo Cuenta de cargo hay otro botón Crear: se selecciona el grupo de gasto correspondiente, se introduce o revisa su descripción y se confirma. La aplicación asigna el siguiente código disponible y la cuenta queda guardada en la ficha.
La cuenta de cargo debe describir el tipo de compra o gasto, no el nombre del proveedor. Por ejemplo: cuenta del proveedor 40000008 – Transportes Rápidos, cuenta de cargo 62400000 – Transportes.
Diferencia entre las dos cuentas
| Campo | Finalidad | Ejemplo |
|---|---|---|
| Cuenta contable | Registra la deuda con el proveedor | 40000008 – Transportes Rápidos |
| Cuenta de cargo | Registra la compra o el gasto | 62400000 – Transportes |
En una factura recibida de 121 € con base de 100 € e IVA de 21 €, el asiento básico puede ser:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 624 – Transportes | 100 € | |
| 472 – IVA soportado | 21 € | |
| 400 – Proveedor | 121 € |
La cuenta 624 sale de Cuenta de cargo y la 400 sale de Cuenta contable del proveedor.
Descripción, tipo de documento y forma de pago
El campo Descripción guarda el concepto habitual asociado al proveedor —transporte y mensajería, compra de mercaderías, servicios de asesoría, suministro eléctrico, publicidad, reparaciones— y sirve de ayuda al preparar facturas, pagos y asientos.
El Tipo de documento indica el documento habitual que se registra: factura, factura rectificativa, recibo u otro documento admitido. Normalmente se usa factura, salvo que la operativa pida otra cosa.
La Forma de pago establece cómo se paga habitualmente: transferencia, domiciliación, efectivo, tarjeta, cheque, pagaré u otra forma configurada. Puede recuperarse automáticamente al registrar facturas, vencimientos o pagos.
Datos bancarios
La ficha guarda los componentes de la cuenta bancaria: país del IBAN, IBAN, entidad, oficina, dígitos de control y número de cuenta. Se utilizan como información de pago y deben revisarse con cuidado antes de hacer transferencias.
Los datos bancarios no sustituyen a la cuenta contable. El IBAN identifica una cuenta bancaria real; la cuenta 400 o 410 identifica al proveedor en contabilidad.
Contactos
Se pueden guardar personas de contacto del proveedor con su nombre, teléfono móvil, correo electrónico y cargo o departamento: administración, facturación, compras, comercial, logística o incidencias. Estos datos se usan al preparar pedidos y comunicaciones.
Pedidos a proveedores
Al seleccionar un proveedor en un pedido, la aplicación puede recuperar su código, razón social o nombre comercial, NIF, teléfono, correo electrónico, cuenta contable, cuenta de cargo y condiciones de pago. Desde el pedido se añaden artículos, cantidades, precios, IVA, referencias del proveedor y datos de entrega.
Crear un pedido no aumenta el stock. El stock aumenta cuando se registra la recepción de la mercancía. Ver la gestión de almacén.
Facturas recibidas
Al seleccionar el proveedor en una factura recibida se cargan sus datos fiscales y contables: cuenta del proveedor, cuenta de cargo, razón social, NIF, dirección, forma de pago, datos fiscales y descripción habitual.
La factura puede incluir varias bases imponibles, diferentes tipos de IVA, retenciones de IRPF, vencimientos, pagos y observaciones.
Contabilización automática
Para que una factura recibida se contabilice correctamente deben estar configuradas la cuenta contable del proveedor, la cuenta de cargo, las cuentas de IVA soportado, las de retenciones si existen, el plan contable de la empresa y el ejercicio contable.
La aplicación utiliza la información de la ficha para proponer el asiento, con este esquema habitual:
- Cuenta de gasto o compra al Debe.
- IVA soportado al Debe.
- Retención, si existe, al Haber.
- Cuenta del proveedor al Haber.
Si falta alguna cuenta, hay que completarla antes de confirmar la contabilización. Ver cómo se contabilizan las facturas.
Pagos a proveedores
Los pagos se relacionan con el proveedor, la factura recibida, la cuenta contable del proveedor, la cuenta de tesorería, la fecha, el importe, la forma de pago y el concepto. La cuenta de tesorería suele pertenecer al grupo 57: 570 caja y 572 bancos.
Los pagos pueden ser totales, parciales o negativos, cuando representan devoluciones o ajustes admitidos.
Un pago parcial no debe marcar la factura como completamente pagada.
Vencimientos
Las condiciones del proveedor sirven para controlar los vencimientos de sus facturas. El saldo real se calcula a partir de la factura y de todos sus pagos.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | No existe ningún pago. |
| Parcial | Se ha pagado una parte. |
| Pagado | El saldo es cero. |
| Vencido | Queda saldo después de la fecha prevista. |
Cambiar cuentas, duplicados y bajas
Cambiar una cuenta asignada
Para cambiar la cuenta del proveedor o la contrapartida: abrir la ficha, revisar si existen facturas o asientos previos, introducir o seleccionar la nueva cuenta, guardar y verificar las facturas nuevas.
Cambiar la ficha no modifica los asientos ya contabilizados. Los documentos históricos conservan las cuentas que se utilizaron en el momento de contabilizarlos.
Evitar cuentas duplicadas
Antes de crear una cuenta nueva conviene buscar por NIF y por razón social, revisar el plan contable, comprobar si el proveedor ya tiene cuenta y mirar variantes del mismo nombre. Un mismo proveedor no debería tener varias cuentas sin una razón contable que lo justifique.
Eliminar un proveedor
Antes de eliminarlo hay que revisar sus relaciones: pedidos, recepciones, facturas recibidas, vencimientos, pagos y asientos contables. Si tiene documentos asociados, suele ser preferible mantenerlo inactivo o conservar su ficha para no perder la trazabilidad. Eliminar una ficha no debe borrar documentos fiscales o contables históricos.
Cada empresa, sus proveedores
La ficha funciona en los modos configurados por la empresa —microservicios, base de datos local o base de datos directa cuando esté configurada—, y en todos ellos se cumple lo mismo: los proveedores pertenecen a una empresa concreta, una empresa no ve los proveedores de otra, el identificador de empresa se obtiene de la sesión y las cuentas y documentos relacionados deben pertenecer a la misma empresa.
Flujo recomendado
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Crear la ficha
Con razón social, NIF y dirección.
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Contacto
Añadir teléfono y correo, y asignar el código de proveedor.
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Cuenta del proveedor
Crear o asignar la 400 o la 410.
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Cuenta de cargo
Crear o asignar la cuenta de gasto o compra.
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Pago
Indicar la forma de pago y añadir los datos bancarios.
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Personas
Registrar las personas de contacto y guardar.
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A trabajar
Pedidos de compra, recepciones, facturas y vencimientos, pagos, y contabilización de facturas y pagos.
Comprobaciones antes de guardar
- Que la razón social sea correcta.
- Que el NIF pertenezca al proveedor.
- Que la dirección fiscal esté completa.
- Que el correo sea válido.
- Que no exista una ficha duplicada.
- Que la cuenta contable sea la adecuada.
- Que la cuenta de cargo represente correctamente el gasto.
- Que la forma de pago sea correcta.
- Que los datos bancarios estén verificados.
- Que los contactos estén actualizados.