Manual del tarjetero digital
Guardar al momento los contactos que interesan sin crear una ficha de cliente o proveedor, anotar si autorizan publicidad, registrar lo que se habla con ellos y usarlos en las campañas.
El Tarjetero de Marketing / CRM es una agenda digital para guardar contactos que interesa conservar pero que todavía no necesitan una ficha completa de cliente, proveedor o suscriptor.
Es la puerta de entrada del CRM: un sitio ligero donde el contacto no se pierde hasta que haya motivo para convertirlo en una relación comercial. Y no guarda solo datos: cada tarjeta lleva su preferencia de publicidad y su historial de eventos.
Sirve para apuntar rápidamente a personas conocidas en una feria o evento, posibles clientes, colaboradores y profesionales, asociaciones y comercios, contactos institucionales, técnicos y comerciales, medios de comunicación, organizadores de actividades, empresas pendientes de estudiar y cualquiera a quien pueda interesar una comunicación futura.
Tarjetero, clientes y proveedores
El Tarjetero no sustituye a las fichas principales de SigPyme. Cada una tiene su sitio:
| Ficha de cliente | Ficha de proveedor | Tarjetero |
|---|---|---|
| Emitir pedidos y facturas. | Hacer pedidos de compra. | Guardar solo los datos básicos. |
| Datos fiscales y direcciones de entrega. | Registrar facturas recibidas. | Todavía no hay relación comercial. |
| Registrar cobros. | Gestionar pagos. | No hacen falta datos fiscales. |
| Cuentas contables. | Cuentas contables y contrapartidas. | El contacto es provisional. |
| Contactos vinculados. | Artículos vinculados. | No merece la pena una ficha completa. |
| Mandatos y datos bancarios. | Recepciones de almacén. | Se usará después en acciones de Marketing. |
Acceso y listado
Desde el panel de Marketing / CRM se entra en Tarjetero. Cada fila muestra empresa, persona de contacto, cargo, teléfono, correo, dirección y localidad, página web, la preferencia de publicidad, el resultado de la comprobación del correo y los botones de editar y eliminar. Al pie aparecen el total de fichas y la página actual.
Crear un contacto
Se pulsa Nuevo contacto. Para guardar basta con indicar el nombre de la empresa o la persona de contacto; el resto puede completarse más adelante.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Empresa | Negocio, asociación, entidad u organización. También sirve para marcar el origen del contacto: Feria de Turismo 2026, Ayuntamiento, Empresa pendiente de visitar. |
| Persona de contacto | Nombre y apellidos. En un particular sin empresa puede ser el único dato. |
| Cargo | Puesto, profesión o relación con la empresa: gerente, responsable de compras, comercial, presidente, autónomo… |
| Actividad | El sector o el tipo de negocio, para clasificar las fichas: asesoría, comercio, hostelería, servicios, industria. Conviene usar siempre la misma denominación, porque es el campo con el que después se segmenta. |
| Correo electrónico | Imprescindible para incluir el contacto en campañas. Se puede guardar sin él, pero no recibirá envíos hasta tener una dirección válida. |
| Publicidad | La preferencia del contacto: Sí, No o Sin indicar. Es lo que decide si puede entrar en una campaña. Ver cómo funciona. |
| Teléfono | Un único campo, fijo o móvil, para mantener la ficha sencilla. |
| Dirección, código postal, localidad y provincia | Ubicación del contacto. El código postal se guarda como texto para no perder los ceros iniciales. |
| Página web | Mejor con la dirección completa, por ejemplo https://www.empresa.com. |
| Fecha de alta | La pone SigPyme al crear la ficha y permite buscar los contactos incorporados en un periodo. |
Guardar, editar y eliminar
Guardar conserva el contacto; si se está editando, actualiza el mismo registro. Cerrar sin guardar descarta los cambios hechos desde el último guardado.
Con el botón de edición del listado se abre la ficha para completar datos, corregir el correo, cambiar el teléfono o el cargo, añadir la web, modificar la dirección o cambiar la empresa, y después se pulsa Guardar.
La papelera elimina la ficha tras pedir confirmación. Es para contactos que ya no son válidos, están duplicados, se crearon por error o no deben conservarse. Si el contacto pasa a ser cliente o proveedor, se puede mantener como referencia o borrarlo a mano después de crear la ficha completa.
Una tarjeta que tiene eventos registrados no se borra: SigPyme la conserva para no perder el historial comercial y avisa de que revises sus eventos asociados. Si de verdad hay que retirarla, primero se decide qué hacer con esas actuaciones.
Buscador y búsqueda avanzada
El buscador rápido busca en prácticamente todos los campos —empresa, persona, cargo, correo, teléfono, dirección, código postal, localidad, provincia y web— y actualiza los resultados mientras se escribe. Basta con parte de un nombre, una localidad, un teléfono, un cargo o un dominio de correo.
Buscar abre la búsqueda avanzada, que combina empresa, actividad, persona, cargo, correo o web, localidad, provincia, teléfono, fecha de alta desde y hasta, y la casilla Solo con correo. Los criterios vacíos no se tienen en cuenta.
La actividad solo se filtra desde Buscar: el buscador rápido de la cabecera no la mira. Es el motivo por el que conviene escribirla siempre igual —todas las asesorías como asesoría, no unas como asesoria y otras como gestoría—.
La casilla Solo con correo deja solo las fichas que tienen ese dato. No significa que el correo esté comprobado: para eso está Comprobar correos.
| Qué se busca | Cómo |
|---|---|
| Comerciales de una provincia | Cargo Comercial y la provincia. |
| Contactos disponibles para una campaña | Solo con correo, y si se quiere, localidad o provincia. |
| Contactos de una feria | Fechas de alta desde y hasta, y el término usado en Empresa para identificarlos. |
| Contactos de un dominio | En el campo de correo, @empresa.com. |
Ver todo borra el texto del buscador, las fechas, los criterios avanzados, el filtro de correo y la ordenación, y vuelve a mostrar el Tarjetero completo.
Ordenar, paginar e imprimir
Se ordena por empresa y persona, cargo y teléfono, correo y web, o localidad y provincia. El botón Ordenar organiza por empresa y después por persona, y cada pulsación alterna entre ascendente y descendente.
El listado muestra hasta 100 contactos por página, con el total de fichas, la página actual, el total de páginas y botones para avanzar o retroceder. La paginación respeta los filtros.
Imprimir genera un PDF con las fichas visibles y lo abre en el visor de SigPyme para imprimirlo o guardarlo:
- Sin filtros, sale todo el Tarjetero.
- Con una búsqueda, solo los resultados.
- Con Solo con correo, el listado de contactos disponibles para campañas.
- Con una localidad o provincia, el listado de esa zona.
Importar contactos desde Excel
Importar carga contactos desde archivos .xlsx y .xls. La
primera fila debe llevar las cabeceras, y se pueden importar empresa, persona, cargo,
actividad, correo, teléfono, dirección, código postal, localidad, provincia y web.
-
Elegir
Pulsar Importar y seleccionar el archivo Excel. SigPyme lee las cabeceras de la primera hoja.
-
Relacionar
En el asistente, asociar cada campo de SigPyme con su columna; Ignorar para las que no se quieran. Cada campo usa una columna distinta, y hay que asignar al menos empresa o persona de contacto.
-
Importar
Revisar la correspondencia de las columnas y pulsar Importar.
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Revisar
Leer el resumen final y comprobar en el listado las altas y las filas omitidas.
Se consideran vacías, y se omiten, las filas sin ningún dato. También se omiten, contadas aparte, las filas que traen datos pero no traen ni empresa ni persona: sin uno de los dos la ficha no se puede identificar.
La importación no sobrescribe ninguna ficha existente y omite los posibles duplicados: los detecta por el correo o por la coincidencia de empresa y persona, comparando tanto con el tarjetero que ya hay como con las filas anteriores del propio archivo.
El resumen distingue las importadas, las vacías, los posibles duplicados omitidos y las que se quedaron sin empresa ni persona.
Que un duplicado se omita es una protección, no un descarte definitivo: si en el archivo hay varias personas que comparten un mismo correo —el buzón general de una empresa, por ejemplo—, solo entrará la primera. Esas coincidencias merecen una comprobación a mano y, si procede, darlas de alta con su propia dirección.
Las altas nuevas se crean siempre con la publicidad en Sin indicar: importar un archivo no autoriza ni envía nada.
Aun así, conviene preparar bien la hoja: una ficha por fila, cabeceras claras, correos y datos de identificación revisados, y una primera prueba con pocas filas.
No se lanzan dos importaciones del mismo archivo a la vez. Y si una importación se detiene a mitad, lo primero es mirar qué se ha creado ya antes de repetirla: la última fila puede haberse guardado aunque el proceso no llegase a confirmarlo.
Comprobar los correos
Una lista heredada de un Excel o de una feria suele traer correos mal escritos, dominios que ya no existen y direcciones que nunca llegaron a funcionar. Comprobar correos revisa esas direcciones antes de gastarlas en una campaña.
Hay dos formas de usarlo. En la ficha, el botón junto al correo comprueba esa dirección. En el listado, Comprobar correos revisa todas las fichas del listado filtrado, incluidas las que están en otras páginas: antes de empezar pide confirmación indicando cuántas son, muestra el avance hecho / total y puede detenerse a mitad con el mismo botón.
La comprobación mira el formato de la dirección y el dominio —si existe y si declara servicio de correo—. No prueba el buzón y no envía ningún mensaje. Por eso su mejor resultado se lee «Dominio correcto · dirección no verificada»: el dominio está bien, de la dirección concreta no se puede afirmar nada.
| Lo que dice | Qué hacer |
|---|---|
| Sin comprobar | Todavía no se ha revisado esa dirección. |
| Formato incorrecto | Hay una errata en la dirección. Se corrige y se vuelve a comprobar. |
| Dominio no encontrado | El dominio no existe en internet. Casi siempre es un error de escritura o una empresa que cerró. |
| El dominio declara que no recibe correo | Ese dominio no admite correo. No insistir con esa dirección. |
| Dominio correcto · dirección no verificada | Lo mejor que puede decirse. Sirve para una campaña, con la preferencia de publicidad en orden. |
| Consulta no disponible o agotó el tiempo | No se pudo consultar, normalmente por conexión. No quiere decir que el correo no exista: se vuelve a comprobar más tarde. |
El resultado se guarda en el propio ordenador, por modo de trabajo, empresa y usuario, y no modifica la ficha: es un diagnóstico de trabajo, no un dato del contacto. En otro equipo las fichas aparecerán como Sin comprobar hasta revisarlas allí.
Que una dirección sea técnicamente correcta no significa que su titular autorice recibir publicidad. Son dos cosas distintas: una es el dato, la otra es el permiso.
Eventos de una tarjeta
Una tarjeta no es solo una ficha de datos: puede tener su propio historial de eventos —llamadas, visitas, demostraciones, seguimientos— igual que un contacto de cliente. Es lo que convierte el Tarjetero en la primera etapa real del CRM: se registra lo que se habló con alguien que todavía no es cliente.
-
Guardar
Guardar primero la tarjeta. Una ficha sin guardar todavía no puede tener eventos.
-
Nuevo
Abrirla y pulsar Nuevo evento en su historial.
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Completar
Elegir el tipo, la fecha y la hora, y describir la actuación.
-
Comprobar
Guardar y verificar que aparece en el historial y en el calendario.
Los tipos, los campos y el funcionamiento son los mismos que en los contactos de cliente, y están explicados en el manual de contactos y eventos.
Un evento guardado tiene su propio registro: cerrar después la tarjeta no lo deshace. Y si al guardar hubo alguna duda, antes de volver a pulsar conviene mirar si ya está en el historial, para no duplicarlo.
La preferencia de publicidad
Cada ficha del Tarjetero guarda su preferencia de publicidad: Sí, No o Sin indicar. Las fichas nuevas —creadas a mano o importadas— quedan en Sin indicar mientras no se elija otra cosa.
| Preferencia | Qué implica en una campaña |
|---|---|
| Sí | El contacto ha manifestado que quiere recibir comunicaciones. Es seleccionable. |
| No | Queda excluido de los envíos. La ficha sigue en el Tarjetero y se puede consultar y usar para el trabajo comercial; lo que no puede es entrar en una campaña. |
| Sin indicar | No consta su preferencia. No se excluye por sí solo, así que es el estado que hay que revisar expresamente antes de seleccionar a esas personas. |
Marcar No es la forma correcta de atender a quien pide la baja: el contacto no se borra —se conservan su historial y sus eventos— y deja de recibir envíos.
Tener el correo de alguien no es tenerlo en «Sí». No conviertas Sin indicar en Sí por el hecho de disponer de una dirección: anota la preferencia que realmente corresponda y comprueba los criterios de tu empresa antes de preparar la campaña.
La preferencia se comprueba también al guardar la selección de público, no solo al elegir. Si entre el momento de marcar a alguien y el de guardar su ficha pasa a No o se elimina, SigPyme lo avisa y no guarda esa selección: hay que volver a abrirla. Así una campaña antigua no arrastra una autorización que ya se retiró.
Uso en campañas
Los contactos del Tarjetero pueden ser destinatarios de una campaña de email:
-
Revisar
Antes de nada, dejar en orden la preferencia de publicidad de las fichas que vayan a entrar.
-
Público
En la campaña, pulsar Seleccionar público y elegir el tipo TARJETERO.
-
Seleccionar
Buscar los contactos y marcarlos uno a uno o con Seleccionar visibles.
-
Guardar
Guardar la selección y comprobar el total que muestra la ficha de la campaña.
De cada contacto se toma la persona como nombre, la empresa como nombre comercial, el correo y el código
interno TARJETA. En la plantilla se
pueden usar {{nombre}}, {{nombre_comercial}}, {{email}} y
{{codigo}}:
<p>Hola {{nombre}},</p>
<p>Nos ponemos en contacto con {{nombre_comercial}} para presentarle nuestros servicios.</p>Consentimiento para comunicaciones
Que un contacto esté guardado no significa que pueda recibir publicidad: en España el correo comercial no solicitado está prohibido por el artículo 21 de la LSSI. La preferencia de publicidad de la ficha es donde se anota lo que consta, pero el permiso no lo da el programa: lo da el destinatario.
Antes de incluirlo en una campaña hay que comprobar que existe autorización o una base válida para escribirle. Además, conviene:
- Guardar solo los datos necesarios y revisar el origen de cada contacto: de dónde salió esa dirección y en qué términos se dio.
- Dejar la preferencia de publicidad al día, y no pasar una ficha a Sí sin que haya algo que lo respalde.
- No hacer envíos indiscriminados.
- Marcar en No a quien pida la baja, en lugar de borrarlo: así queda constancia de que no debe volver a entrar en una campaña.
- Borrar la información que ya no haga falta.
Ante dudas sobre protección de datos, consulta con tu asesoría.
Cuándo pasar a ficha completa
Un contacto debe pasar a cliente o proveedor cuando empieza una relación que necesita más información:
- Cliente: va a haber un pedido o una factura, hay direcciones de entrega, cobros que registrar o hacen falta datos fiscales.
- Proveedor: hay compras, facturas recibidas, una cuenta contable que asignar, artículos relacionados, pedidos o recepciones de almacén.
El Tarjetero es independiente: no convierte la ficha automáticamente, así que los datos se trasladan a mano a la ficha de cliente o proveedor.
Local y nube
El Tarjetero trabaja con el modo seleccionado en SigPyme, local o nube, y muestra los contactos de ese modo. Un contacto creado en local no aparece en la nube, ni al revés, salvo que se importe. En la nube hace falta tener la sesión iniciada y vigente.
Ejemplos prácticos
| Caso | Qué se guarda | Por qué en el Tarjetero |
|---|---|---|
| Contacto de una feria | Empresa Distribuciones Norte, persona, cargo Responsable de compras, correo, teléfono, localidad y web. | Aún no es cliente, pero interesa para una comunicación futura. |
| Profesional colaborador | Persona, cargo Fotógrafo, teléfono, correo y web. | No necesita datos fiscales mientras no haya contratación. |
| Asociación o entidad | Empresa Asociación Cultural Horizonte, persona, cargo Coordinadora, correo, localidad y provincia. | Podrá recibir una campaña de actividades si la comunicación está autorizada. |
Flujo recomendado
- Guarda el contacto en cuanto tengas sus datos, con al menos empresa o persona.
- Busca antes de crear para no duplicar.
- Completa correo y teléfono, y añade cargo, actividad, localidad y web para facilitar las búsquedas.
- Usa nombres homogéneos, sobre todo en la actividad.
- Anota la preferencia de publicidad que corresponda en cuanto la conozcas.
- Registra los eventos de lo que vayas hablando con esa persona.
- Comprueba los correos del grupo antes de preparar una campaña.
- Segmenta con los filtros y revisa los datos de vez en cuando.
- Comprueba la autorización antes de incluirlo en una campaña.
- Pásalo a cliente o proveedor cuando la relación lo pida, y elimina los contactos obsoletos.
Ventajas
- Sustituye las tarjetas de visita en papel y evita fichas administrativas innecesarias.
- Reúne contactos de todo tipo, con búsquedas rápidas por empresa, persona, zona, cargo, actividad o correo.
- Guarda la preferencia de publicidad de cada contacto y el historial de eventos de lo que se ha hablado con él.
- Importa desde Excel sin sobrescribir fichas, comprueba los correos y genera listados en PDF.
- Se integra con las campañas de email.
- Guarda la fecha de incorporación de cada contacto.
- Es el primer paso de una futura relación comercial.