Control de stock: cómo detectar y corregir diferencias de inventario
Es una escena que se repite en todas las empresas que mueven producto. El programa dice que hay catorce unidades, alguien baja al almacén y cuenta nueve. A partir de ahí ocurre lo peor que puede ocurrirle a un sistema de gestión: la gente deja de creerse los datos y vuelve a bajar a contar.
Una diferencia de inventario puede venir de movimientos sin registrar, duplicados, referencias confundidas, unidades incorrectas o fallos de configuración e integración. Antes de ajustar el stock, contrasta el recuento físico con el historial de movimientos y documenta la causa.
De dónde salen los descuadres
Si se anotan durante un mes, aparecen siempre los mismos sospechosos:
- Mercancía recibida sin recepcionar. Llegó el camión, se colocó en la estantería y el albarán se quedó en un montón encima de la mesa.
- Salidas que no son ventas. Roturas, mermas, muestras a un cliente, material que usa la propia empresa. Salen de verdad, pero no las descuenta ninguna factura.
- Ventas registradas en otro sitio. El mostrador, un comercial, una tienda online que no está conectada.
- Devoluciones a medias. Se le abona al cliente y el producto se queda en un rincón sin volver a entrar.
Revisa tanto el procedimiento como el software. Una importación duplicada, un error de integración o una unidad mal configurada también pueden explicar la diferencia. No ajustes el inventario sin investigar el origen.
Control básico y gestión avanzada: qué cambia
En SigPyme hay dos niveles, y conviene saber cuál necesita cada empresa.
El control básico se apoya en los productos y las tarifas y sirve para saber qué hay de cada artículo. Es suficiente cuando el almacén es pequeño, hay una sola ubicación y la rotación es baja: un taller, una empresa de servicios con algo de material, un comercio con poca referencia.
La gestión avanzada añade lo que hace falta cuando el producto es el negocio: entradas y salidas propias, recepciones de pedidos a proveedores, entregas de pedidos de clientes, movimientos manuales, traspasos entre almacenes y el histórico completo de cada artículo. Ambas van incluidas en todas las versiones, así que la pregunta no es cuál se compra, sino cuál se usa.
El dato que casi nadie mira: el stock comprometido
Saber cuántas unidades hay es la mitad del problema. La otra mitad es saber cuántas están vendidas y aún no han salido, y cuántas están compradas y todavía no han entrado.
Hay veinte unidades en la estantería, pero doce están en pedidos de clientes pendientes de entregar: disponibles hay ocho. Y hay treinta llegando de un proveedor la semana que viene, así que no hace falta comprar de urgencia. Esos dos listados —pendiente de recibir y pendiente de entregar— son los que convierten el almacén en una herramienta de compras en lugar de en un recuento.
Recepciones con OCR: comprobar antes de mover stock
El OCR de albaranes de proveedor ayuda a preparar las líneas. Contrasta EAN y referencia, cantidades, número de líneas e importes. Una lectura correcta del papel no acredita que la mercancía haya llegado completa.
Comprueba proveedor y número de albarán para evitar duplicados y registra solo las unidades recibidas. La factura leída con IA debe cotejarse con esa recepción, no provocar una segunda entrada de los mismos productos.
Movimientos manuales: la válvula que evita mentiras
Un almacén sin forma cómoda de registrar una rotura acaba teniendo descuadres, porque la alternativa es no anotarla. Las entradas y salidas manuales existen precisamente para eso: ajustes de inventario, roturas, regularizaciones, muestras y movimientos internos. Cada una deja constancia de qué pasó y cuándo, que es lo que después permite averiguar por qué faltan cinco unidades.
Con eso, el inventario deja de ser una jornada anual de contar y se convierte en una comprobación por zonas: se cuenta una familia, se ajusta lo que no cuadra y se sigue trabajando.
Varios almacenes, y la tienda como uno más
En cuanto hay tienda y almacén, o dos naves, o un furgón que también es almacén, hace falta poder mover producto entre ellos dejando registro. El traspaso resuelve la pregunta de siempre: si en la tienda faltan seis unidades y en el almacén sobran seis, ¿alguien las movió o han desaparecido?
Y cuando la venta de mostrador y la venta por pedido descuentan del mismo sitio —porque el software TPV para comercios comparte el circuito de gestión— se reduce la necesidad de conciliar sistemas separados. Sigue siendo necesario comprobar configuración, devoluciones e incidencias.
Cuándo hace falta dar el salto
No por tamaño, sino por síntomas. Si alguna de estas frases se dice en la empresa, la gestión avanzada ya hace falta:
- «Antes de prometerle una fecha, déjame que baje a mirar.»
- «Ese artículo lo tenemos, pero no sé si en la tienda o en la nave.»
- «Hemos comprado otra vez algo que ya estaba pedido.»
- «El inventario nos cuesta un sábado entero y aun así no cuadra.»
La trazabilidad —saber por dónde ha pasado cada artículo desde que entró hasta que se vendió— deja de ser un lujo en cuanto alguien reclama un lote o hay que justificar una devolución.