Manual del Libro Diario
El registro cronológico de todos los apuntes: dónde se comprueba qué pasó contablemente cada día y si las automatizaciones usaron las cuentas correctas.
El Libro Diario muestra todos los apuntes contables de la empresa en orden cronológico, una fila por cada línea de asiento. Es el registro principal de la contabilidad y el sitio donde se comprueba cómo han quedado contabilizadas las operaciones.
El Diario no genera movimientos por sí mismo: sirve para consultar, comprobar, buscar, imprimir y exportar. Funciona igual en cualquier modo de trabajo, y cada empresa ve únicamente sus propios apuntes.
Qué muestra cada apunte
Cada fila lleva la fecha contable del asiento, el número de asiento dentro del ejercicio, el código de cuenta, la descripción de la cuenta, el concepto del apunte y el importe en el Debe o en el Haber.
Todas las líneas con el mismo número forman parte del mismo asiento, y además se conserva un identificador interno para relacionarlas con seguridad.
El código de cuenta indica de qué se trata: 430 clientes, 400 proveedores,
572 bancos, 570 caja, 700 ventas, 600 compras,
472 IVA soportado, 477 IVA repercutido.
Una línea lleva importe en el Debe o en el Haber, nunca en los dos. El equilibrio se controla sobre el asiento completo: la suma del Debe tiene que coincidir con la del Haber.
De dónde vienen los apuntes
Pueden proceder de asientos manuales, facturas emitidas, facturas recibidas, cobros de clientes, pagos a proveedores, movimientos de caja o bancos, importaciones contables, asientos de regularización, de cierre y de apertura, y del resto de automatizaciones contables.
Diario y Asientos
El módulo de Asientos muestra cada asiento como una operación completa; el Diario muestra cada una de las líneas que lo forman. Una factura de venta genera una línea al Debe en el cliente y dos al Haber, en ventas y en IVA repercutido: en Asientos es una operación, en el Diario son tres apuntes con el mismo número e identificador.
Periodo mostrado y paginación
Al abrirlo se selecciona el año actual completo, del 1 de enero al 31 de diciembre. Las fechas de la cabecera se pueden cambiar y el Diario se actualiza solo, así que sirve igual para un día, un mes, un trimestre, el ejercicio o un intervalo cualquiera. La aplicación valida que la fecha inicial no sea posterior a la final, y Ver todo vuelve al año actual sin filtros.
Se muestran hasta 100 apuntes por página, con el total de apuntes, la página actual y el número de páginas, y botones Anterior y Siguiente.
Los filtros y la ordenación se aplican al Diario completo, no solo a la página que se está viendo.
Búsqueda rápida y avanzada
La búsqueda rápida se actualiza mientras se escribe, con una pequeña espera para no lanzar consultas de más, y localiza por código y descripción de cuenta, concepto, número o referencia de documento e información del asiento. Se combina con el intervalo de fechas.
La búsqueda avanzada, con el botón Buscar, combina estos criterios:
- Fechas desde y hasta, las mismas de la cabecera.
- Número de asiento desde y hasta, para uno solo o un intervalo.
- Cuenta contable por el comienzo del código —
430,572,6para gastos,7para ingresos—; solo admite dígitos. - Descripción de la cuenta: banco, caja, ventas, transportes…
- Concepto: factura, cobro, pago, regularización, apertura, cierre…
- Documento: número de factura, referencia o documento asociado.
- Importe mínimo y máximo, admitiendo
1250,50,1.250,50y1250.50. - Tipo de movimiento: todos, solo Debe o solo Haber, útil para revisar cargos o abonos concretos de una cuenta.
Combinados permiten sacar, por ejemplo, los apuntes de bancos del primer trimestre, los movimientos de una cuenta 430 entre dos números de asiento, los pagos de más de 1.000 €, los apuntes al Haber que contengan «factura» o los de un documento concreto. La pantalla valida números, importes, códigos y fechas antes de aplicar la búsqueda.
Ordenación
Las flechas de las cabeceras ordenan por fecha, número de asiento, cuenta, descripción, concepto, Debe y Haber. La ordenación se aplica a todos los apuntes filtrados y después se pagina.
El orden natural del Diario es fecha, número de asiento y número de línea dentro del asiento. Ver todo quita también la ordenación manual y lo recupera.
Corregir o borrar un movimiento
El Diario es una pantalla de consulta. Una línea aislada no se modifica ni se borra: podría dejar el asiento descuadrado. Las correcciones se hacen sobre el asiento completo, desde el módulo de Asientos. La aplicación avisa si se intenta editar un apunte directamente.
-
Anotar
El número del asiento que aparece en el Diario.
-
Abrir
El módulo de Asientos, buscar ese número y editar el asiento entero.
-
Revisar
Todas sus líneas, comprobando que el Debe coincide con el Haber.
-
Guardar
Y volver al Diario para comprobar el resultado.
Cuando se elimina una operación, se elimina el asiento completo con todos sus apuntes, previa confirmación, para que no queden movimientos incompletos. Si procede de una factura, un cobro o un pago, hay que revisar también el documento de origen: borrar solo el asiento dejaría la operación comercial sin su reflejo contable.
Cuando interesa conservar la trazabilidad, suele ser mejor crear un asiento de corrección o de reversión que borrar el original.
Importación de apuntes
El Diario importa desde Excel (.xlsx y .xls). Tras elegir el archivo se
relacionan sus columnas con los campos contables: fecha, número o identificador del asiento, código
de cuenta, descripción, concepto, Debe, Haber, documento y usuario cuando corresponda.
La importación lee los apuntes, valida los datos obligatorios, agrupa las líneas por identificador o número de asiento, crea un asiento por cada grupo con sus apuntes, lo guarda y actualiza el Diario.
Cada apunte debe llevar un número o identificador de asiento. No se agrupa solo por fecha, porque un mismo día puede tener muchos asientos distintos.
Después de importar conviene revisar el resumen, buscar los asientos importados, comprobar las cuentas utilizadas, verificar que cada asiento está cuadrado y confirmar que las fechas corresponden al ejercicio correcto.
Exportación e impresión
Exportar genera diario_apuntes.xlsx con fecha, número de asiento,
número de línea, código y descripción de cuenta, concepto, Debe, Haber, documento, usuario e
identificador interno del asiento. Incluye todos los apuntes encontrados, no solo
los 100 de la página. Sirve para revisiones, conciliaciones, entregar información a la asesoría,
comprobaciones externas, archivo y análisis en hoja de cálculo.
Imprimir prepara el Libro Diario en PDF para el periodo seleccionado y lo abre en un visor, desde el que se revisa, imprime, guarda o comparte. También incluye todos los apuntes, no solo los visibles.
La exportación y la impresión se basan en el intervalo de fechas y la búsqueda rápida. Si has aplicado criterios de la búsqueda avanzada, comprueba el resultado antes de darlo por bueno.
Qué pantalla usar para cada cosa
| Si quieres saber… | Usa |
|---|---|
| Qué ocurrió contablemente en una fecha | Diario |
| Los movimientos y el saldo de una cuenta | Mayor |
| Cómo es una operación completa | Asientos |
| Los resultados globales | Balances e informes |
El Diario presenta los movimientos cronológicamente, sin importar la cuenta; el Mayor presenta esos mismos movimientos agrupados por cuenta.
Comprobar las automatizaciones
Cuando están configuradas las automatizaciones, las operaciones de otros módulos generan asientos que aparecen en el Diario. Es el lugar donde se verifica que han usado las cuentas y los importes correctos.
| Operación | Cuentas que mueve |
|---|---|
| Factura emitida | Cliente, ventas, IVA repercutido y retenciones cuando corresponda. |
| Factura recibida | Proveedor, compra, gasto o inmovilizado, IVA soportado, retenciones y otras contrapartidas configuradas. |
| Cobro | Cliente y la caja o banco utilizado. |
| Pago | Proveedor y la caja o banco utilizado. |
Ver la configuración de contabilidad, donde se definen esas cuentas.
Comprobaciones recomendadas
- Que todos los asientos tengan fecha y la numeración sea coherente.
- Que las cuentas existan en el plan contable.
- Que los conceptos identifiquen bien la operación.
- Que ninguna línea tenga importe en el Debe y en el Haber a la vez.
- Que cada asiento esté cuadrado.
- Que los documentos estén bien relacionados y los apuntes pertenezcan al ejercicio adecuado.
- Que las cuentas de IVA y retenciones sean las configuradas.
- Que los cobros y pagos usen la caja o el banco correctos.
- Que no haya movimientos duplicados después de una importación.