Manual de configuración de almacén
Adaptar la ficha de artículos a lo que vende cada empresa: ocho campos libres con el nombre que necesites y el campo Almacén para clasificar.
La opción Configuración del panel de almacén adapta determinados campos de la ficha de artículos a lo que necesita cada empresa. Se llega desde Almacén › Configuración.
Los ocho campos libres
La ficha de artículos dispone de ocho campos libres configurables, del 1 al 8, para guardar información que no cubren los campos estándar. Sirven, por ejemplo, para marca, modelo, temporada, color, talla, material, número de serie, pasillo o estantería, fabricante o una clasificación interna.
La configuración cambia el nombre que se muestra en la ficha; el valor lo guarda cada artículo por separado.
Si se configuran, por ejemplo, Marca, Modelo, Color y Talla en los cuatro primeros, la ficha mostrará esos nombres y permitirá introducir un valor distinto para cada artículo.
Cómo se configuran
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Abrir
Almacén › Configuración.
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Nombrar
Escribir el nombre de cada campo. Conviene que sean cortos y fáciles de identificar.
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Guardar
Con Guardar, que cierra la ventana, o Guardar sin cerrar para seguir trabajando.
Cerrar sin guardar sale sin aplicar los cambios pendientes. Y si un nombre se deja vacío, el programa recupera su denominación original: Libre 1, Libre 2, y así hasta el ocho.
Cómo se ven en la ficha
Los nombres configurados aparecen como etiquetas y textos orientativos dentro de la ficha de cada artículo. La configuración es común para toda la empresa; el contenido se guarda artículo a artículo.
Cambiar el nombre de un campo no borra los datos ya introducidos. Si Libre 1 contenía una marca y después se renombra como Fabricante, los valores existentes siguen guardados.
El campo Almacén
La ficha del artículo tiene además el campo Almacén, que indica dónde se encuentra o se gestiona habitualmente. Es editable: se puede seleccionar uno usado antes o escribir uno nuevo, y la lista de almacenes se forma con los valores guardados en las propias fichas. El listado de artículos permite filtrar por almacén.
Sirve para identificar el almacén principal, uno secundario, la tienda, la exposición, una cámara, la zona de repuestos o un depósito externo.
El almacén se define directamente en cada artículo: no hay una ficha aparte para crear almacenes, direcciones o zonas.
Relación con el control de existencias
Ni los nombres de los campos ni el campo Almacén generan movimientos de stock. Sirven para clasificar y filtrar.
Las existencias se modifican con las entregas de pedidos de clientes, las recepciones de pedidos a proveedores, las entradas y salidas manuales y las unidades iniciales del artículo.
Conviene tenerlo claro para no esperar de este campo algo que no hace: el stock actual se mantiene a nivel global del artículo. El campo Almacén clasifica y filtra, pero no lleva un stock separado por almacén ni traspasos de existencias entre ellos.
La configuración es de la empresa
Los nombres de los ocho campos libres pertenecen a la empresa con la que se ha iniciado sesión. La aplicación los carga al entrar y los conserva mientras dura la sesión; si no puede recuperarlos, utiliza provisionalmente los nombres predeterminados Libre 1 a Libre 8.
Recomendaciones
- Definir los nombres antes de empezar a introducir el catálogo.
- Mantener la misma finalidad para cada campo, y no usar el mismo campo para datos distintos según el artículo.
- Escribir el campo Almacén con nombres uniformes, para no acabar con Principal, principal y Almacén principal como si fueran tres.
- Emplear los campos libres para clasificación e información complementaria, nunca para sustituir movimientos de existencias.