Manual Actualizado el 16 de septiembre de 2026

Manual de facturas recibidas

De la factura del proveedor al asiento: bases por tipo de IVA, retenciones, vencimientos, pagos y contabilización automática, con los ejemplos de asiento cuadrados.

Listado de facturas recibidas

Desde el listado se consultan todas las facturas registradas y se puede crear una nueva, editar una existente, eliminarla previa confirmación, acceder a sus vencimientos y pagos, buscar por texto, filtrar por intervalo de fechas, ordenar, mostrar de nuevo el listado completo, navegar por páginas de hasta 100 facturas, imprimir el listado filtrado, exportarlo a Excel y contabilizar automáticamente las facturas visibles que tengan todos los datos necesarios.

Cada fila muestra, entre otros datos, el número interno, el proveedor y su NIF, la referencia interna, el número de factura del proveedor, la fecha de emisión, el tipo de documento, la cuenta de cargo, la base imponible, el IVA y el total.

Crear una factura recibida

1. Nueva factura

   Pulsar Nueva factura y seleccionar el proveedor.

2. Documento

   Indicar el tipo de documento y revisar las cuentas contables.

3. Identificación

   Introducir el número de factura del proveedor y la fecha de emisión.

4. Fiscalidad

   Añadir las bases, los tipos de IVA y las posibles retenciones.

5. Vencimientos

   Definir los plazos de pago.

6. Guardar

   Revisar los totales y pulsar Guardar o Guardar sin cerrar.

El proveedor y el número de factura del proveedor son obligatorios.

El tipo de documento puede ser factura, factura rectificativa, ticket u otro documento. Identifica lo que se ha recibido; el cálculo contable depende sobre todo de las bases, los impuestos, las retenciones, los totales y las cuentas asignadas.

Selección del proveedor

El selector permite escribir parte del nombre para localizarlo. Al elegirlo se cargan la razón social, el NIF, la dirección fiscal, el código postal y la localidad, la provincia y el país, la cuenta contable del proveedor y la cuenta de cargo configurada en su ficha.

Referencias y datos del documento

La factura tiene dos referencias: Nuestra referencia, la interna de la empresa, y N.º factura, el número que figura en el documento del proveedor.

También hay que indicar la fecha de emisión, que será la que se use en el asiento contable. Si excepcionalmente no existe, el sistema intenta utilizar la fecha de alta, pero lo recomendable es informar siempre la fecha de emisión.

Cuenta del proveedor

Representa la deuda generada por la factura. Normalmente es una cuenta del grupo 40: 400xxxxx para proveedores y 410xxxxx para acreedores por prestaciones de servicios.

La cuenta debe tener ocho dígitos, existir en el plan contable, estar asociada correctamente al proveedor y tener informado el NIF cuando se quiera localizar automáticamente por documento fiscal.

Para resolverla, el sistema utiliza primero la cuenta guardada en la factura; si no es válida, busca en el plan contable una cuenta cuyo NIF coincida con el del proveedor.

Cuenta de cargo o contrapartida

Indica dónde se contabiliza la base imponible. Las habituales son 600 compras de mercaderías, 601 materias primas, 602 otros aprovisionamientos, 621 arrendamientos, 622 reparaciones, 623 servicios profesionales, 624 transportes, 625 seguros, 626 servicios bancarios, 627 publicidad, 628 suministros y 629 otros servicios.

Si no se informa, la contabilización intenta utilizar la cuenta general configurada en el parámetro CUENTA_COMPRAS_GENERAL, cuyo valor predeterminado es 60000000.

Bases, IVA e IRPF

La parte inferior de la factura admite una o varias líneas fiscales, cada una con base imponible, tipo e importe de IRPF, tipo y cuota de IVA, y total de la línea.

Al modificar la base o los porcentajes se recalculan los importes, y el botón Recalcular actualiza todas las líneas y los totales generales.

Facturas con varios tipos de IVA

Cuando una factura lleva tipos distintos, hay que crear una línea por cada combinación fiscal:

La contabilización agrupa las cuotas por sus correspondientes cuentas de IVA soportado.

Retenciones de IRPF

Cuando el proveedor practica una retención se introduce la base, se informa el porcentaje de IRPF y el sistema calcula la retención, que reduce el total pendiente de pago:

• Base: 1.000,00 €
• IVA 21 %: 210,00 €
• IRPF 15 %: 150,00 €
• Total pendiente de pago: 1.060,00 €

La retención se contabiliza en la cuenta configurada en CUENTA_RETENCIONES_PRACTICADAS, con valor predeterminado 47510000.

Totales de la factura

Los totales salen de las líneas fiscales: total de base imponible, total de IRPF, total de IVA y total de la factura, según la fórmula Total = bases + IVA − IRPF.

Antes de guardar, esos totales deben coincidir con el documento original del proveedor.

Vencimientos

Una factura puede tener uno o varios vencimientos, cada uno con su referencia, fecha e importe. Los botones + y − añaden o retiran vencimientos.

Por ejemplo, una factura de 1.200 € pagadera en tres plazos: 400 € el 30/09, 400 € el 31/10 y 400 € el 30/11. Conviene comprobar que la suma de los vencimientos coincide con el total de la factura.

Los vencimientos permiten controlar después los importes pendientes, los pagos parciales, las facturas completamente pagadas y las fechas previstas de pago.

Registrar pagos

Desde el listado se abre la pantalla de pagos de una factura. Cada pago contiene fecha, forma de pago, cuenta de pago, concepto, importe y observaciones. El sistema lo guarda vinculado a la factura y calcula el total pagado anteriormente, el acumulado y el importe pendiente.

Se admiten pagos parciales y también importes negativos, para registrar reintegros o devoluciones.

Contabilización automática de la factura

El sistema procesa las facturas visibles con los filtros actuales: contabiliza las que tienen toda la información necesaria, omite las que ya estaban contabilizadas y las que tienen datos incompletos, informa del motivo de cada omisión y vincula la factura con el asiento creado para evitar duplicados.

El diario utilizado se obtiene del parámetro DIARIO_COMPRAS, con valor predeterminado COM.

El asiento que se genera

Al Debe, la cuenta de compra o gasto por la base imponible y el IVA soportado por su cuota. Al Haber, la cuenta del proveedor por el total pendiente y las retenciones practicadas por el IRPF. Con el ejemplo anterior:

El asiento queda cuadrado. Ver cómo se contabilizan las facturas.

Cuentas de IVA soportado

Para cada tipo de IVA, la aplicación busca su cuenta de IVA soportado. Si la factura tiene varios tipos, genera un apunte independiente por cada cuenta.

Si la cuenta necesaria no existe en el plan contable, la factura se omite y se muestra el motivo. Por eso, antes de contabilizar deben estar configuradas las cuentas de todos los tipos que utilice la empresa.

Rectificativas y cantidades negativas

Las facturas rectificativas pueden registrarse con importes negativos cuando corresponda, y la automatización contable respeta el signo: un importe positivo va a su lado normal y uno negativo se traslada al lado contrario del asiento. Así se genera la reversión contable sin crear apuntes negativos incorrectos.

Hay que comprobar que bases, IVA, retenciones y total guardan una relación coherente con el documento rectificativo recibido.

Facturas de inmovilizado

Cuando la cuenta del proveedor pertenece a los grupos específicos de proveedores de inmovilizado, como 523 o 173, la aplicación identifica la operación como una posible adquisición de inmovilizado. En ese caso la base no se contabiliza en una cuenta ordinaria de compras o gastos: se solicita una cuenta del grupo 21, se propone una cuando es posible, el usuario confirma la cuenta y su descripción, y se crea la relación necesaria para el control posterior del elemento.

Contabilización del pago

Los pagos se contabilizan independientemente de las facturas. El asiento normal lleva la cuenta del proveedor al Debe y la de caja o banco al Haber. Para un pago de 1.060 €:

El diario se obtiene del parámetro DIARIO_PAGOS, con valor predeterminado PAG. Antes de contabilizar se comprueba que exista fecha de pago, que el importe sea distinto de cero, que la cuenta de pago tenga ocho dígitos y pertenezca al grupo 57, que las dos cuentas existan en el plan contable y que el pago no se haya contabilizado antes.

Si el asiento se crea pero no puede marcarse correctamente el pago como contabilizado, el asiento se elimina, para que no quede duplicado en un intento posterior.

Controles previos a la contabilización

Una factura se omite si no tiene identificador, si ya estaba contabilizada, si no tiene fecha, si su importe es cero, si no se encuentra la cuenta del proveedor, si la cuenta de cargo no existe, si falta una cuenta de IVA soportado o la de retenciones, si se detecta un inmovilizado y no se selecciona una cuenta válida, o si alguna cuenta no pertenece al plan contable de la empresa.

Al terminar, el sistema muestra un resumen con las facturas contabilizadas, las que ya lo estaban, las omitidas y el motivo de cada incidencia.

Relación con pedidos y almacén

La factura recibida es el documento económico y contable del proveedor. La entrada de mercancía y la factura están relacionadas, pero son procesos diferentes:

• El pedido a proveedor refleja lo solicitado.
• La entrada de almacén refleja lo recibido físicamente.
• La factura recibida refleja la deuda, los impuestos y el gasto o compra contabilizable.
• El pago refleja la cancelación de la deuda.

Esa separación permite controlar la mercancía pedida y pendiente, la recibida, las facturas recibidas, los importes pendientes de pago y los asientos de compra y de pago. Ver la gestión de almacén.

Impresión y exportación

Desde el listado se pueden imprimir las facturas que cumplen los filtros actuales, exportar el listado a Excel y preparar resúmenes por proveedor, por fechas o por tipo de documento. La exportación incluye los principales datos fiscales y contables: proveedor, NIF, números de factura, fechas, cuentas, bases, IVA, IRPF y total.

Procedimiento recomendado

1. Proveedor

   Crear o revisar su ficha y asignarle su cuenta contable y su cuenta habitual de cargo.

2. Registrar

   Dar de alta la factura recibida.

3. Fiscalidad

   Separar las bases por tipos de IVA e IRPF y revisar los totales.

4. Vencimientos

   Añadirlos y guardar la factura.

5. Pagos

   Registrarlos cuando se produzcan.

6. Contabilizar

   Revisar el listado con filtros, ejecutar la contabilización y revisar el resumen de resultados.

7. Pagos al diario

   Contabilizar después los pagos y comprobar los asientos generados.

Así quedan diferenciados y relacionados el documento del proveedor, su fiscalidad, los vencimientos, los pagos y los asientos contables. Ver la contabilidad de SigPyme.