Manual del Balance de Sumas y Saldos
La comprobación que se hace antes de cada cierre o declaración: si la contabilidad cuadra, y si no, qué asiento concreto lo descuadra.
El Balance de Sumas y Saldos comprueba los movimientos y saldos de las cuentas durante un periodo, con la estructura jerárquica del plan contable, una validación automática del cuadre y la relación de asientos descuadrados que encuentre.
Es la comprobación intermedia entre los asientos individuales y los estados finales: el informe que conviene revisar antes de cualquier balance, cierre o declaración.
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Contabilidad › Balance de Sumas y Saldos.
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Periodo
Introducir la fecha inicial y la final, y confirmar. Si se cancela, no se genera nada.
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Consultar
La aplicación calcula el balance y lo abre en una vista previa PDF.
El ejercicio se toma del año de la fecha final: del 01/01/2026 al 31/03/2026, el ejercicio es 2026. Para que los resultados sean coherentes, las dos fechas deben pertenecer al mismo ejercicio. Dentro de él sirve para un mes, un trimestre, un semestre, el año completo o cualquier otro intervalo.
Sumas del periodo y saldos acumulados
Es la clave para leer bien este informe: las sumas y los saldos no abarcan el mismo tiempo.
| Suma Debe y Suma Haber | Saldo Deudor y Saldo Acreedor | |
|---|---|---|
| Qué periodo cubren | Solo entre la fecha inicial y la final. | Desde el 1 de enero del ejercicio hasta la fecha final. |
| Ejemplo: del 01/04 al 30/06 | Movimientos de abril, mayo y junio. | Todo lo acumulado del 01/01 al 30/06. |
| Para qué sirven | Ver la actividad del periodo. | Ver la situación acumulada de cada cuenta. |
Así, aunque se pida un trimestre intermedio, el saldo ya incorpora los movimientos anteriores del mismo ejercicio. A diferencia del Libro Mayor, aquí no hace falta generar desde enero para ver la situación real.
Las columnas
Cuenta es el código de la cuenta o de la agrupación, y Descripción su nombre, tomado del plan contable; si un nivel agrupado no tiene una descripción exacta, se usa la de la primera cuenta relacionada o una genérica.
Suma Debe y Suma Haber son los movimientos del periodo en cada lado.
Saldo deudor = Debe acumulado − Haber acumulado, cuando el
Debe es mayor.
Saldo acreedor = Haber acumulado − Debe acumulado, cuando el Haber es mayor.
Todos los importes se redondean a dos decimales.
La estructura jerárquica
El informe presenta a la vez los distintos niveles del plan contable, con las descripciones sangradas para distinguirlos:
| Nivel | Dígitos | Ejemplo |
|---|---|---|
| Grupo | 1 | 4 — Acreedores y deudores |
| Subgrupo | 2 | 43 — Clientes y deudores |
| Cuenta | 3 | 430 — Clientes |
| Subcuenta | 4 | 4300 — Clientes nacionales |
| Cuenta auxiliar | 8 | 43000001 — un cliente concreto |
Los cálculos se hacen sobre las cuentas imputables, que son las de exactamente ocho dígitos numéricos. Sus movimientos se acumulan hacia arriba: lo de 43000001 aparece también en 4300, 430, 43 y 4.
No sumes todas las filas del informe entre sí: los niveles superiores ya contienen a los inferiores y los importes se duplicarían. El total real sale solo de las cuentas de ocho dígitos, que es exactamente lo que hace la fila final.
Por lo mismo, los movimientos de una cuenta que no tenga ocho dígitos pueden quedar fuera de los cálculos. Es importante mantener la longitud de las cuentas conforme a la configuración del plan contable.
Las cuentas se presentan en el orden del plan —grupo, subgrupo, cuenta, subcuenta y auxiliar—, terminando un grupo antes de pasar al siguiente. Las filas vacías se eliminan: solo aparece lo que tiene movimientos en el periodo, saldo acumulado o ambas cosas.
Totales del informe
Al final aparece la fila TOTAL CUENTAS 8 DÍGITOS, que suma solo las cuentas auxiliares imputables —sin duplicar las agrupaciones— y da el total de Suma Debe, Suma Haber, Saldo Deudor y Saldo Acreedor.
En una contabilidad bien cuadrada, el total del Debe coincide con el del Haber y el total de saldos deudores coincide con el de saldos acreedores.
Validación de cuadre y asientos descuadrados
El informe incorpora una sección de Validación de cuadre con dos comprobaciones:
- Sumas: compara el total del Debe con el del Haber. Si coinciden muestra Sumas: OK. Total Debe = Total Haber; si no, el importe de la diferencia y en qué lado falta.
- Saldos: compara los saldos deudores con los acreedores. Si coinciden muestra Saldos: OK. Saldo Deudor = Saldo Acreedor; si no, la diferencia y en qué lado falta saldo.
Además, busca los asientos concretos del periodo cuyo Debe y Haber no coinciden, y avisa de cada uno con su número, la diferencia y el lado que falta:
Asiento 152 descuadrado. Diferencia 25,00. Falta importe en Haber.
Con ese aviso se va directo al asiento que hay que revisar. Si hay más avisos de los que caben en el PDF, el informe lo indica y hay que revisar los asientos del periodo.
Corregir un descuadre
El balance es un informe de consulta y no modifica nada. La corrección se hace en el asiento.
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Anotar
El número de asiento que indica el aviso.
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Abrir
En Asientos, buscarlo por número y ejercicio y abrirlo entero.
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Revisar
Cuentas, Debe y Haber de todas sus líneas, y corregir.
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Cuadrar
Confirmar que el asiento queda cuadrado y guardar.
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Regenerar
Volver a generar el Balance de Sumas y Saldos.
No se corrige una línea suelta sin revisar el asiento completo.
Revisiones mensuales y trimestrales
El informe sirve para comprobar ventas, compras y gastos, saldos de clientes y proveedores, caja, bancos, IVA soportado y repercutido, retenciones, préstamos y otras deudas, ingresos y gastos, patrimonio neto, cuentas con saldos anormales y posibles asientos duplicados o incompletos.
Antes de una declaración trimestral conviene mirar con especial cuidado la 472 (IVA soportado), la 477 (IVA repercutido), la 473 (retenciones y pagos a cuenta), la 475 (Hacienda Pública acreedora), la 476 (Seguridad Social acreedora) y las cuentas de ingresos del grupo 7 y de gastos del grupo 6.
Saldos poco habituales en clientes y proveedores
| Clientes | Proveedores | |
|---|---|---|
| Saldo normal | Deudor: facturas pendientes de cobro. | Acreedor: facturas pendientes de pago. |
| Saldo raro | Acreedor. | Deudor. |
| Causas posibles | Cobro anticipado, cobro duplicado, abono pendiente de compensar o asiento en sentido incorrecto. | Anticipo, pago duplicado, abono pendiente de aplicar o error en el asiento. |
El balance ayuda a detectar estas situaciones; el detalle se consulta en el Libro Mayor o en el Diario.
Relación con otros informes
El Libro Diario localiza cronológicamente los apuntes que forman el balance. El Libro Mayor muestra el detalle y el saldo de cada cuenta. El Balance de Situación clasifica los saldos de activo, patrimonio neto y pasivo. Pérdidas y Ganancias analiza ingresos, gastos y resultado. Y Asientos es donde se abren y se corrigen las operaciones que producen los importes.
Vista previa e impresión
El informe se genera en PDF y se abre en una vista previa, desde la que se revisa, imprime, guarda, comparte y archiva. Si ocupa varias páginas, las cabeceras de las columnas se repiten al empezar cada una. Funciona igual en cualquier modo de trabajo, y cada empresa ve solo sus movimientos.
Qué tener en cuenta
- El ejercicio se toma del año de la fecha final.
- Las sumas son del intervalo pedido; los saldos, acumulados desde el 1 de enero hasta la fecha final.
- El informe genera siempre la estructura jerárquica completa, de todas las cuentas con movimiento o saldo; las que no tienen ni lo uno ni lo otro no aparecen.
- Solo cuentan como imputables las cuentas numéricas de ocho dígitos.
- El resultado se entrega en PDF.
Recomendaciones
- Utilizar cuentas auxiliares de ocho dígitos.
- Generar el balance todos los meses y revisarlo siempre antes del cierre trimestral.
- Comprobar que coinciden Suma Debe y Suma Haber, y Saldo Deudor y Saldo Acreedor.
- Corregir todos los asientos señalados como descuadrados.
- Revisar las cuentas con saldos de signo poco habitual.
- Comparar clientes y proveedores con sus pendientes, y bancos con sus extractos.
- Revisar IVA y retenciones antes de presentar declaraciones.
- Guardar el PDF definitivo de cada periodo y regenerar el informe tras corregir asientos.