Manual de plantillas de marketing
Diseñar un correo una vez y reutilizarlo en cada campaña: asunto, remitente, HTML generado con IA, imágenes que se vean en el correo del destinatario y variables que personalizan el mensaje.
Las plantillas de marketing guardan mensajes reutilizables para las campañas de correo de SigPyme. Cada una reúne su nombre, el asunto, el nombre y la dirección del remitente, el contenido en HTML, unas observaciones internas y su fecha de creación.
Al elegirla desde una campaña, se copian su asunto, su remitente y su HTML: el correo se diseña una vez y se reutiliza en cada envío.
Acceso y listado
Desde el panel de Marketing / CRM se entra en Plantillas de Marketing. El listado muestra el nombre de cada plantilla, el asunto, la dirección del remitente, la fecha de creación, un resumen del HTML y los botones para editar y eliminar.
Se muestran hasta 100 plantillas por página, con el total, la página actual, el número de páginas y los botones para avanzar y retroceder. La paginación respeta las búsquedas y filtros activos.
Crear una plantilla
Con Nueva plantilla se abre la ficha. La fecha de creación y el identificador interno se generan solos.
Nombre de la plantilla
Es el único campo obligatorio. Es de uso interno y no lo ve el destinatario, así que conviene que diga para qué sirve: Bienvenida a nuevos clientes, Promoción de verano, Recordatorio de renovación, Felicitación de Navidad.
Asunto
El que se usará al cargar la plantilla en una campaña. Mejor claro y breve; en la campaña se puede cambiar sin tocar la plantilla original.
Nombre y email del remitente
El nombre comercial o la persona que figurará como remitente —Departamento comercial, Atención al cliente— y su dirección. Los dos se copian a la campaña al elegir la plantilla.
La dirección del remitente debe estar autorizada en la cuenta de correo configurada en Configuración de correo de Marketing. Si no coinciden, manda la configuración del servidor de correo, que es la que determina desde dónde sale realmente el mensaje.
Observaciones
Uso interno, no se envía. Sirve para anotar la finalidad, el público al que va dirigida, las campañas en que se usa, los cambios pendientes, la fecha o el motivo de revisión, las restricciones y el responsable del contenido.
HTML de la plantilla
El cuerpo completo del correo. Puede escribirse o pegarse, pero tiene que ser HTML pensado para correo electrónico: estructura sencilla, tablas si hay que organizar columnas, estilos aplicados directamente a cada elemento, colores y fuentes legibles, diseño que se adapte al móvil, una llamada a la acción clara y la firma con los datos de contacto.
Nada de scripts ni elementos que dependan de JavaScript: los programas de correo los bloquean. Los detalles están en el apartado siguiente.
Un HTML pensado para correo
El campo HTML contiene código, no solo el texto visible. Y maquetar un correo no es maquetar una página web: cada programa de correo interpreta el HTML a su manera, y lo que se ve perfecto en el ordenador se descuadra en el móvil.
Lo que funciona en la práctica es un diseño conservador:
- Una sola columna, con márgenes y texto legible.
- Tablas de presentación cuando haya que organizar bloques, en lugar de maquetación moderna que algunos lectores no entienden.
- Estilos escritos en los propios elementos, no en una hoja de estilos aparte.
- Una llamada a la acción clara, y la firma con los datos de contacto.
- Sin JavaScript, sin formularios y sin nada que dependa de una página web para funcionar.
Y la vista previa del navegador es solo eso: una orientación. Una vista previa correcta no garantiza el mismo resultado en todos los programas de correo, así que el envío de prueba se comprueba también en el móvil y, si se puede, en más de un lector.
Dónde tienen que estar las imágenes
Es el motivo número uno de que una newsletter llegue con huecos en blanco, y conviene entenderlo una vez para no volver a tropezar.
Un correo HTML no lleva las imágenes dentro: lleva la dirección de internet donde están publicadas, y cada programa de correo las descarga al abrir el mensaje. Si esa dirección no es pública, el destinatario ve un hueco.
Por eso cada imagen tiene que estar publicada en internet —en una web, un alojamiento
o un servicio en la nube— con una dirección pública y directa, preferiblemente
https://. Directa quiere decir que la dirección termina en la imagen, no en la página que
la contiene.
| No funciona | Por qué |
|---|---|
| Una ruta de tu ordenador | Existe solo en tu equipo. Nadie más puede abrirla, y SigPyme no publica por su cuenta una imagen local pegada en el HTML. |
| Un enlace «para compartir» de la nube | Suele apuntar a una página con un visor, no al archivo. Hay que buscar la dirección directa de la imagen. |
| Un archivo que pide iniciar sesión | El programa de correo del destinatario no tiene tu sesión. La dirección debe funcionar sin identificarse. |
| La dirección de la página, no de la imagen | Se copia la dirección de la imagen, no la de la página donde se ve. |
| Una imagen que mañana ya no está | El correo se abre días después. La dirección tiene que seguir disponible tras el envío. |
Se pueden usar imágenes de la propia web de la empresa, o de otra página cuando haya autorización para reutilizarlas. Pero es preferible un alojamiento que controles tú: una imagen ajena puede desaparecer, cambiar o bloquear que se vea desde un correo.
Y con las imágenes ya colocadas, dos cuidados más:
- Poner a cada una su descripción alternativa y limitar su ancho.
- Mantener el mensaje principal y los datos de contacto como texto: muchos lectores bloquean las imágenes al abrir el correo, y un mensaje que vive dentro de una imagen simplemente no se lee.
La comprobación definitiva es abrir cada dirección en una ventana del navegador sin tu sesión iniciada —una ventana privada—. Si ahí se ve la imagen, se verá en el correo. Si ahí pide identificarse o da error, el destinatario verá un hueco.
Generar el HTML con inteligencia artificial
El botón Generar con asistente permite describir con palabras normales el correo que se quiere. Por ejemplo:
«Crea un correo elegante para presentar nuestros cursos de verano. Incluye un saludo, una explicación breve, las principales ventajas, una llamada a reservar plaza y una despedida.»
El asistente tiene en cuenta el nombre de la plantilla, el asunto, el remitente, las observaciones, el HTML que ya haya en la ficha y las instrucciones escritas. Ver qué hace la IA de SigPyme.
-
Describir
Pulsar Generar con asistente y escribir el contenido, el tono y la finalidad.
-
Generar
Pulsar Generar HTML y esperar el resultado.
-
Aplicar
Revisarlo y pulsar Usar en plantilla.
-
Comprobar
Abrir la vista previa con Visualizar.
-
Guardar
Guardar la plantilla.
Al terminar la generación, el resultado se copia provisionalmente al campo HTML, pero la plantilla no queda guardada hasta pulsar Guardar.
Usar en plantilla sustituye el HTML que hubiera en la ficha. Si hay un diseño anterior que quieras conservar, guárdalo antes en otro sitio o duplica la plantilla.
El asistente necesita tener la sesión iniciada y vigente y conexión con el servicio de IA. Si la sesión ha caducado, hay que salir y volver a entrar.
También se le puede pedir que modifique el HTML existente: «haz el texto más breve», «usa un tono más profesional», «añade un botón de contacto», «mantén el contenido pero cambia los colores», «prepara una versión para móvil».
La IA ayuda a redactar y a diseñar, pero el resultado se revisa antes de enviarlo: datos comerciales, fechas, precios y promociones, enlaces, ortografía, información legal, colores y legibilidad, y cómo se ve en el móvil.
Y conviene no escribir contraseñas ni datos personales innecesarios en las peticiones al asistente, igual que no se escriben en las observaciones.
Pedir ayuda a una IA con navegación web
Hay otra forma de preparar el correo: usar una inteligencia artificial de las que navegan por internet, darle la dirección de tu propia web y pedirle que se base en sus textos y sus imágenes para montar el HTML. Luego ese código se pega en el campo HTML de la plantilla.
Funciona bien, con dos condiciones. La primera: pedirle expresamente que conserve solo información comprobada y direcciones reales de imágenes, y que no invente servicios, precios ni enlaces. Es lo que falla más a menudo, y en un correo que sale a cientos de clientes se nota.
La segunda: el asistente de plantillas de SigPyme trabaja con lo que hay en la ficha y con tus instrucciones. No des por hecho que con darle una dirección web va a leer esa página. Para un resultado que puedas controlar, dale el texto ya aprobado y las direcciones públicas directas de las imágenes que quieres usar.
Un ejemplo de petición, para adaptar:
«Prepara un correo HTML para presentar estos servicios: [texto aprobado]. Usa los colores de mi empresa y estas imágenes: [direcciones HTTPS directas]. Incluye un botón a [enlace] y el teléfono [número]. Diseño de una columna, compatible con móvil y con programas de correo, con los estilos incluidos en los elementos y texto alternativo en las imágenes. No inventes datos ni imágenes. Devuelve solo el HTML.»
Venga de donde venga el código, el borrador se revisa siempre antes de guardarlo y se comprueba con un envío de prueba.
Variables personalizadas
Durante el envío de una campaña, SigPyme sustituye automáticamente estas variables por los datos de cada destinatario:
| Variable | Se sustituye por |
|---|---|
{{nombre}} | El nombre del destinatario. |
{{nombre_comercial}} | La empresa o el nombre comercial. |
{{email}} | El correo electrónico del destinatario. |
{{codigo}} | El código asociado al destinatario. |
Por ejemplo, <p>Hola {{nombre}},</p> llega a cada uno con su propio
nombre.
Las variables se escriben exactamente así, con las dobles
llaves. Solo se sustituyen esas cuatro: si un texto generado con IA propone marcas como
[NOMBRE], [EMPRESA] o [FECHA_HOY], hay que cambiarlas o
quitarlas antes de guardar, porque llegarían tal cual.
Y conviene usarlas solo cuando los destinatarios tengan esos datos rellenos.
Vista previa
Visualizar crea una vista previa temporal y la abre en el navegador, para comprobar la distribución, los títulos y párrafos, los colores, el espaciado, los botones y enlaces, la firma y las imágenes. Si el HTML está vacío, la vista previa lo indica.
La vista del navegador es orientativa: el resultado puede variar ligeramente entre Mail, Outlook, Gmail y otros programas de correo. Por eso el envío de prueba es imprescindible.
Guardar, editar y eliminar
Guardar comprueba que haya nombre y guarda todos los datos: actualiza la misma plantilla si se estaba editando, o crea una nueva con su identificador y fecha. Cerrar sin guardar descarta los cambios desde el último guardado.
Editar abre la ficha con todos sus campos modificables. Eliminar pide confirmación antes de borrarla.
Editar o eliminar una plantilla no cambia las campañas que ya la usaron: esas campañas tienen su propia copia del asunto y el HTML. Los cambios solo afectan a las campañas que la elijan a partir de ahora.
Usar una plantilla en una campaña
Desde la ficha de una campaña se abre el listado de plantillas en modo selección. Al elegir una:
| Se copia a la campaña | No se copia |
|---|---|
| Asunto, nombre del remitente, email del remitente y contenido HTML. | Las observaciones internas. |
La plantilla es un punto de partida: en la campaña todo se puede ajustar sin modificar la original.
Al aplicar una plantilla, el asunto, el remitente y el HTML de la campaña se sustituyen por los de la plantilla. Si en la campaña había texto escrito a mano, guárdalo antes en otro sitio: elegir la plantilla lo reemplaza.
Antes de enviar hay que comprobar la configuración del servidor de correo, que el remitente esté autorizado, el asunto definitivo, el HTML, los destinatarios seleccionados, las variables, el envío de prueba y la programación o los bloques de envío.
Antes de reutilizar una plantilla
Una plantilla guardada hace meses sigue diciendo lo que decía entonces. Antes de mandarla otra vez conviene repasar que siguen vigentes:
- Precios y promociones, y las fechas que aparezcan en el texto.
- Teléfonos y datos de contacto, y la firma.
- Los enlaces, que pueden haber cambiado o dejado de existir.
- Las direcciones de las imágenes, que pueden haber dejado de funcionar.
Y un detalle que cuesta un disgusto: el nombre interno de la plantilla no es el asunto que ve el destinatario. Son dos campos distintos, y conviene mirar el asunto antes de cada envío.
Las fechas merecen una mención aparte: no hay ninguna marca que se sustituya por la fecha del día. Si en el correo debe figurar una fecha, se escribe a mano.
Búsqueda, ordenación e impresión
El buscador rápido localiza, mientras se escribe, en el nombre, el asunto, el nombre y el email del remitente.
El botón Buscar combina fecha de creación desde y hasta, nombre, asunto, remitente, texto dentro del HTML y texto de las observaciones; los campos vacíos no cuentan. Ver todo quita el buscador, las fechas, los criterios y la ordenación, y vuelve a mostrar todas las plantillas.
Ordenar las organiza alfabéticamente por nombre, e invierte el sentido si se vuelve a pulsar; las flechas de las columnas ordenan por nombre y asunto, o por remitente, email y fecha.
Imprimir genera un PDF con las plantillas visibles según los filtros, y lo abre en el visor. Es un listado de plantillas, no el correo completo.
Local y nube
Las plantillas se guardan en el modo de trabajo que esté seleccionado: en la base de datos local o en la nube. Una plantilla creada en local no aparece en la nube, ni al revés, salvo que se importe o sincronice expresamente.
En la versión con nube hace falta mantener la sesión vigente; si ha caducado, hay que volver a entrar.
Flujo de trabajo recomendado
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Correo
Configurar primero la cuenta de correo de Marketing.
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Plantilla
Crearla con un nombre descriptivo, su asunto y su remitente.
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Imágenes
Publicar las imágenes y tener a mano sus direcciones públicas directas.
-
Contenido
Escribir el HTML o generarlo con el asistente, y revisar las variables.
-
Revisar
Abrir la vista previa y guardar.
-
Campaña
Crearla o editarla, elegir la plantilla, adaptar lo que haga falta y seleccionar los destinatarios.
-
Prueba
Hacer un envío de prueba y revisarlo en ordenador y en móvil.
-
Enviar
Iniciar o programar el envío definitivo.
Buenas prácticas
- Nombres claros, sin plantillas duplicadas, y una plantilla base por cada tipo de comunicación.
- No escribir información confidencial en las observaciones.
- Revisar de vez en cuando remitentes, enlaces y datos de contacto.
- Evitar un HTML demasiado complejo y comprobar siempre la vista previa.
- Imágenes publicadas con dirección pública directa, con texto alternativo, y el mensaje importante escrito como texto y no metido dentro de una imagen.
- Hacer un envío de prueba antes de cualquier campaña masiva.
- No depender solo del texto generado por la IA.
- Eliminar solo las plantillas que ya no se vayan a reutilizar.
- Y antes de enviar publicidad, comprobar que los destinatarios la han autorizado: el correo comercial no solicitado está prohibido por la LSSI.