¿Puedo cambiar de programa de facturación VeriFactu?
Es una de las dudas que más aparecen al empezar con VeriFactu: ¿qué pasa si dentro de un tiempo quiero cambiar de programa? ¿Tengo que seguir para siempre con el mismo? ¿Puedo empezar a usar SigPyme si ya estoy facturando con otro software VeriFactu?
Sí, puedes cambiar de programa de facturación. Usar VeriFactu no te vincula permanentemente al software con el que empezaste. VeriFactu fija las reglas del sistema de facturación; el programa con el que trabajas lo sigues eligiendo tú.
VeriFactu no te ata a un programa concreto
Conviene separar dos cosas que se mezclan constantemente.
VeriFactu forma parte del sistema que la Agencia Tributaria ha establecido para los programas informáticos de facturación. Cuando se trabaja en esa modalidad, el programa genera los registros de facturación correspondientes y los remite a la Agencia Tributaria.
El software de facturación —SigPyme o cualquier otro— es la herramienta con la que haces las facturas y con la que se realiza ese proceso.
De ahí se deduce lo importante: puedes cambiar de aplicación sin que eso signifique empezar de cero fiscalmente. Las facturas y los registros que ya se generaron y se remitieron correctamente con el programa anterior no desaparecen porque empieces a usar otro.
¿Puedo empezar con SigPyme si ya uso otro programa VeriFactu?
Sí. Puedes dejar de usar tu programa actual y empezar a hacer las nuevas facturas con SigPyme.
Al hacer el cambio hay que configurar bien la facturación y prestar atención especial a las series y la numeración, manteniendo una secuencia coherente y evitando duplicidades dentro de una misma serie. Por ejemplo, si hasta ahora has usado:
- Serie F — Factura 325
al seguir usando esa misma serie en el sistema nuevo habrá que configurarla para que continúe la secuencia que corresponde.
Cambiar de aplicación no debería convertirse en un obstáculo para cambiar de proveedor cuando el programa que usas ya no responde a lo que necesita tu empresa.
¿Tengo que trasladar todas mis facturas anteriores?
No necesariamente. Las facturas anteriores pueden conservarse en su sistema o archivo, y los registros que se remitieron correctamente a la Agencia Tributaria mantienen su propio recorrido.
Para empezar a trabajar con SigPyme suele ser más importante traerse la información que necesitas para continuar con la actividad: clientes, proveedores, artículos, servicios, tarifas y demás datos de gestión. A partir del cambio, las nuevas operaciones se hacen desde SigPyme.
¿Puedo usar varios programas de facturación a la vez?
También hay empresas que necesitan trabajar con varios sistemas o puntos de facturación. Por ejemplo:
- Serie A — Facturación general de la empresa
- Serie T — Tienda o TPV
- Serie O — Tienda online
- Serie S — Otro establecimiento o proceso de facturación
La normativa contempla sistemas de facturación formados por distintos componentes, e incluso por programas de fabricantes diferentes. Lo importante es configurar bien cada uno, usar las series de forma adecuada y evitar duplicidades en la numeración.
Dicho de otro modo: tener SigPyme no obliga a que todos los procesos de facturación de la empresa pasen por una única aplicación.
Distintos puntos de facturación en la misma empresa
Esto interesa especialmente a empresas con varios establecimientos, departamentos o canales de venta. Una tienda física puede usar un sistema de facturación mientras administración lleva la facturación general con SigPyme. O puede haber una tienda online conectada por microservicios y varios puntos de venta.
Cada circuito se organiza con sus series correspondientes, manteniendo las facturas correctamente identificadas. Ver cómo se conectan los microservicios.
Cómo sería el cambio a SigPyme
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Terminas de facturar en el programa anterior
Se cierra ahí lo emitido hasta la fecha. Lo remitido a la Agencia Tributaria sigue su curso.
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Configuras SigPyme
Datos de la empresa, formas de pago, tipos de IVA y la activación de VeriFactu desde las preferencias de usuario.
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Compruebas series y numeración
El paso al que hay que dedicarle atención: continuar la secuencia que corresponde y no duplicar dentro de una misma serie.
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Incorporas los datos necesarios
Clientes, proveedores, artículos y tarifas. En los módulos y listados hay funciones de importación para hacerlo uno mismo.
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Empiezas a emitir desde SigPyme
Y a partir de ahí se trabaja con normalidad con el programa nuevo.
De un programa de facturación a una gestión completa
Una empresa puede empezar necesitando solo hacer facturas y cumplir con VeriFactu. Con el tiempo suele necesitar bastante más.
Con SigPyme se amplía la gestión de forma progresiva: presupuestos, pedidos y albaranes, proveedores y compras, cobros y pagos, almacenes, contabilidad, CRM, marketing, inteligencia artificial e integraciones por microservicios. Y no como módulos que se compran aparte: van incluidos en todas las versiones.
Así que cambiar de programa no tiene por qué ser solo sustituir una aplicación de facturación por otra. Puede ser la ocasión de ampliar la gestión de la empresa.
¿Ya usas otro programa VeriFactu?
Puedes empezar a trabajar con SigPyme. Haber empezado a facturar con otro software no significa que tengas que quedarte con ese proveedor para siempre. Puedes cambiar de programa, configurar bien tus series y tu numeración, y continuar tu facturación con una solución que se ajuste mejor a lo que hoy necesita tu empresa.
VeriFactu establece las reglas del sistema de facturación. El software con el que quieres trabajar lo sigues eligiendo tú.
Este artículo es divulgativo y no sustituye al asesoramiento fiscal. El momento del cambio y la continuidad de las series conviene revisarlos con tu asesoría.