Aprender un ERP sin depender del día que vino el formador
La formación de una implantación se da un martes de octubre. Ese día falta la persona de administración, que estaba de baja. En enero se marcha quien más sabía del programa. En marzo entra alguien nuevo. Y en junio hay que hacer por primera vez algo que aquel martes se explicó de pasada y nadie recuerda.
El problema de aprender un programa de gestión no es la primera semana: es el año siguiente. Por eso la formación no puede ser un acto único. Hacen falta dos cosas distintas: cursos por materias que se puedan ver cuando toque, y una ayuda dentro del programa para la duda concreta del momento.
El conocimiento se va con las personas
En una empresa pequeña, el manejo de la aplicación acaba concentrado en dos o tres personas, y a veces en una. Funciona mientras esa persona está. Cuando se va, se lleva consigo cosas que nunca estuvieron escritas: cómo se hace el cierre, por qué esa serie de facturación es distinta, qué se revisa antes de contabilizar el mes.
La respuesta habitual es «pues que lo dejen documentado». Casi nunca ocurre, y cuando ocurre el documento envejece en tres meses. No es falta de voluntad: es que escribir manuales no es el trabajo de nadie.
Dos ayudas que resuelven cosas distintas
Se parecen y se confunden, pero no sirven para lo mismo.
Los cursos en vídeo: aprender una materia entera
Sirven cuando alguien tiene que hacerse con un área completa: llevar el almacén, entender la contabilidad, saber facturar con VeriFactu. Se ven con calma, se pausan, se repiten y —esto es lo importante— siguen ahí dentro de ocho meses, cuando entre la persona nueva. La formación deja de depender de quién estuviera aquel martes.
Los nuestros están en abierto y ordenados por materias en el canal de formación: contabilidad, almacén, facturas y pedidos, VeriFactu e inteligencia artificial.
El asistente del programa: la duda de las once de la mañana
Un vídeo no te sirve cuando tienes un cliente delante y no encuentras dónde se hace una rectificativa. Para eso está el asistente que va dentro de SigPyme: se le pregunta en lenguaje normal —escribiendo o hablando— y guía paso a paso. Es la ayuda del día a día, la de la duda que dura dos minutos.
Por qué preguntar «sobre una materia» cambia la respuesta
Este detalle parece menor y no lo es. Antes de preguntar se elige el módulo: ventas, compras, almacén, contabilidad, marketing, suscriptores, pedidos a proveedores. El asistente está especializado por temarios, así que busca dentro de esa materia en lugar de entre todo lo que sabe.
La diferencia se nota en preguntas ambiguas. «¿Cómo anulo un pedido?» no significa lo mismo en ventas que en compras. Un asistente genérico contesta algo razonable y a menudo equivocado; uno que sabe desde qué módulo preguntas contesta lo que necesitas. Acotar el terreno es lo que convierte una respuesta plausible en una respuesta útil.
Lo que esto no resuelve
Conviene decirlo: ni los vídeos ni el asistente sustituyen a decidir cómo quiere trabajar la empresa. Qué series de facturación se usan, cómo se organizan las tarifas, quién puede anular una factura o en qué momento se contabiliza el mes son decisiones de negocio, no dudas de manejo. Eso se habla con personas, y es justo el trabajo de una implantación cuando la empresa la necesita.
Tampoco hay que fiarse al cien por cien de lo que responde una inteligencia artificial. Ahorra mucho tiempo, pero los resultados se repasan. Esa es la regla, también para nosotros.
Cómo lo planteamos
Un autónomo o una empresa pequeña se descarga la aplicación, se da de alta y empieza a trabajar; los vídeos y el asistente le cubren el aprendizaje sin que tenga que contratar nada. Una empresa con varios departamentos y procesos que analizar sí necesita implantación y formación presencial, y aun así le interesan las dos cosas anteriores: son las que sostienen el conocimiento cuando la gente cambia.