TPV y gestión: lo que cuesta cuadrarlos cada mes
Nadie compra dos sistemas a propósito. Se llega ahí: primero hace falta cobrar en el mostrador y se pone un TPV, después hay que facturar a empresas y llevar la contabilidad y se pone un programa de gestión. Cada uno resolvió bien su problema el día que se compró. El problema nuevo aparece el día 30.
Dos programas que no se hablan obligan a cuadrarlos a mano: el stock por un lado, las ventas por otro y la contabilidad al final. Ese trabajo no aparece en ningún presupuesto, pero se paga todos los meses. Cuando el mostrador y la gestión son la misma aplicación, se reduce el traspaso manual, pero no desaparecen el cierre de caja ni la revisión de cobros y existencias.
La factura que no está en el presupuesto
Pregunta a quien lleve la administración de un comercio cuánto tarda en cerrar el mes. La respuesta suele incluir una tarde entera, una hoja de cálculo y alguna frase sobre el TPV. El trabajo es siempre el mismo:
- Sacar del TPV el listado de ventas del mes y meterlo en la gestión, normalmente resumido.
- Corregir el stock, porque lo que se vendió en tienda no lo ha descontado el programa que lleva el almacén.
- Buscar el descuadre entre la caja y lo que dice el resumen, que casi siempre lo hay.
- Meter un asiento mensual a ojo para que la contabilidad recoja las ventas de mostrador.
Ninguna de esas cuatro cosas aporta nada al negocio. Son horas de administración dedicadas a que dos programas cuenten la misma historia.
Dónde se rompe de verdad
El stock deja de ser fiable
Es el daño más caro y el que menos se nota al principio. Si las ventas de tienda se vuelcan una vez al mes, durante veintinueve días las existencias que ves están mal. Con eso se compra de más, se compra de menos y se promete a un cliente de pedido un artículo que se vendió ayer en el mostrador. El retraso es una posible causa; también conviene revisar errores de configuración o integración.
El cliente se convierte en dos clientes
La misma persona que compra en tienda te hace pedidos por teléfono, y en tus datos son dos fichas distintas: una en el TPV, otra en la gestión. Así no hay forma de saber qué te compra de verdad, ni de aplicarle su tarifa, ni de sacar quién es un buen cliente y quién solo lo parece.
La contabilidad va con retraso y a bulto
Un asiento mensual con el total de las ventas de mostrador es una foto borrosa. Sirve para declarar, no para dirigir. Cuando quieres saber qué margen te dejó una familia de producto en marzo, esa información no existe.
Qué cambia cuando es el mismo programa
Cuando el TPV es el propio ERP funcionando en el mostrador, el cambio no es de funciones, es de fontanería: no hay dos sitios donde vive la información. Se pasa el artículo por el lector, se cobra, se abre el cajón y sale el ticket, y esa misma operación ya ha descontado el stock, ha quedado asociada al cliente si lo hay y ha entrado en la facturación y en la contabilidad.
Lo que se gana es lo que se deja de hacer:
- Un solo stock. Lo que sale por el mostrador y lo que sale por pedido descuentan del mismo almacén, en el momento.
- Un solo cliente. Con su histórico completo, compre por donde compre.
- Datos contables conectados. Menos duplicación, con revisión de cuentas y ajustes cuando correspondan.
- Un cierre trazable. Documentos y movimientos disponibles para investigar diferencias.
Qué equipo hace falta
Comprueba ordenador, lector, impresora y cajón antes de reutilizarlos. La conexión física no garantiza compatibilidad de todas sus funciones. Tienes una lista de pruebas en cómo montar un TPV con ordenador y periféricos.
Cuándo esto no es la respuesta
Un comercio con mostrador, una tienda con almacén detrás o un mayorista con venta al público son el caso claro. La hostelería es otra historia: para cobrar, imprimir el ticket y llevar el almacén y la contabilidad funciona igual, pero las mesas, las comandas de cocina, la división de cuentas y las reservas son procesos propios que hay que desarrollar. Conviene saberlo antes, no después.
Por dónde empezar
Por el inventario, aunque suene poco emocionante. Un TPV integrado con existencias que no se corresponden con la realidad da problemas desde el primer día, y la culpa se la lleva el programa nuevo. Empieza por un inventario contrastado y registra también recepciones, devoluciones, mermas y ajustes. Consulta cómo investigar diferencias de stock.
Qué revisar al cerrar la caja
- Ventas, devoluciones y cobros separados por forma de pago.
- Efectivo contado frente al esperado, con entradas y salidas justificadas.
- Pagos con tarjeta y sus liquidaciones, sin confundir venta con ingreso bancario.
- Movimientos de almacén y documentos pendientes o duplicados.
El programa TPV de SigPyme conecta el mostrador con la gestión de almacén y la contabilidad. La integración facilita estas comprobaciones; no las sustituye.