Manual de tarifas, productos y servicios
El catálogo reutilizable de productos y servicios, y cuándo basta su control sencillo de existencias en lugar del módulo completo de Almacén.
El módulo de Tarifas es un catálogo de productos y servicios reutilizable en presupuestos, pedidos, albaranes y facturas. Además, sirve como sistema sencillo de control de existencias cuando no hace falta trabajar con almacenes, ubicaciones, entradas de proveedor ni movimientos detallados.
Para qué sirve una tarifa
Una tarifa puede representar un servicio, un producto sin control de existencias, un producto con control básico de stock, una cuota o trabajo recurrente, una tarifa de mano de obra, un concepto comercial que se usa a menudo o un artículo identificable por código de barras.
Al seleccionarla en un documento comercial, la aplicación recupera su referencia, nombre o descripción, precio de venta, coste, tipo de IVA, código de barras, stock disponible y familia y subfamilia.
Eso evita escribir una y otra vez los mismos conceptos y mantiene una política común de precios e impuestos.
Listado de tarifas
Muestra las tarifas y productos registrados por la empresa. Desde ahí se puede crear una tarifa nueva, editarla, eliminarla previa confirmación, buscar por nombre o por código de barras, hacer búsquedas avanzadas, ordenar por columnas, mostrar de nuevo todos los registros, navegar por páginas de hasta 100 tarifas, generar un resumen de ventas en PDF, exportarlo a Excel y consultar precios, costes y existencias.
El listado se ordena, ascendente o descendente, por referencia, familia, subfamilia, nombre, coste, stock actual y precio de venta. La búsqueda rápida localiza coincidencias en el nombre y en el código de barras; la avanzada permite buscar por familia, subfamilia y nombre o descripción. Los resúmenes y las exportaciones pueden hacerse sobre el listado completo o sobre el resultado filtrado.
Crear una tarifa
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Nueva tarifa
Entrar en Tarifas y pulsar Nueva tarifa.
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Nombre
Introducir el del producto o servicio.
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Clasificación
Seleccionar o crear la familia y la subfamilia.
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Precio y coste
Introducirlos y seleccionar el tipo de IVA.
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Identificación
Informar el código de barras, si se utiliza.
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Stock e imágenes
Configurar el stock si es un producto y añadir las fotografías que se quieran.
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Guardar
Pulsar Guardar o Guardar sin cerrar.
Al crearla, la aplicación genera el identificador interno, la referencia numérica de tarifa, la fecha de alta y el estado activo. La referencia no se introduce a mano.
Los datos de la ficha
Familia y subfamilia
La familia agrupa productos o servicios de características similares —informática, ropa, alimentación, consultoría, mantenimiento, formación, mano de obra— y se utiliza en búsquedas, ordenaciones y resúmenes de ventas. El selector es editable: si la familia que hace falta no existe, puede escribirse y añadirse desde la propia ficha.
La subfamilia afina la clasificación dentro de una familia: Informática → Monitores, Servicios → Mantenimiento mensual. Las subfamilias disponibles se cargan según la familia elegida, así que antes de crear una subfamilia hay que indicar su familia.
Nombre, IVA, precio y coste
El nombre es lo que se verá al seleccionar la tarifa en presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, así que conviene que sea comprensible: «Mantenimiento informático mensual», «Hora de consultoría», «Monitor LED de 27 pulgadas», «Transporte urgente».
El tipo de IVA es el porcentaje que se aplicará inicialmente al añadir la tarifa a un documento. El impuesto final puede depender también del tratamiento fiscal del cliente y de las condiciones del documento; la tarifa aporta el valor predeterminado.
El precio es el habitual de venta, sin IVA, y se propone como precio unitario al incorporar la tarifa a un documento, donde después puede modificarse si esa operación lo requiere.
El coste es el coste unitario estimado, y sirve para calcular el coste de las ventas, obtener márgenes comerciales, preparar resúmenes por producto, comparar coste y venta, analizar la rentabilidad por familia y conservar el coste utilizado en cada línea. En un servicio puede representar el coste de personal, de desplazamiento, de un colaborador externo, el estimado por hora o el coste interno de prestación.
Si no se van a analizar márgenes, el coste puede quedarse a cero, aunque es recomendable informarlo.
Código de barras
Cada tarifa puede tener su código de barras, útil para localizar rápidamente un producto, seleccionarlo en pedidos o albaranes, evitar errores al introducir referencias, trabajar con lector e identificar productos con nombres parecidos.
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Cursor al campo
Colocarlo en Código de barras.
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Escanear
El lector introduce el código como si fuera un teclado.
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Confirmar
Normalmente con el Intro que envía el propio lector.
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Añadir
Seleccionar o añadir la tarifa encontrada.
Conviene que cada código sea único, para que no haya resultados ambiguos. Y no sustituye a la referencia interna: la referencia la genera la aplicación y el código de barras es un identificador comercial adicional.
Imágenes del producto o servicio
La tarifa admite una o varias fotografías. Desde la ficha se puede añadir una imagen, recortarla, editar una existente, quitarla, verla en tamaño grande, pasar a la anterior o la siguiente y consultar las miniaturas disponibles.
Sirven tanto para productos físicos como para representar servicios, trabajos realizados o categorías visuales. Que se pueda editar una imagen depende de que el archivo esté accesible en el equipo o en la ubicación configurada para imágenes.
Control básico de stock
El control de existencias incluido en Tarifas está pensado para quien necesita una gestión sencilla: consultar cuántas unidades quedan, restarlas al vender o entregar, añadirlas a mano, definir un mínimo y un máximo, ver el stock junto al precio y el coste y obtener resúmenes básicos.
Puede bastar para pequeños comercios, autónomos con pocos productos, empresas de servicios que venden algún material, negocios con una única ubicación y empresas que no necesitan trazabilidad de movimientos.
Los tres campos
El stock actual son las unidades disponibles en ese momento. Aparece bloqueado para escritura directa: se modifica con los botones de añadir y restar.
El stock mínimo es la cantidad mínima recomendable, y sirve para detectar lo que habría que reponer. Con stock actual 3 y mínimo 5, convendría comprar.
El stock máximo es lo que interesa mantener, y permite calcular una reposición orientativa:
Reposición recomendada = stock máximo − stock actual
Con stock actual 3 y máximo 20, la reposición orientativa es de 17 unidades.
Para ajustar las existencias a mano: introducir la cantidad en Añadir/Restar, pulsar + para incrementar o − para disminuir, y guardar la tarifa. Si se intenta restar más unidades de las disponibles, el stock no baja de cero.
Comportamiento en las ventas
Cuando una tarifa se usa como producto controlado, la línea comercial conserva su referencia, incorpora el precio y el coste, aplica el tipo de IVA, muestra el stock disponible y, al producirse la salida correspondiente, descuenta la cantidad del stock sencillo.
Si después se modifica la cantidad de una línea que afecta a existencias, la aplicación ajusta la diferencia: si se aumenta, descuenta unidades adicionales; si se reduce, devuelve al stock la diferencia; y si se elimina una línea con salida de stock, restaura sus unidades.
El stock sencillo no admite valores negativos: si una operación supera la existencia disponible, el valor se limita a cero. Es un control básico y no sustituye a la gestión detallada de almacén.
Tarifas usadas como servicios
Para usar una tarifa como servicio: introducir su nombre, asignarle familia y subfamilia, poner el precio habitual y el coste estimado si se quiere conocer el margen, seleccionar el IVA, dejar el stock actual, mínimo y máximo a cero y guardar.
Por ejemplo: hora de asesoría, mantenimiento mensual, reparación, desplazamiento, instalación, curso de formación o servicio de limpieza. Se utilizan en los documentos igual que un producto, pero sin control de existencias, y el resumen mostrará igualmente sus unidades vendidas, su coste acumulado y sus ventas sin IVA aunque los campos de stock estén a cero.
Tarifas como control básico de productos
Si no se quiere utilizar el módulo completo de Almacén, se puede gestionar un producto desde Tarifas:
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Crear la tarifa
Informar el precio y el coste.
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Stock inicial
Introducirlo con el botón +.
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Mínimo y máximo
Configurar los dos límites.
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Código de barras
Asignarlo para localizarlo rápido.
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Usarla
Incorporarla a los documentos de venta.
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Revisar
Consultar el stock periódicamente desde el listado y hacer ajustes manuales por compras, regularizaciones o pérdidas.
Este sistema permite conocer las existencias generales, pero no documenta el origen de cada entrada.
Tarifas o Almacén: cuál usar
| Control sencillo con Tarifas | Gestión completa con Almacén |
|---|---|
| Una cifra global de stock, un único stock por producto. | Uno o varios almacenes, con ubicaciones o zonas. |
| Ajustes manuales con + y −. | Entradas de proveedor y recepciones ligadas a sus pedidos. |
| Stock mínimo y máximo. | Cantidades pedidas, recibidas y pendientes. |
| Precio, coste, IVA y código de barras. | Salidas y entregas a clientes, con histórico de movimientos. |
| Resumen de unidades vendidas, coste y ventas por producto. | Regularizaciones documentadas, existencias por ubicación y referencias de proveedor. |
No conviene mantener a la vez ajustes manuales de Tarifas y movimientos completos de Almacén para el mismo producto sin un criterio definido: se pueden duplicar entradas o salidas. Ver la gestión de almacén.
Uso en los documentos comerciales
En un presupuesto, las tarifas permiten buscar productos o servicios, insertarlos sin reescribir la descripción, recuperar precio, IVA y coste, consultar el stock actual y cambiar cantidad, precio o descuento solo para ese presupuesto; también se pueden añadir líneas libres cuando el concepto no está en el catálogo. Un presupuesto, por sí solo, no debería representar una salida física de mercancía.
En los pedidos de clientes se seleccionan tarifas por nombre, familia, subfamilia, referencia o código de barras, y la línea conserva el identificador de la tarifa, la descripción, la cantidad, el precio unitario, el coste, el IVA, el descuento y el total. Esa relación es la que permite que después los resúmenes sepan qué tarifa originó cada venta.
En los albaranes y entregas, al incorporar el producto a una línea de entrega la aplicación puede descontar del stock sencillo las unidades entregadas. Las líneas introducidas a mano, sin seleccionar una tarifa, no están asociadas a un artículo del catálogo y no permiten ese control automático; su coste se trata de forma independiente.
La factura conserva la información económica de sus líneas —concepto, cantidad, precio, descuento, IVA y coste asociado—, lo que permite analizar las ventas aunque después se cambie el precio general de la tarifa.
Resúmenes de tarifas
El listado permite elegir una fecha desde y una fecha hasta, aplicar un filtro si solo interesan determinados productos, y entonces imprimir el resumen o exportarlo. La fecha final no puede ser anterior a la inicial.
Por producto
El PDF muestra de cada tarifa el código o referencia, la familia y la subfamilia, el nombre, el precio de venta sin IVA, el coste unitario, el stock actual, mínimo y máximo, las unidades vendidas en el periodo, el coste total del periodo y la venta total sin IVA.
El coste total sale de las unidades y costes registrados en las líneas comerciales del periodo: representa el coste de lo vendido, no el valor de las existencias actuales. La venta sin IVA es el importe vendido antes de impuestos.
El informe muestra coste y venta por separado, y el margen se obtiene así:
Margen = venta sin IVA − coste total
Margen % = margen ÷ venta sin IVA × 100
Por familia
El PDF incluye además una agrupación por familia con las unidades vendidas, el coste total y las ventas sin IVA. Los registros sin familia aparecen agrupados como Sin familia. Sirve para comparar de un vistazo qué grupos generan más volumen, más coste o más facturación.
Exportación a Excel
La exportación genera un archivo con el código, la familia y la subfamilia, el nombre, el PVP sin IVA, el coste, el stock actual, mínimo y máximo, las unidades vendidas, el coste total y la venta sin IVA. Utiliza el periodo y los filtros seleccionados en la pantalla.
Sirve para preparar inventarios, revisar precios, detectar productos con poco stock, calcular márgenes, comparar familias, crear gráficos externos y compartir información con administración o gerencia.
Costes, márgenes y valor del stock
Para que los resúmenes sean útiles, el coste debe mantenerse actualizado. Si está a cero, las ventas se reflejan bien, pero el coste total aparece a cero y el margen calculado no es representativo. En productos físicos conviene usar un coste de adquisición razonable; en servicios, un coste interno estimado.
Modificar el coste o el precio de la ficha afecta a las nuevas operaciones. Las líneas ya creadas conservan los valores con los que se registraron, de modo que los informes históricos se basan en los datos de la operación y no en el valor actual de la ficha.
Se puede obtener una valoración sencilla de las existencias:
Valor del stock = stock actual × coste unitario
Es orientativa. Si hace falta coste medio ponderado, lotes, trazabilidad o valoración por movimientos, hay que utilizar la gestión completa de almacén.
Recomendaciones de uso
Para servicios: mantener el stock a cero, informar precio, coste e IVA, clasificar por familias, usar nombres claros y revisar el resumen de coste y venta.
Para stock básico: asignar un código de barras único, informar el stock inicial, definir mínimo y máximo, registrar todos los ajustes, revisar existencias periódicamente y no mezclar ajustes manuales con entradas de almacén sin control.
Para gestión completa: crear el artículo y relacionarlo con sus proveedores, usar pedidos a proveedor, registrar las recepciones, gestionar entradas y salidas desde Almacén, y reservar Tarifas sobre todo para precios, servicios y catálogo comercial.
Flujo recomendado
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Crear la tarifa
Y clasificarla por familia y subfamilia.
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Datos
Informar precio, coste e IVA, y añadir código de barras e imágenes si hacen falta.
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Decidir qué es
Servicio, stock básico o artículo de almacén, y configurar el stock correspondiente.
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Usarla
En presupuestos y pedidos.
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Mantener
Revisar periódicamente costes y precios.
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Analizar
Generar resúmenes por fechas y exportar a Excel para análisis complementarios.