Manual de suscripciones
Cuotas, mantenimientos y membresías con su periodicidad: renovar cada periodo sin duplicarlo, controlar los cobros y domiciliar con SEPA.
El módulo de Suscripciones gestiona servicios periódicos contratados por clientes: cada suscripción une un cliente, un tipo de suscripción con su periodicidad y una forma de pago.
SigPyme genera cada renovación sin repetir periodos, guarda una copia de sus datos, controla el cobro y admite domiciliación SEPA con su mandato.
Sirve para mantenimientos y asistencia, cuotas mensuales o anuales, membresías, cursos con pagos periódicos, licencias y planes de soporte, y cualquier servicio que se renueve cada cierto tiempo. Ver qué ofrece SigPyme para cobros recurrentes.
Acceso y orden de configuración
El panel de Suscripciones da acceso a tipos de suscripción, formas de pago, suscripciones de clientes, renovaciones, cobros y configuración SEPA.
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Tipos
Definir los servicios periódicos que se ofrecen.
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Formas de pago
Definir cómo se cobran.
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SEPA
Si se va a domiciliar, completar la configuración SEPA de la empresa.
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Suscripciones
Dar de alta las suscripciones de los clientes.
Tipos de suscripción
Son las plantillas de los servicios periódicos: mantenimiento mensual, soporte anual, cuota de socio, curso trimestral, asesoramiento, licencia semestral…
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Código | Claro y sin repetir dentro de la empresa: MANT-MES, SOP-ANUAL, CURSO-TRI. |
| Nombre y descripción | Nombre comercial y detalle del servicio incluido. |
| Importe e IVA | Precio base de cada periodo y porcentaje de IVA. |
| Periodicidad | Mensual, trimestral, semestral, anual u otra. Es la que calcula el siguiente periodo y la próxima fecha de cobro. |
| Activa | Si el tipo se puede seguir usando. |
| Generar factura automáticamente | Deja indicado que las renovaciones de este tipo se facturan (ver facturación). |
| Permite varias formas de pago | Si el servicio puede cobrarse de más de una forma. |
| Observaciones | Notas internas y condiciones. |
Al guardar, SigPyme comprueba los datos y asigna el tipo a la empresa activa. Un tipo que ya se usa no se borra: se desactiva, para conservar el historial.
Formas de pago
Transferencia, domiciliación SEPA, tarjeta, efectivo, pago periódico manual… Cada una tiene código, nombre, descripción, observaciones y estas opciones:
- Activa: si se puede elegir al crear o modificar una suscripción.
- Requiere IBAN: obliga a informar el IBAN en la suscripción. Lo habitual en domiciliaciones.
- Requiere vencimiento: obliga a indicar la próxima fecha de cobro.
- Cobro automático: marca las formas preparadas para procesos automáticos o domiciliaciones.
Igual que con los tipos, si una forma de pago ya está en uso, se desactiva en lugar de borrarla.
Crear una suscripción
Desde el listado de suscripciones se pulsa la opción de nueva suscripción y se eligen tres cosas:
- Cliente, que debe existir. Se incorporan su código, nombre, razón o nombre comercial, NIF o CIF, dirección, teléfonos, correo, contacto y preferencia de comunicaciones comerciales, que quedan guardados tal como estaban al crear la suscripción. Manual de clientes.
- Tipo de suscripción: trae nombre, descripción, importe, IVA, periodicidad, facturación y si admite varias formas de pago.
- Forma de pago acordada. Si requiere IBAN, no se guarda sin él; si requiere vencimiento, también es obligatoria la próxima fecha de cobro.
Importes, fechas y estado
La ficha muestra el importe base, el IVA y el total de cada renovación. Comprueba que coinciden con lo acordado con el cliente antes de guardar.
| Fecha | Qué indica |
|---|---|
| Alta inicial | Primera vez que se dio de alta. |
| Asignación actual | Desde cuándo rigen las condiciones actuales. |
| Inicio | Comienzo efectivo del servicio. |
| Vencimiento | Fin previsto, si la duración es limitada. |
| Próxima fecha de cobro | Cuándo toca el siguiente cobro. Obligatoria si la forma de pago requiere vencimiento y en las suscripciones activas que se vayan a renovar. |
| Última renovación | Último periodo renovado; se actualiza sola. |
| Baja | Cuándo terminó definitivamente. |
El estado distingue, entre otros, activa, pausada, vencida, cancelada y dada de baja. Solo las activas cuya fecha ha llegado entran en la renovación.
Datos bancarios y SEPA
Para domiciliar, la ficha guarda el IBAN (SigPyme lo normaliza), SEPA activa, BIC si hace falta, titular de la cuenta, mandato activo, referencia del mandato, fecha de firma y esquema SEPA.
Con SEPA activada son obligatorios IBAN, mandato activo, referencia del mandato, fecha de firma y titular. Sin la autorización firmada del cliente no se debe domiciliar ningún recibo.
Listado de suscripciones
Desde el listado se crean, abren y editan suscripciones, se consultan estado, fechas e importes, se renueva una suscripción o todas las pendientes visibles, se dan de baja o desactivan, y se eliminan las que no tienen información dependiente.
Se busca por código, nombre, nombre comercial o NIF del cliente, tipo de suscripción y estado. Los filtros también limitan la renovación del listado: solo se revisan las suscripciones visibles.
Renovación individual
Renovar genera un nuevo periodo. Antes, SigPyme comprueba que la suscripción está activa, que ha llegado su fecha, que tiene periodicidad y próxima fecha de cobro, y que ese periodo no existe ya: nunca crea una renovación duplicada.
La renovación guarda una copia de la suscripción de origen, el cliente, el tipo, la forma de pago, los datos bancarios y SEPA, el periodo desde y hasta, el vencimiento del cobro, el importe base, el IVA, el total, las observaciones, la empresa y el usuario. Así el historial se mantiene aunque después cambie la ficha.
Renovar el listado
Genera de una vez las renovaciones pendientes, pero no renueva a ciegas. Solo actúa sobre las suscripciones que:
- están activas,
- se ven en el listado con los filtros actuales,
- han llegado a su fecha de renovación,
- y todavía no tienen generado ese periodo.
Las futuras, pausadas, canceladas o dadas de baja no se renuevan. Al terminar, SigPyme informa de las renovaciones creadas y de las que no se pudieron generar.
Listado de renovaciones
Es el historial de periodos generados. De cada uno se ve cliente, suscripción y tipo, periodo, fecha de renovación, vencimiento del cobro, importe base, IVA, total, estado, situación del cobro y de la factura, sus referencias y observaciones. Cada renovación pertenece a su empresa.
Cobros
Una renovación puede estar pendiente de cobro, cobrada, cancelada o inactiva para futuros intentos. Al marcarla como cobrada se guardan la fecha, la referencia —número de transferencia, remesa, recibo o justificante—, las observaciones y el estado.
Si se marcó por error como cobrada o cancelada, se puede reabrir y modificar de nuevo.
Configuración SEPA de la empresa
Además de los datos del cliente, la empresa acreedora tiene su propia configuración: nombre, NIF, IBAN, identificador de acreedor SEPA, BIC y el resto de datos para emitir remesas. Afecta solo a la empresa activa y conviene que la modifiquen únicamente usuarios administradores.
Facturación de renovaciones
Cada renovación indica si está facturada y guarda número, serie y fecha de su factura. Al facturarla debe quedar vinculada a ella, para no facturar dos veces el mismo periodo y poder seguirla. Manual de facturas emitidas.
La casilla Generar factura automáticamente del tipo de suscripción deja marcado que esas renovaciones se facturan. Antes de dar la facturación por hecha, revisa en el listado de renovaciones que cada periodo tiene su factura.
Baja y cancelación
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Abrir
Abrir la ficha de la suscripción.
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Estado
Cambiar el estado a baja o cancelada y desactivarla.
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Fecha
Indicar la fecha de baja.
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Guardar
Guardar el registro.
No borres una suscripción con renovaciones, cobros o facturas: la baja conserva el historial y evita que se generen nuevos periodos.
Local, nube y empresas
El módulo funciona en local y en la nube. En la nube hace falta haber iniciado sesión, tener la sesión vigente, una empresa seleccionada y los permisos necesarios; si la sesión ha caducado, hay que cerrarla y volver a entrar.
En los dos modos, cada empresa solo ve y gestiona sus propias suscripciones: listados, búsquedas, altas, cambios, renovaciones, cobros, borrados y configuración SEPA van siempre ligados a la empresa activa.
Recomendaciones
- Configura primero los tipos y las formas de pago, sin repetir códigos.
- Revisa periodicidad, importe e IVA antes de guardar.
- Mantén al día la próxima fecha de cobro.
- No renueves a mano un periodo que ya existe.
- Da de baja en lugar de borrar cuando haya historial.
- Completa el mandato antes de activar SEPA.
- Anota fecha y referencia de cada cobro.
- Revisa de vez en cuando las renovaciones pendientes.
Para dudas sobre la facturación o las domiciliaciones, consulta con tu asesoría.